Voor finance-, btw- en IT-afdelingen is e-facturatie niet langer een ver-van-je-bedshow op het gebied van compliance. Het wordt snel een strategische bedrijfsprioriteit die tijdige voorbereiding vereist.
ViDA: een grote transformatie van EU-btw-rapportage
Het ViDA-pakket vertegenwoordigt een van de meest ingrijpende btw-hervormingen die de Europese Unie in de afgelopen decennia heeft doorgevoerd. Een van de primaire doelstellingen is het moderniseren van de btw-administratie door middel van digitale rapportage en gestructureerde elektronische facturatie. Onder de nieuwe regels zullen intra-EU B2B-transacties uiteindelijk onderworpen worden aan digitale rapportageverplichtingen (DRR), gebaseerd op e-facturatie.
De hervorming wordt in fasen ingevoerd:
- 2025: Lidstaten kunnen verplichte binnenlandse e-facturatie invoeren onder specifieke voorwaarden, zonder de eerdere EU-derogatieprocedure te volgen.
- 2027: De eerste ViDA-wijzigingen met betrekking tot Single VAT Registration treden in werking.
- 1 juli 2028: Uitbreiding van Single VAT Registration en de One Stop Shop (OSS), bredere toepassing van de verleggingsregeling en diverse maatregelen voor de platformeconomie treden in werking.
- 1 juli 2030: Verplichte digitale rapportage en e-facturatie voor grensoverschrijdende intra-EU B2B-transacties starten.
- 2035: Bestaande binnenlandse digitale rapportagesystemen moeten in overeenstemming worden gebracht met het EU-model.
Wat verandert er precies?
Een van de belangrijkste aspecten van ViDA is dat een PDF-factuur niet langer kwalificeert als een elektronische factuur onder het nieuwe EU-kader. Facturen moeten in plaats daarvan worden uitgegeven in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatisch kan worden verwerkt door zowel bedrijven als belastingautoriteiten. De Europese norm EN 16931 zal een centrale rol spelen bij het waarborgen van interoperabiliteit in de EU.
In praktische termen betekent dit:
- Gestructureerde factuurformaten in plaats van PDF’s.
- Automatische uitwisseling van factuurgegevens.
- Digitale rapportage van transactiegegevens in bijna-real time.
- Aanzienlijk hogere eisen aan gegevenskwaliteit.
- Afstemming tussen e-facturatiegegevens en btw-rapportage.
Voor veel bedrijven kan het aanpassen van systemen en processen aanzienlijke investeringen, planning en tijd vereisen.
Nederlandse ontwikkelingen: op weg naar een Peppol-gebaseerde toekomst
In Nederland zijn de beleidsdiscussies eveneens gaande. Hoewel er nog geen formele wetgeving is ingevoerd, heeft het Ministerie van Financiën onderzocht hoe e-facturatie en digitale btw-rapportage geïmplementeerd zouden kunnen worden.
Het ministerie publiceerde een rapport over de invoering van e-facturatie en digitale btw-rapportage in Nederland. In het rapport wordt aanbevolen om e-facturatie niet alleen toe te passen op intra-EU-transacties, zoals vereist onder ViDA, maar ook op binnenlandse transacties. Tevens wordt voorgesteld binnenlandse e-facturatie vóór de EU-deadline voor grensoverschrijdende e-facturatie in te voeren. Daarnaast wordt aanbevolen om gebruik te maken van één infrastructuur voor zowel e-facturatie als digitale rapportage: Peppol.
Het rapport bepleit ook afstemming op:
- De Europese factuurnorm EN 16931.
- De e-facturatiegegevensvereisten die onder ViDA zijn geïntroduceerd.
- Een geharmoniseerd digitaal rapportagekader.
Hoewel er nog geen wetgeving is voorgesteld, geven deze aanbevelingen een duidelijke indicatie van de richting waarin het Nederlandse beleid de komende jaren kan evolueren.
