Coronavirus: hoe kunt u uw onderneming voorbereiden?

De eerste besmetting met het coronavirus is nu ook in Nederland geconstateerd. Als werkgever kunt u diverse maatregelen treffen om uw onderneming voor te bereiden. In dit artikel leest u een aantal maatregelen en wat u kunt doen als uw onderneming geraakt wordt door het coronavirus.

Hoe kan ik reageren op het coronavirus COVID-19?

Lees meer op onze coronavirus themapagina

Wat kunt u doen?

• Beoordeel in hoeverre uw onderneming getroffen kan worden door problemen bij toeleveranciers, dienstverleners (transport bijvoorbeeld) en afnemers.
• Beoordeel in hoeverre u getroffen zou worden bij een ’lockdown’ van bepaalde gebieden (het afsluiten van wegen, luchthavens, gebieden waar uw werknemers, cliënten of toeleveranciers zitten).
• Beoordeel welke maatregelen mogelijk zijn om bovengenoemde risico’s te mitigeren (kunt u andere toeleveranciers zoeken, hoeveel tijd is nodig voor omschakelen, wat zijn de telewerkmogelijkheden voor werknemers, vergaderingen via skype, etc.).
• Zorg dat uw werknemers voldoende zijn voorbereid (zorg voor informatie over preventie en een verdeling van taken en verantwoordelijkheden tijdens een crisis).
• Beoordeel in hoeverre toeleveranciers of afnemers de relatie kunnen opzeggen of wijzigen met een beroep op onvoorziene omstandigheden of overmacht. Of dat kan, hangt onder meer af van het toepasselijk recht, de wijze waarop ‘overmacht’ in het contract is gedefinieerd en de omstandigheden van het geval (konden uw contractspartijen maatregelen nemen om de gevolgen te beperken, had een leverancier een alternatieve bevoorradingsbron kunnen of moeten zoeken, is nakoming feitelijk onmogelijk of vooral onrendabel en hoe lang zal de verhindering gaan duren?). Belangrijke contracten kunt u bijvoorbeeld nalopen op de volgende punten:
  1. Welke bepalingen staan in het contract omtrent niet- of niet tijdige nakoming?
  2. Staat er een overmachtsclausule in het contract?
  3. Valt ziekte/epidemieën onder overmacht?
  4. Welke eisen gelden voor een beroep op overmacht; hoe snel melden, zijn er fatale termijnen?
  5. Is opschorting van verplichtingen mogelijk, wanneer en hoe lang?
  6. Wie kan opschorten en/of ontbinden en na hoeveel tijd?
  7. Is er een recht om de overeenkomst te beëindigen als de overmacht situatie een bepaalde periode voortduurt? Is dit een recht voor beide partijen, of slechts voor een van de partijen?
• Beoordeel uw eigen algemene voorwaarden op overmacht clausules en zorg bij het aangaan van nieuwe contracten dat daarin rekening wordt gehouden met omstandigheden, zoals het coronavirus.

Wat als u al concrete gevolgen ondervindt van het coronavirus?

Er zijn diverse maatregelen te treffen als u al hinder ondervindt van de uitbraak van corona:

• . Dat kan als u als direct gevolg van de uitbraak van het coronavirus minimaal 2, tot maximaal 24 weken 20% minder werk heeft. Voor meer informatie over werktijdverkorting en het aanvragen van de vergunning kunt u terecht op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
  
  Lees ook:
• Vraag, als uw leverancier niet kan nakomen, naar een inschatting van de duur en gevolgen en zoek naar manieren waarop u en uw leveranciers/afnemers kunnen blijven opereren. Als bijvoorbeeld vervangende producten geleverd kunnen worden en/of later of minder geproduceerd en geleverd kan worden, zou een beroep op overmacht niet tot ontbinding van de overeenkomst hoeven te leiden.
• Bescherm uw personeel (alleen essentiële processen laten doorgaan, vergaderingen en reizen afzeggen, mensen vanuit huis laten werken en  intensiever schoonmaken.
• Ga na of de schade mogelijk verzekerd is.