De gevolgen van COVID-19 voor uw grensoverschrijdende werknemers

De impact van COVID-19 en de maatregelen om verspreiding ervan te voorkomen, hebben geresulteerd in een situatie waarin de meeste landen hun grenzen hebben gesloten. Grensoverschrijdend verkeer komt dan ook nauwelijks voor en buitenlandse werknemers worden gedwongen thuis te werken in hun woonland of juist in Nederland. Dergelijke omstandigheden kunnen van invloed zijn op de fiscale en sociale zekerheid / immigratiepositie van de werknemers en kunnen extra payrollverplichtingen voor de werkgever met zich meebrengen.

We illustreren de impact aan de hand van enkele voorbeelden die voortvloeien uit onze Global Mobility Services praktijk. We benadrukken dat de gevolgen uiteindelijk afhangen van de specifieke situatie en daarom van geval tot geval moeten worden bepaald.

Fiscale gevolgen

Terugkeer naar het woonland

Een aantal buitenlandse werknemers – normaal gesproken in Nederland werkzaam voor Nederlandse bedrijven - is net voor de aankondiging van de coronamaatregelen teruggekeerd naar hun woonland. Hier werken ze momenteel vanuit huis voor de Nederlandse werkgever, in afwachting van hun terugkeer naar Nederland. Voor deze medewerkers dient rekening gehouden te worden met de volgende aspecten:

• In veel gevallen mag Nederland het salaris, gerelateerd aan de werkdagen in de thuisstaat van de werknemer, niet meer belasten. In hun thuisland moeten de werknemers (meer) inkomstenbelasting betalen. Dit heeft gevolgen voor het netto inkomen van de werknemer of, in geval van netto salarisregelingen, meer kosten voor de werkgever. Nederland heeft echter onlangs afspraken met Duitsland gemaakt zodat dergelijke fiscale gevolgen voorkomen kunnen worden. We verwachten dat Nederland met België dezelfde afspraak zal maken.
• Het aanvragen van de 30%-regeling (indien toegekend door de Belastingdienst) kan nodig zijn om een korting op de maximale duur van de 30%-regeling te voorkomen ingeval de werknemer straks weer terugkeert naar Nederland.
• Het Nederlandse bedrijf heeft mogelijk te maken met de payrollverplichtingen in het thuisland.
  Het is ook mogelijk dat de werknemer terugkeert naar zijn thuisland, maar daar niet werkt terwijl de werkgever salaris blijft doorbetalen. Dit bijvoorbeeld omdat de werknemer ziek is, of de werkgever zijn recht op de overheidssteun vanwege de coronamaatregelen (de NOW) anders verliest. In dat geval kan de Nederlandse Belastingdienst het standpunt innemen dat Nederland, ondanks de terugkeer naar het land van herkomst, toch gerechtigd is om het salaris te belasten.

Als de taken en verantwoordelijkheden van de werknemer veranderen, kan thuiswerken in het woonland ook andere fiscale gevolgen hebben. Hierbij kan gedacht worden aan ondersteunende activiteiten voor een vestiging van de werkgever in zijn/ haar thuisland dan wel aan het opzetten van business in het woonland namens het Nederlandse werkgever. Verplichtingen tot vennootschapsbelasting (in het thuisland), kunnen dan het gevolg zijn. In dergelijke situaties adviseren wij om contact op te nemen met uw vennootschapsbelastingadviseur.

Langer verblijf in Nederland

Een langer verblijf in Nederland, veroorzaakt door de COVID-19-virusmaatregel, kan leiden tot (meer) verplichtingen in Nederland voor de inkomsten- en loonbelasting. Dit hangt af van de specifieke omstandigheden van het geval, maar moet zeker nader worden onderzocht.

Gevolgen voor de sociale zekerheid

Buitenlandse werknemers vallen mogelijk onder de Nederlandse sociale zekerheid wanneer zij in Nederland werken. Het is mogelijk dat deze werknemers terugvallen op het socialezekerheidsstelsel van hun woonland als ze daar tijdelijk werken / verblijven als gevolg van de Coronamaatregelen. Als gevolg kunnen bijdragen aan het socialezekerheidsstelsel van het woonland zowel voor de werknemer als voor de (Nederlandse) werkgever verschuldigd zijn, met als gevolg payroll verplichtingen in het woonland voor de werkgever als gevolg.

De huidige situatie kan ook gevolgen hebben voor de sociale zekerheidspositie van (grensoverschrijdende) zakenreizigers. Normaal gesproken bepaalt hun reispatroon in principe in welk land zij onder de sociale zekerheid vallen. Verplicht thuiswerken verandert dit reispatroon, zodat ze mogelijk in een ander land sociale verzekerd raken.

De Nederlandse sociale zekerheidsautoriteiten (de SVB) heeft overigens aangekondigd dat werken in een ander land - veroorzaakt door de coronamaatregelen - de huidige sociale zekerheidspositie van de werknemer tijdelijk niet zal veranderen. Dit geldt voor werknemers die normaal in het buitenland werken of in een EU / EER-land (inclusief Zwitserland) wonen. Volgens onze informatie is dergelijk beleid ook aangekondigd in andere EU / EER-landen. We gaan er daarom vanuit dat het Nederlandse beleid is gebaseerd op afspraken tussen deze landen.

