Hoe weet ik of ik over alle relevante feiten beschik?

Goed onderzoek doorloopt een cyclus van ontwerpen, verzamelen, analyseren en evalueren. Een cyclus, omdat de onderzoekshypothese dikwijls moet worden bijgesteld vanwege bevindingen die nieuwe inzichten verschaffen en daardoor nieuwe vragen oproepen. In de ontwerpfase is het van cruciaal belang om vast te stellen welke vraag met behulp van het onderzoek beantwoord dient te worden. Dit ontwerp is ook bepalend voor wat er verzameld dient te worden. Maar omdat altijd weer nieuwe inzichten ontstaan en nieuwe vragen opkomen, dient bij de inrichting van het onderzoek ook ruimte te zijn voor flexibiliteit. En daar gaat het vaak mis, waardoor helemaal opnieuw moet worden begonnen.

We zien de laatste jaren dat onderzoek steeds meer wordt gezien als een proces van eDiscovery. De achterliggende gedachte is om terabytes digitale data in een zoekmachine te stoppen, met zoekwoorden uit te zoeken wat er aan informatie beschikbaar is en dat met interviews te verrijken. Dit is een werkbare gedachte, als onderzoek neerkomt op due diligence, waarbij de verantwoordelijkheid voor de volledigheid van de dataset niet bij de onderzoeker ligt. Maar als die verantwoordelijkheid wél bij die onderzoeker ligt – en in het algemeen is dat zo – dan neemt hij een aanzienlijk risico relevante feiten te missen. Op zich is eDiscovery een prima onderzoeksmiddel, maar zoals bij ieder computergebruik geldt: 'garbage in is garbage out'. Het gaat zelfs nog één stapje verder. Het gaat vaak vooral om die ene 'tool' die superieur zou zijn binnen het eDiscovery proces, terwijl die maar beperkt bijdraagt aan het succes. Ter vergelijking: het bezitten van een vleugel van het merk Bechstein, Steinway of Bösendorfer maakt niet dat je piano kunt spelen, laat staan dat je daarmee een meesterpianist bent.

Wij zien in onze praktijk dat er gedurende een onderzoek bij de betrokken advocaten behoeften en vragen ontstaan. Er ontstaat steeds meer kennis over een toedracht van het onderzochte, waarmee initieel geen rekening is gehouden. Daarnaast roept de toegenomen kennis vragen op, die met behulp van de tooling niet kunnen worden beantwoord. Zo blijken vaak anderen dan initieel is onderkend bij de toedracht betrokken of blijkt bijvoorbeeld telefoonverkeer een grotere rol te spelen dan gedacht. Bovendien neemt de behoefte aan detail toe naarmate de zaak zich ontwikkelt, waarbij vragen opkomen als: wie wist wat op welk moment, om welke communicatie gaat het en hoe authentiek zijn de gevonden documenten eigenlijk.

In plaats van tooling bij onze opdrachtgevers 'over de schutting te gooien', ondersteunen wij met onze onderzoekers – onze meesterpianisten - de interne onderzoekers en advocaten, met het inrichten van het onderzoek. Wij bereiden ze voor op het cyclisch karakter van onderzoek, zodat zij kunnen beschikken over de flexibiliteit om in retrospectief hun vraagstelling aan te passen. Dat begint met assistentie bij het onderzoeksontwerp en met een betere selectie van wat er wordt verzameld, lettend op de kwaliteit van de data vanuit onderzoeksperspectief en niet alleen vanuit de inhoud. Er wordt nog te vaak analoog gedacht, alsof het om getypte documenten gaat, terwijl juist metadata van documenten (zoals auteur en datum/tijd informatie) tot de relevante informatie kan leiden. Onderzoek in een dataomgeving is iets heel anders dan zoeken in een slimme 'dataroom'. Bovendien helpen wij klanten de professionele tooling beter te gebruiken of nemen we het van hen over, wanneer gewenst.

Deze manier van werken – wij noemen het managed eDiscovery - vereist wat meer begeleiding, maar versnelt het proces van onderzoek, geeft veel betere resultaten en blijkt daardoor uiteindelijk niet alleen veel effectiever, maar ook veel efficiënter. Bovendien ontstaat er een veel betere 'chain of evidence', waardoor de advocaat of interne onderzoeker nog beter verantwoording kan afleggen over het door hem verrichte onderzoek. Kortom: relevanter resultaat, tegen minder kosten en met meer zekerheid. Wie wil dat nou niet?