Binnenlandse e-facturatieverplichtingen blijven toenemen
De verschuiving naar verplichte e-facturatie beperkt zich niet tot grensoverschrijdende transacties. Verschillende lidstaten hebben reeds binnenlandse e-facturatie en digitale rapportageregimes ingevoerd of bevinden zich in het implementatietraject.
Huidige en aankomende voorbeelden zijn:
- Italië, waar B2B-e-facturatie sinds 2019 verplicht is.
- Roemenië, dat verplichte binnenlandse B2B-e-facturatie heeft ingevoerd.
- België, waar verplichte B2B-e-facturatie geldt vanaf 1 januari 2026.
- Polen, waar het KSeF-systeem gefaseerd wordt ingevoerd vanaf februari 2026.
- Frankrijk, waar verplichte e-facturatie en e-reporting starten in september 2026.
- Duitsland, waar het ontvangen van e-facturen al verplicht is en aanvullende e-facturatieverplichtingen van toepassing zijn vanaf 2027, gevolgd door een bredere uitrol.
Dit groeiende lappendeken van nationale vereisten betekent dat multinationale bedrijven mogelijk meerdere landenspecifieke e-facturatie- en rapportageprocessen tegelijkertijd moeten beheren, totdat ViDA voor meer harmonisatie zorgt binnen de EU.
Nieuwste ontwikkelingen juli 2026: implementatie versnelt in België, Duitsland en Luxemburg
De zomer van 2026 bracht verschillende belangrijke ontwikkelingen die laten zien hoe Europese landen zich van beleidsdiscussies over e-facturatie verplaatsen naar praktische implementatie.
België gaat verder dan e-facturatie naar bijna-real time btw-rapportage
België voerde op 1 januari 2026 verplichte B2B-e-facturatie in. In juli 2026 werd de volgende fase van de digitale btw-strategie duidelijker. Op 18 juli 2026 keurde de Belgische Ministerraad een voorontwerp van wet goed waarin bijna-real time btw-e-rapportage voor binnenlandse B2B-transacties wordt ingevoerd, met een geplande startdatum van 1 januari 2028. Volgens het voorstel moeten leveranciers en klanten specifieke factuurgegevens elektronisch rapporteren aan de Belgische btw-autoriteiten via een Peppol-gebaseerde infrastructuur.
Voor bedrijven zou dit een aanzienlijke verandering betekenen. Naleving zou niet langer alleen bestaan uit het uitwisselen van gestructureerde facturen. Organisaties moeten er ook voor zorgen dat factuurgegevens volledig, correct, gevalideerd en snel rapporteerbaar zijn. Het Belgische voorstel weerspiegelt daarom een bredere trend: e-facturatie wordt steeds meer de basis voor btw-rapportage in bijna-real time.
Duitsland geeft een signaal richting AI-gestuurde btw-controles
Ook Duitsland kondigde belangrijke ontwikkelingen aan in juli 2026. Op 16 juli 2026 presenteerde het Duitse Ministerie van Financiën een breder actieplan om belasting- en financiële criminaliteit te bestrijden, waarin gestructureerde elektronische facturatie een centrale rol speelt. Het plan verwijst naar een toekomstig real-time btw-rapportagesysteem en een centrale federaal-regionale dataplatform die factuurgegevens zal gebruiken voor risicoanalyses en fraudedetectie.
Hoewel het actieplan van juli 2026 nog geen wetgeving is, geeft het een duidelijke richting aan. Duitsland lijkt zich voor te bereiden op een btw-controleomgeving waarin gestructureerde factuurgegevens snellere en meer datagedreven risicoanalyses ondersteunen.
De bestaande e-facturatie-roadmap van Duitsland vereist al dat bedrijven vanaf januari 2025 in staat zijn gestructureerde e-facturen te ontvangen. Verplichte uitgiftevereisten worden vanaf 2027 geleidelijk uitgebreid en gelden vanaf 2028 breder. De aankondiging in juli bevestigt dat Duitsland gestructureerde factuurgegevens ziet als een cruciale bouwsteen voor toekomstige digitale btw-controles.