Dit beleid lijkt niet van toepassing op buitenlandse werknemers die normaal in Nederland werken, maar in een niet-EU / EER-land blijven wonen. Met andere woorden: de sociale zekerheidspositie kan nog veranderen als deze werknemers momenteel vanuit huis werken in een (niet-EU / EER) thuisland.

Gevolgen voor werk- en verblijfsvergunningen

In Nederland werken veel mensen met niet-Europese nationaliteiten. Veel van deze mensen werken en verblijven in Nederland onder sponsorschap van hun werkgever als kennismigrant of intracompany transferee. Bovendien nemen veel van deze mensen hun partner en/of kinderen mee.

Het doel van dit overzicht is u te informeren over de mogelijke consequenties van COVID-19 voor u als werkgever en uw medewerkers met niet-EU nationaliteiten; welke mogelijke risico’s loopt u en wat kunt u doen om zo goed mogelijk te anticiperen?

Vanaf 17 maart jl. zijn alle niet-essentiële reizen naar de EU en de Schengenzone beperkt. In geval iemand toch de betreffende landen wil betreden, zal aan de grens gevraagd worden om het belang van de reis aan te tonen. Deze restricties gelden niet voor de volgende groepen:

• Inwoners van de EU en hun familieleden.
• Houders van een Nederlands verblijfsdocument of visum lang verblijf (MVV).
• Houders van een verblijfsdocument van één van de andere EU-lidstaten.

Voorts dient u er rekening mee te houden dat ambassades en consulaten momenteel alleen geopend zijn voor zeer urgente zaken. Een zaak geldt als urgent als de medewerker, kennismigrant of onderzoeker voldoet aan alle onderstaande criteria:

• Iemand kan aantonen dat het mogelijk is om naar Nederland te reizen. Dit houdt in dat er vervoer mogelijk is en dat de grenzen open zijn.
• De werkzaamheden van de persoon in kwestie gelden als cruciaal beroep en/of maken onderdeel uit van een vitaal proces voor zolang de COVID-19-situatie duurt. Een lijst met vitale beroepen/processen kan gevonden worden op de volgende website: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19.
• Iemand kan aantonen dat de urgentie betrekking heeft op een vitaal beroep en/of cruciaal proces

Deze situatie zal minimaal t/m 28 april a.s. aanhouden. Houd er rekening mee dat de ambassades en consulaten deze periode geen visa en MVV’s afgeven, behalve als aan de bovenstaande criteria wordt voldaan. Er kunnen overigens nog steeds aanvragen voor MVV’s bij de IND worden ingediend door Nederlandse bedrijven.

In geval iemand niet in staat is om zijn/haar visum op te halen of naar Nederland te reizen in de daarvoor afgegeven tijdspanne, kan er contact worden gelegd met één van de immigratiespecialisten van Grant Thornton. De immigratiespecialist zal met de ambassade/consulaat in contact treden en om verlenging van de gestelde termijn verzoeken.

Als uw medewerker Nederland heeft verlaten voordat de grenzen dichtgingen en momenteel buiten Nederland is, is het advies om zowel het lokale als Nederlandse nieuws nauwgezet te volgen in het licht van de heropening van de grenzen en het weer op gang komen van vervoersmogelijkheden. Zorg er altijd voor dat uw medewerker een geldig verblijfsdocument heeft indien hij/zij terug naar Nederland reist. Indien dit niet het geval is, wordt u geadviseerd in contact te treden met één van de immigratiespecialisten.

Om een verblijfsdocument geldig te houden, let u op de volgende zaken:

• In geval uw medewerker wordt gesponsord door het bedrijf inzake verblijf en werkrechten dient u ervoor te zorgen dat uw medewerker aan de voor het verblijfsdoel geldende salariseis blijft voldoen. Het opschorten van salarisbetalingen – of minder salaris dan gewoonlijk uitbetalen – is een reden voor de IND om het verblijfsdocument in te trekken; daarnaast brengt het uw status als erkend referent in gevaar.
• Kennismigranten mogen max. 8 maanden per jaar buiten Nederland verblijven zonder hun verblijfs- en/of werkrechten te verliezen (ervan uitgaande dat zij aan alle overige voorwaarden blijven voldoen); adviseer uw medewerker niet om zich uit te schrijven uit de BRP tijdens deze periode.
• In geval uw medewerker Nederland definitief heeft verlaten, dient deze medewerker 4 weken voor/na het vertrek te worden afgemeld bij de IND.

Tot en met 28 april a.s. zal de IND in Nederland alleen geopend zijn op afspraak voor mensen die nieuw in Nederland zijn en een verblijfsdocument nodig hebben om zich bijvoorbeeld te laten registreren in de BRP of een zorgverzekering af te kunnen sluiten. Visa voor kort verblijf (Schengenvisa) kunnen alleen telefonisch worden verlengd (T: +31 88 043 04 30). De IND houdt alle andere zaken momenteel aan.

In de aanloop naar 28 april a.s. zal de overheid de situatie betreffende het publieke leven heroverwegen; dit zal ook effect hebben op de mogelijkheid om de IND te bezoeken.

Indien u specifiek advies wilt of informatie nodig heeft over zaken die hier niet worden beschreven, wordt aangeraden om contact op te nemen met één van de immigratiespecialisten van Grant Thornton.