Vanuit het Brabantse Rijen levert CurTec wereldwijd duurzame verpakkingen. Bijvoorbeeld aan de farmaceutische en chemische industrie. De kunststof vaten, emmers en potten voldoen daarom aan de hoogste veiligheidseisen en zijn uitgebreid gecertificeerd. Ambities zijn groot. Een tweede productielocatie opent volgend jaar in de Verenigde Staten en het bedrijf werkt continu aan de verbetering van haar duurzaamheidsprestatie. CurTec wil in 2030 bijvoorbeeld de beste werkgever in de sector zijn. Grant Thornton werkt al jaren voor CurTec. Al sinds Business Controller Inge van der Linden kwam in 2009. Als verantwoordelijke voor de werkkostenregeling volgde zij ons webinar over de werkkostenregeling en liet onze WKR-scan uitvoeren. Inmiddels heeft CurTec helemaal de puntjes op de i staan, als het om WKR gaat. Wij spraken met Inge over de weg daar naartoe.

Wat doet CurTec en waarom is de werkkostenregeling voor jullie belangrijk?

Inge: ‘Wij maken duurzame kunststofverpakkingen met zo min mogelijk gebruik van materiaal, energie en water. We onderzoeken de mogelijkheden om gebruikte verpakkingen ook te recyclen. Dat zet je niet zomaar op, dat moet je met alle leveranciers in de keten regelen. Met die visie kijken wij ook naar onze medewerkers. Duurzaam mensen inzetten betekent dat wij het welzijn van mensen belangrijk vinden. Je kunt je voorstellen dat de WKR dus aandacht heeft: wat kun je voor medewerkers regelen, wat kun je aanbieden als werkgever? Als je dat netjes volgens de regels doet, scheelt dat een hoop geld – en kun je meer doen. Nog een keer goed kijken naar wat er binnen de WKR kan en mag, was dus een logische stap.’

En toen kwam het WKR-webinar langs?

Inge: ‘Ja, ik had al gezien dat Grant Thornton dit aanbood. In coronatijd heb ik dat webinar gevolgd. Het was goed om vervolgens een WKR-check te laten doen, omdat we ook het plan hadden de salarisadministratie uit te besteden: een mooi moment om alles door te lopen. We hebben het hele salarisstuk goed bekeken. De payroll doet Grant Thornton nu ook. Maar het begon met de WKR-checker.’

Banner - De werkkostenregeling goed in het vizier ¬– op naar het topwerkgeverschap!.jpg

Hoe werkt zo’n WKR-checker? En hoe lang ben je ermee bezig?

Inge: ‘We kregen na een eerste online meeting een vragenlijst over de regelingen, de CAO, et cetera. Het is wel wat werk om die vragen te beantwoorden, maar dan heb je alles op een rij staan. John Boer en Jan Paul de Bruin keken er vervolgens kritisch naar en kwamen daarna een hele dag alles doorspitten. Ze hielden interviews met HR, met de finance manager en met mij. De auditfile wordt ingelezen in de WKR-tool en daar komt vervolgens een rapportage uit met aanbevelingen. Al met al had het een doorlooptijd van drie of vier weken. De afspraken met Grant Thornton waren snel achter elkaar gepland. Voor ons was het een goede timing om dit in de rustige zomer en het najaar te doen Ik vond het prettig het proces ruim voor het jaareinde rond te hebben, dan stond voor 2021 alles correct klaar.

Waren er eyeopeners?

Inge: ‘Ik vond de tip van de aanwijslijst erg goed. Hoe leg je vast voor de Belastingdienst dat je iets hebt aangewezen voor de WKR? Zo’n lijst werkt intern goed, omdat je vooraf overzicht hebt. Dan weet je: dit hebben we allemaal aan verstrekkingen en vergoedingen. Het gaat om alle vergoedingen: veiligheidskleding, de laptop, kantinevergoedingen, noem maar op. Je kunt vervolgens besluiten wat je aanwijst als eindheffingsloon binnen de WKR en wat je behandelt als loon voor de werknemer. Je ziet hoe je vrije ruimte het beste invult en legt dat vast. Dan is het duidelijk. Als niet iedereen weet wat er in de vrije ruimte valt, gaat het ook niet altijd goed in de administratie. Zo’n lijst voorkomt fouten. Met de aanwijslijst is altijd duidelijk hoe we het gaan boeken – en moeten we dan nog naar de payroll voor de verwerking, of juist niet? Zo krijg je een heel stroomschema per vergoedingssoort. Handig voor het proces!’

Banner_Rick_De werkkostenregeling goed in het vizier ¬– op naar het topwerkgeverschap!.jpg

Wat heb je verder aan zo’n checker?

Uit de checker rolt een overzicht van wat wij allemaal aan vergoedingen hebben – en waar we het boeken. Daar kun je meteen mee aan de slag. Ook handig voor de HR-afdeling. Zij kijken naar het welbevinden van de mensen; gezondheid, werkomstandigheden en voorzieningen. De meeste vergoedingen zijn vrijgesteld, maar niet alles. En wij hebben een eigen CAO, dus voor de onderhandelingen kijken we wat we als werkgever kunnen bieden. We bieden nu een medische keuring aan. Je kunt zien dat CurTec verantwoordelijkheid neemt voor haar mensen in de productie. Het is fysieke arbeid dus een goed idee om gezondheid hoog in het vaandel te hebben. Zo past het ook in de strategie de beste werkgever te worden. We willen tenslotte compliant zijn. Nu weten we dat alles goed zit en we lopen fiscaal geen risico’s.

Soms is het goedkoper om je vrije ruimte te overschrijden en dan maar eindheffing af te dragen, dan iets te bruteren als individueel loon.

Is er nog iets geks boven water gekomen?

Inge: ‘We hebben het altijd wel goed gemonitord, dus er kwamen geen schokkende dingen uit. Maar nu weten we zeker dat het optimaal ingesteld is. Soms is het goedkoper om je vrije ruimte te overschrijden en dan maar eindheffing af te dragen, dan iets te bruteren als individueel loon. Verder waren er wat kleine dingen. Op onze eigen duurzame vaten, die best populair zijn, zat een iets te hoge medewerkerskorting bijvoorbeeld. Nee, het grootste voordeel is het soepele proces dat we nu hebben en dat we dus meer controle hebben. HR is nu beter op de hoogte en doordat je het goed op orde hebt, is de fiscus ook tevreden. Ook als iemand uitvalt is de procedure zo uit de la te trekken: duidelijk voor iedereen. Maar het is ook wel fijn om zeker te weten dat we op de goede weg zaten met de WKR – Het is nou eenmaal geen simpele regeling.’

Download ons Whitepaper werkkostenregeling (WKR)

U leest meer over en ontvangt tips voor:

  • De vrije ruimte.
  • Hoe de WKR goed is voor uw medewerkers.
  • Hoe de WKR goed is voor de dga.
  • Wat de WKR betekent voor uw organisatie.