Zakelijke bestanden via mail naar privé sturen geoorloofd?

Mag een werknemer zakelijke bestanden naar een privé e-mailadres sturen of niet? Recent boog de Kantonrechter te Arnhem zich over deze vraag. Aan de hand van de onderstaande casus leest u hoe u als werkgever en als werknemer in een dergelijke situatie dient te handelen.

Casus: databestand naar privé e-mailadres sturen

Een werknemer was tot 1 september 2014 als accountmanager / recruiter werkzaam bij een werkgever die actief is in arbeidsbemiddeling van technische en financiële professionals.

Voor haar bedrijfsactiviteiten maakt deze werkgever gebruik van een door ander bedrijf opgesteld en uitgegeven databestand met gegevens van kandidaten. De werkgever heeft een beperkt gebruiksrecht op dit databestand. Gegevens van dit databestand aan derden verstrekken heeft tot gevolg dat de werkgever een boete moet betalen.

De werknemer kon voor zijn werkzaamheden voor de werkgever beschikken over het databestand. Op enig moment heeft de werknemer vanaf zijn zakelijke e-mailadres het databestand naar zijn privé e-mailadres gestuurd om, naar zijn zeggen, van huis uit te werken.

De werkgever denkt echter dat de werknemer dit gedaan heeft om een andere ex werknemer van het bedrijf, die inmiddels voor zichzelf begonnen is, van deze data te kunnen voorzien.
De werknemer die inmiddels ook een andere baan gevonden heeft wordt voor de rechter gedaagd. De rechter wordt verzocht een verklaring voor recht te geven dat de werknemer onrechtmatig heeft gehandeld omdat “het naar een privé e-mailadres sturen van aan de werkgever toebehorende databestanden als een onrechtmatige daad moet worden aangemerkt.

Overwegingen rechter

De rechter overweegt dat weliswaar vaststaat dat de lijst buiten het bedrijfsnetwerk van de werkgever is gebracht, maar dat daarmee niet is aangetoond dat het bestand daadwerkelijk buiten het kader van haar eigen bedrijfsactiviteiten is gebruikt.

De werkgever heeft de vrees geuit dat de lijst door derden zal worden gebruikt of dat dit stiekem al gebeurt. Niet is gebleken dat de werknemer de lijst naar zijn privé e-mailadres heeft verzonden met het oogmerk zich deze wederrechtelijk toe te eigenen en te stelen.

De werkgever heeft verder geen aangifte van diefstal gedaan en de ontwikkelaar van het databestand heeft geen boete aan de werkgever opgelegd wegens het schenden van de voorwaarden voor het gebruik van het databestand. De rechter overweegt dat er geen algemene regel geldt dat een werknemer geen bestanden van werkgever naar zijn privé e-mailadres mag verzenden.

Oordeel van de rechter

Het is volgens de rechter aan de werkgever om regels te stellen over de mogelijkheden om thuis te werken, de vertrouwelijkheid, geheimhouding en beveiliging van digitale bestanden en het risico op openbaarmaking. De werkgever heeft dergelijke regels niet opgesteld.

Gelet hierop oordeelt de rechter dan ook dat het handelen van de werknemer niet als een onrechtmatige daad kan worden aangemerkt. De vordering van de werkgever wordt dan ook afgewezen.

Tip voor de praktijk

Het opstellen van interne bedrijfsregels en instructies geven een handvat om op te treden tegen werknemers die bestanden doorsturen buiten het interne netwerk. Dergelijke regels zijn ook van belang in het kader van de meldplicht datalekken.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u meer informatie over het opstellen van dergelijke regels? Neem hiervoor contact op met één van onze bedrijfsjuridisch adviseurs.