Luxemburg lanceert voorstel voor binnenlandse B2B-e-facturatie
Luxemburg boekte eveneens vooruitgang in juli 2026. De regering keurde op 17 juli 2026 een wetsontwerp goed en wetsontwerp nr. 8815 werd op 30 juli 2026 bij het parlement ingediend. Het voorstel zou de verplichting tot elektronische facturatie uitbreiden naar binnenlandse B2B-transacties tussen in Luxemburg gevestigde ondernemingen.
Volgens het voorstel moeten leveranciers en ontvangers die in Luxemburg zijn gevestigd facturen uitwisselen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt en voldoet aan de Europese norm. Traditionele PDF-facturen zouden niet langer kwalificeren als geldige elektronische facturen.
De implementatie zou gefaseerd plaatsvinden. Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2028 e-facturen kunnen ontvangen. De verplichting tot het uitgeven van e-facturen geldt vanaf 1 juli 2028 voor grote en middelgrote bedrijven en vanaf 1 januari 2029 voor andere bedrijven binnen de scope. Luxemburg is van plan Peppol te gebruiken als interoperabiliteitsstandaard en leveringsnetwerk.
Een duidelijke regionale trend
De ontwikkelingen van juli 2026 in België, Duitsland en Luxemburg wijzen op een bredere Europese trend. E-facturatie wordt veel meer dan een digitale versie van een pdf- of papieren factuur. Overheden gebruiken gestructureerde factuurgegevens steeds vaker als basis voor digitale btw-rapportage, verbeterde controlemogelijkheden en fraudedetectie.
Bedrijven die actief zijn in meerdere Europese landen moeten e-facturatie daarom benaderen als een transformatieproject over afdelingen heen, waarbij tax, finance, inkoop, accounts payable, accounts receivable en IT betrokken zijn.
Waarom je nu moet starten met voorbereiden
Veel bedrijven zien 2030 nog als een verre mijlpaal. Ervaring in landen die e-facturatie al hebben ingevoerd, laat echter zien dat implementatieprojecten vaak aanzienlijk langer duren dan verwacht.
Technologiegereedheid
ERP-systemen en facturatietools moeten worden beoordeeld om te bepalen of ze:
- Gestructureerde elektronische facturen kunnen aanmaken.
- Gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen.
- Digitale rapportagevereisten ondersteunen.
- Landenspecifieke e-facturatieformaten aankunnen.
Datakwaliteit
Het voldoen aan toekomstige vereisten hangt af van nauwkeurige transactionele gegevens. Bedrijven moeten beoordelen:
- Processen voor btw-bepaling.
- Stamgegevens van klanten en leveranciers.
- Factuurinhoud en datatoewijzing.
- Rapportage- en afstemmingsprocedures.
Governance en processen
De overstap naar digitale rapportage is niet uitsluitend een belastinginitiatief. Het beïnvloedt:
- Tax- en finance-teams.
- Logistieke en inkoopfuncties.
- Accounts receivable-teams.
- IT- en ERP-functies.
Een succesvolle implementatie vereist daarom effectieve samenwerking over functies heen.
Vooruitblik
Met de invoering van ViDA is een duidelijke richting uitgezet voor btw-naleving binnen de Europese Unie. De toekomst van btw-rapportage is digitaal, datagedreven en steeds meer real-time. Tegelijkertijd blijven lidstaten binnenlandse e-facturatie-initiatieven invoeren die de EU-brede deadlines voor grensoverschrijdende handel vooruitlopen.
Bedrijven die nu beginnen met voorbereiden, kunnen niet alleen toekomstige compliance-risico’s verkleinen, maar deze overgang ook benutten als een kans om facturatieprocessen te verbeteren, meer automatisering door te voeren en de datakwaliteit te versterken.
Met 2030 in zicht en nationale verplichtingen die zich nu al aftekenen in heel Europa, is de belangrijkste vraag niet langer of e-facturatie invloed zal hebben op jouw organisatie, maar of jouw organisatie er klaar voor zal zijn wanneer het zover is.
Wil je verder praten over deze inzichten? Neem contact met ons op.
Neem contact op
