Compliance wordt urgent voor het MKB

Ondernemers onder vuur

Het is onvermijdelijk dat ook andere bankrekeninghouders de effecten van die verhoogde inspanningen merken. Zo wordt het voor ondernemers bijvoorbeeld steeds moeilijker om een bankrekening geopend te krijgen. We zien in onze praktijk ook dat meer en meer ondernemers van hun bank vragen krijgen over specifieke transacties en de achterliggende redenen daarvoor. Twee recente voorbeelden: een ondernemer die vragen van de bank kreeg over stortingen van contant ontvangen gelden en een ondernemer die aan de bank moet uitleggen waarom hij commissie betaalt aan agenten in het buitenland. Wat daarbij opvalt is dat de bank niet tevreden is met een goed gesprek, maar echt doorvraagt en inzage wil in contracten en facturen en dergelijke. De bank verwacht ook van de ondernemer dat deze exact en in detail aangeeft wie de partij is waarmee zij zakendoen en op basis waarvan zij bepaalde transacties aangaan. De bank geeft op deze manier invulling aan haar rol als poortwachter, maar vergroot daarbij tegelijkertijd de administratieve lasten voor ondernemers. Geen opvolging geven aan de vragen van de bank is geen optie. Die kan daarin immers een aanleiding zien om de kredietovereenkomst op te zeggen.

Voorkom hoge kosten met een compliance framework

Wij adviseren ondernemers om een zogeheten compliance charter of compliance framework op te stellen. Zo voorkomt u dat u - net als de ondernemers in de voorbeelden - achteraf moet repareren, met hoge kosten tot gevolg. Lange tijd leek compliance vooral iets voor banken en andere financiële instellingen en niet iets waar de gemiddelde MKB-ondernemer zich druk over maakte. Maar die tijd is (helaas) voorbij. Idealiter maakt een compliance framework deel uit van het integriteitsbeleid van de onderneming, samen met bijvoorbeeld een gedragscode en een beschrijving van de waarden van de onderneming. Het framework beschrijft de wijze waarop u waarborgt dat er altijd in lijn met de wet gehandeld wordt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan wetgeving ter voorkoming van financieel economische criminaliteit (witwassen, corruptie, sancties, mededinging), maar ook aan dataprivacy en arbeidsomstandigheden.

Een effectief compliance framework bevat ten minste:

• een inventarisatie van de belangrijkste compliance risico’s in relatie tot de activiteiten van de onderneming en de landen/regio’s waarin zaken wordt gedaan.
• een beschrijving van de beheersingsmaatregelen die de onderneming heeft geïmplementeerd om compliance (blijvend) te waarborgen.
• elementen zoals governance en communicatie en training.

Meer weten over het opstellen van een passend compliance framework? Neem contact op met een van onze adviseurs.