Expat regeling services in Nederland

De expatregeling is een Nederlandse loonbelastingfaciliteit die bedoeld is om werknemers te ondersteunen die vanuit het buitenland worden geworven om in Nederland te werken. Onder voorbehoud van goedkeuring door de Nederlandse Belastingdienst mogen werkgevers maximaal 30% van het brutoloon belastingvrij betalen als vergoeding voor zogenoemde extraterritoriale kosten. Dit zijn extra kosten die samenhangen met wonen en werken buiten het thuisland van de werknemer, zoals hogere kosten van levensonderhoud, verhuiskosten en initiële inrichtingskosten.

Hoewel de expatregeling een van de aantrekkelijkste kenmerken van Nederland is voor internationaal talent, vereist het correct toepassen ervan een zorgvuldige beoordeling van zowel juridische als feitelijke voorwaarden. Aanvragen moeten formeel worden ingediend en goedgekeurd voordat de regeling in payroll kan worden toegepast. Grant Thornton ondersteunt werkgevers en werknemers gedurende dit proces, waarbij we zorgen dat de aanvraag helder, goed onderbouwd en compliant is, en onzekerheid en fouten voor HR-teams en werknemers worden verminderd.

Werknemers kunnen in aanmerking komen voor de expatregeling als zij vanuit het buitenland worden geworven en beschikken over specifieke deskundigheid die schaars of niet beschikbaar is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Daarnaast moeten zij een geldige arbeidsovereenkomst hebben met een Nederlandse inhoudingsplichtige voor de loonbelasting en voldoen aan de geldende salariseisen volgens de Nederlandse wetgeving.

In de praktijk kunnen deze toetsingen complex zijn. Werknemers hebben vaak eerdere banden met Nederland, internationale loopbanen of specifieke contractuele afspraken die zorgvuldige analyse vereisen. Een verkeerde interpretatie van de regels of onvolledige documentatie kan leiden tot afwijzing, correcties met terugwerkende kracht of financiële blootstelling voor zowel werkgever als werknemer. Wij helpen door vooraf de geschiktheid te beoordelen, potentiële risico’s te identificeren en de benodigde documentatie te verzamelen. Een formele beslissing van de Nederlandse Belastingdienst is vereist om de expatregeling toe te passen, en onze rol is om dat proces zo voorspelbaar, efficiënt en beheersbaar mogelijk te maken.

De maximale looptijd van de expatregeling is vijf jaar. Deze periode wordt verkort met eerdere perioden waarin de werknemer vóór het huidige dienstverband in Nederland heeft gewoond of gewerkt (met enkele uitzonderingen). De definitieve looptijd wordt bevestigd in de officiële beschikking.

Het aanvragen van de expatregeling kan een langdurig en complex proces zijn dat gedetailleerde communicatie met de Belastingdienst kan vereisen. Sommige werknemers hebben complexe persoonlijke of arbeidssituaties, en onjuiste of te late aanvragen kunnen leiden tot kostbare gevolgen. Grant Thornton beheert het volledige aanvraagproces namens jou, doorgaans binnen een tijdsbestek van 4–8 weken, afhankelijk van de complexiteit.

Ons proces omvat het indienen van een pro forma-verzoek om de startdatum veilig te stellen, het verzamelen en beoordelen van documentatie, het uitvoeren van de toetsing aan de criteria, het voorbereiden en indienen van de aanvraag en het bevestigen van de indiening aan HR en de werknemer. Na goedkeuring maakt de beschikking het mogelijk om de regeling met terugwerkende kracht in payroll toe te passen, binnen de wettelijke termijnen. Deze gestructureerde aanpak vermindert de administratieve last en biedt duidelijkheid voor zowel werkgevers als werknemers.