Advocatuur

Handhaven op basis van vertrouwen, kan dat ook?

Drs. Peter Schimmel Drs. Peter Schimmel

Handhaven en vertrouwen binnen een organisatie zijn niet onmiddellijk begrippen die u aan elkaar koppelt. Althans niet in positieve zin. Vaak leidt een vertrouwensinbreuk tot een situatie waarin gehandhaafd moet worden. Maar feitelijk gaat het dan om ingrijpen, terwijl in dit artikel handhaven gaat om het behoud van wat goed is, zonder in te grijpen, maar waartoe wel een inspanning nodig is.

Dankzij Jan Terlouw weten we dat een straat met huizen waar de touwtjes uit de brievenbus hangen een situatie symboliseert waarin vertrouwen en veiligheid heerst. Een dergelijke situatie ontstaat niet automatisch, maar alleen als aan een aantal voorwaarden is voldaan. Vanuit ervaringen met trajecten rond werkplezier, inrichting horizontaal toezicht en tone-at-the-top –projecten, deel ik een aantal inzichten.

Inbreuken op vertrouwen en veiligheid horen erbij

Iedere organisatie heeft een doel en een strategie om dat doel te bereiken. De manier waarop eenzelfde strategie wordt uitgevoerd verschilt van organisatie tot organisatie. Als u uitgaat van vertrouwen, dient de focus in een organisatie te liggen op de zaken die goed gaan. Maar soms gaat er wat mis. Als dat gebeurt, besteed daar dan collectief aandacht aan en met name aan de oplossing ervan. Alleen op die manier wordt er geleerd. Het belangrijkste is niet een organisatie in te richten op het voorkomen, ontmoedigen en ontdekken van fouten, als fouten nou juist de uitzondering op de regel zijn. Maar bereid u wel voor op fouten, accepteer dat fouten voorkomen en richt het leerproces in.

Sturen door middel van gedrag

Hoe vermoeiend is het om alles door middel van memo's, regels, instructies, procedures, handboeken en KPI's te communiceren. Natuurlijk verdient een receptuur vastlegging en vindt de accountant het fijn om aan de hand van normen te controleren. Maar neem liever eens de tijd om persoonlijk aandacht te besteden aan een collega en die uit te leggen wat u van hem verwacht. Laat zien wat u bedoelt, deel uw ervaring, deel uw dromen en ideeën en laat u meevoeren in die van uw collega's. Geef het goede voorbeeld in woord en gedrag en onderschat niet het effect daarvan. Leer de kracht van 'the tone at the top', wendt die bewust aan om uw omgeving te stimuleren en laat u verrassen over de navolging daarvan.

Succes weten of succes meten

Resultaten meten en rapporteren is prima, maar als dergelijke vastleggingen dienen om uzelf te verantwoorden, dan kan de verantwoording een doel op zich worden. Zonder dat het tot betere prestaties leidt. Wellicht is het veel interessanter van leveranciers, klanten en collega's te horen wat zij over uw prestaties vinden en menen hoe u die kunt verbeteren. Laat niet over u praten maar ga het gesprek aan en neem daarin het initiatief. Alleen door interactie kan vertrouwen ontstaan.

Ter afsluiting

Aan vertrouwen moet u bouwen en dergelijke bouwactiviteiten onderneemt u niet alleen. Wilt u advies, neem dan eens contact met ons op. We zijn u graag van dienst.

Gerelateerde artikelen