Groei

Wat hebben mijn processen met mijn jaarrekening te maken?

Drs. Karin van Wijngaarden Drs. Karin van Wijngaarden

Karin van Wijngaarden is accountant en fiscalist. Door haar persoonlijke betrokkenheid is zij een waardevolle sparringpartner voor haar klanten.

Meer dan u denkt

Het bedrijfsproces vormt de kern van elke onderneming, of het nou gaat om een administratieproces, een productieproces of een IT-proces. Hoe beter u bedrijfsprocessen inricht en stroomlijnt, hoe efficiënter ze verlopen en hoe makkelijker het is om ze te beheersen en te controleren. Tijdens het proces en zeker ook achteraf, als u een accountantsverklaring nodig heeft.

In een goed georganiseerd en gelogd proces hoeft u niet lang op zoek naar waar het misging. Door bedrijfsprocessen op basis van loggegevens uit uw IT-systemen te herleiden (proces mining) heeft u inzicht in wie wat wanneer heeft gedaan en of de interne richtlijnen zijn gevolgd. Zo kunt u direct aan de slag om na te denken over de oplossing en het voorkomen in de toekomst. Tevens kunt u door procesinformatie te verzamelen en op te slaan zorgen voor een up-to-date inzicht (continuous monitoring) en uw accountant uitdagen u zekerheid te geven in de actualiteit (continuous auditing).

Door uw processen goed te monitoren, bespaart u tijd en geld. Verkleint u risico’s en vergroot u uw zekerheid.

Optimaliseren kan altijd

Dat is een kwestie van uw processen goed doordenken. Stel, tijdens de magazijninventarisatie wilt u een steekproef doen op één artikel uit uw voorraad. Dit artikel blijkt op 13 verschillende plaatsen te staan, in steeds wisselende hoeveelheden. U bent een dag aan het tellen. Ander voorbeeld: u wilt dat op elke order groter dan 25.000 euro twee handtekeningen staan, maar u vergeet vast te leggen wie van uw medewerkers hiertoe bevoegd is. Tijdens de controle blijken er handtekeningen te staan van niet bedoelde medewerkers.

Of stel, u heeft een transportbedrijf en u werkt nog met papieren afleverbonnen. Pas als zo’n bon getekend en wel terug is op kantoor factureert u. Bonnen zijn soms lang onderweg of raken zelfs kwijt. Een app met scanfunctie of een handheld computer zorgt hier voor meer efficiency en meer zekerheid.

Laatste voorbeeld uw administrateur is een dag bezig met het maken van de maandrapportage. Door een dashboard te laten bouwen met actuele up-to-date informatie uit uw systemen, bespaart u uw administrateur tijd en beschikt u elke dag over de juiste informatie om beslissingen te nemen.

Hoe? Hou uw ogen open

Praat met uw medewerkers op de vloer: zij weten precies waar een proces slimmer of beter kan. Uw leveranciers zitten ook niet stil. Misschien kunnen ze inmiddels sneller leveren, in hoeveelheden die precies passen bij uw productiecyclus. En u weet: hoe kleiner uw voorraad, hoe wendbaarder u bent. Past de manier waarop uw bedrijfsprocessen zijn ingericht nog bij de omvang van uw klanten of bent u uw kleine klanten eigenlijk al ontgroeid?

Procesoptimalisatie is een proces dat nooit ophoudt en altijd beter kan. Het betaalt zich uit in gestegen medewerkerstevredenheid, klanttevredenheid en is zichtbaar in uw cijfers. En uw cijfers zijn het startpunt voor een gesprek met uw accountant over de ontwikkelingen voor de toekomst, zodat u tijdig kunt bijsturen en ook duurzame groei kunt realiseren.

Gerelateerde artikelen