Bedrijfscontinuïteit

Heeft u als mkb’er een bedrijfscontinuïteit- en crisisbeheerplan?

Danny Krempel Danny Krempel

De informatie in dit artikel is bijgewerkt tot 16 maart 2020 en is aan verandering onderhevig.

Welke impact heeft het coronavirus op uw bedrijfsvoering? Welke leveranciers kunnen problemen krijgen? En hoe gaat u, als ondernemer, om met het risico op besmetting van medewerkers en waar raakt dat uw product en/of dienst?

Hoe kan ik reageren op het coronavirus COVID-19?

Lees meer op onze coronavirus themapagina

Bedrijfscontinuïteitplannen en crisisbeheer

Traditioneel beschrijven bedrijfscontinuïteitplannen en crisisbeheerplannen de stappen die u moet nemen bij een noodgeval. Deze plannen zijn vaak gericht op gebouwen en IT systemen en bevatten niet of in veel mindere mate wat te doen als er iets gebeurt dat een directe impact heeft op de mensen die met deze systemen en gebouwen werken. De bedoeling van dit artikel is het bieden van maatregelen voor het omgaan met het coronavirus voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Vanuit een risicomanagement gedachte is het logisch om eerst de kern van het risico te benoemen. De risico’s gerelateerd aan het coronavirus vinden hun oorsprong in:

  • het niet meer kunnen bemensen van bedrijfskritische processen;
  • het niet meer geleverd krijgen van grondstoffen en/of halffabricaten;
  • en het uitblijven van vraag naar producten of diensten.

Dat leidt tot de kernrisico’s dat het product of dienst niet meer geleverd kan worden en dat klanten het product of dienst niet meer afnemen. Bedrijfscontinuïteitsplannen en crisisbeheerplannen bieden voor deze kernrisico’s vaak geen (volledig) antwoord. Lees daarom de onderstaande maatregelen die deze kernrisico’s helpen mitigeren.

Maatregelen die u kunt nemen

Stel een projectteam aan

Het aanstellen van een projectteam borgt centralisatie van kennis over de huidige status van het virus en de impact daarvan op uw onderneming. Het aanstellen van verantwoordelijken, die op dagelijkse basis de laatste ontwikkelingen volgen zorgt voor duidelijkheid over wie een adviesfunctie naar de bedrijfsleiding vervult. De omvang van het team is afhankelijk van de grootte van de onderneming en inhoudelijk relevante kennis van de betrokken medewerkers.

Bedrijfskritische processen in kaart brengen

Vanuit eerdere initiatieven om risico’s op het gebied van bedrijfscontinuïteit te identificeren zullen bedrijfskritische processen bekend zijn. Binnen deze processen moeten de belangrijkste problemen die kunnen ontstaan, bij het wegvallen van medewerkers, worden geïdentificeerd. Voor deze potentiele problemen moet u bekijken of alternatieven aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers van andere afdelingen die de werkzaamheden kunnen overnemen of het verplaatsen van de activiteit naar een andere locatie, buiten een getroffen gebied. Afhankelijk van het verdere verloop van de ziekte kan worden overwogen om veranderingen aan IT systemen die kritische processen ondersteunen uit te stellen.

Inzicht in leveranciers en afnemers

Vanwege de verregaande maatregelen vanuit de Chinese overheid ondervinden veel bedrijven leveringsproblemen. Nu ook Noord Italië en andere landen vergelijkbare maatregelen nemen en het openbare leven tot het minimale wordt beperkt, is niet uit te sluiten dat vanuit meer regio’s leveringsproblemen ontstaan.

Het identificeren van potentiele problemen en wederom verkennen van alternatieven is ook hier het devies. Deze analyse moet, afhankelijk van het verloop van het coronavirus, herhaald worden. Door communicatie met leveranciers wordt duidelijk welke maatregelen zij nemen en kan worden ingeschat waar en wanneer tekorten ontstaan. Daarnaast geeft het een idee van hun voorbereidingen.

Door het identificeren van alternatieve leveranciers en geografische spreiding daarvan kunnen risico’s zover mogelijk worden geminimaliseerd. Afnemers zullen dezelfde informatie omtrent potentiele leveringsproblemen van u willen hebben. Zij kunnen u daarnaast inzicht geven in de verwachte veranderingen in de vraag naar producten of diensten zoals zij die zien. Transparante communicatie met uw afnemers geeft vertrouwen en is goed voor de lange termijn relatie. Door de genomen maatregelen lijkt de productie in China snel te kunnen herstellen.

Communiceer in- en extern

Communicatie, intern naar medewerkers en extern met leveranciers en afnemers, is van vitaal belang. Medewerkers moeten weten waar zij informatie over de laatste ontwikkelingen, bedrijfsrichtlijnen en -maatregelen kunnen vinden. Deze kunnen afhankelijk van het verloop snel wijzigen en variëren in impact. Het tijdig communiceren over genomen beslissingen is een veelgenoemd verbeterpunt na calamiteiten en simulaties daarvan. Om optimaal te kunnen anticiperen is tijdige communicatie van belang.

De communicatie naar leveranciers en afnemers is reeds genoemd. Gezien de onduidelijkheid over het verloop is dit eerder een vaste dan een eenmalige exercitie. Binnen deze categorie behoort ook het contact onderhouden met instanties en autoriteiten. Het RIVM is vanuit het kabinet bezien, de belangrijkste bron van informatie. De eventuele verplichting tot tijdelijke sluiting van uw onderneming zou komen van de lokale of nationale overheid.

Minimaliseer als mkb’er uw kernrisico’s

Momenteel is nog onduidelijk hoe dit virus stopt of gestopt wordt. Duidelijk is wel dat alle continenten, sectoren en ook de beurzen worden geraakt. Door het ontbreken van een vaccin, waar in record tempo aan wordt gewerkt, zijn de huidige maatregelen gericht op het voorkomen van besmetting. Met deze maatregelen redden we levens.

De in het artikel genoemde maatregelen zijn gericht op het minimaliseren van de kernrisico’s voor het mkb (hun product of dienst kan niet meer geleverd worden en klanten nemen hun product of dienst niet meer af). Door de huidige onvoorspelbaarheid moet men bij de voorbereiding ook rekening houden met worst-case scenario’s.

Neem contact op met onze business risk adviseurs voor meer informatie over risicomanagement. Of bekijk onze themapagina over het coronavirus voor meer informatie.

Actualiteiten

Meld u aan voor onze nieuwsbrieven

Wij brengen u graag op de hoogte van nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.

Meld u aan