Daardoor kan een controle beginnen met vragen over duizenden transacties die dezelfde afwijking vertonen, in plaats van een verzoek om een steekproef van gegevens. Bedrijven zullen in toenemende mate niet alleen individuele facturen moeten toelichten, maar ook de btw-beslissingen, controles en processen die eraan ten grondslag liggen. Wat betekent dit in de praktijk?
Overgang naar transactiebasisrapportage
E-facturatie maakt factuurinformatie machinaal leesbaar. Digitale rapportage geeft belastingautoriteiten eerder toegang tot transactiegegevens die onder rapportageverplichtingen vallen.
Onder ViDA zullen vanaf 1 juli 2030 Digitale Rapportageverplichtingen gelden voor bepaalde grensoverschrijdende B2B-transacties. ViDA is echter niet de enige drijfveer achter deze ontwikkeling. Nationale e-facturatie- en digitale rapportageregimes, samen met het toenemende gebruik van data-analyse door belastingadministraties, dragen bij aan een bredere verschuiving naar digitale, datagedreven btw-naleving en handhaving.
Controle van alle gerapporteerde transacties
Traditioneel gebruiken auditors steekproeven omdat het tijdrovend is om elke factuur afzonderlijk te beoordelen. E-facturatie en digitale rapportage maken gestructureerde gegevens direct beschikbaar, wat nieuwe mogelijkheden voor auditing creëert. Software kan alle beschikbare records toetsen aan vooraf gedefinieerde criteria en terugkerende afwijkingen identificeren.
De reikwijdte van deze beoordelingen hangt af van de nationale rapportagevereisten, de toegang tot gegevens en de analytische capaciteiten van belastingautoriteiten. Het beoordelen van meer transacties levert echter niet automatisch alle informatie op die nodig is om de btw-behandeling van die transacties te beoordelen. Belastingautoriteiten kunnen vragen stellen op basis van digitaal gerapporteerde gegevens, maar bedrijven moeten nog steeds de administratie bijhouden die nodig is om de toegepaste btw-behandeling te onderbouwen en te rechtvaardigen.
Waar voegt AI waarde toe?
Niet elke geautomatiseerde controle vereist AI. Dubbele facturen, rekenfouten en afwijkingen ten opzichte van btw-tarieftabellen kunnen al worden geïdentificeerd via vooraf gedefinieerde regels. Machine learning kan echter helpen minder voor de hand liggende patronen te ontdekken en transacties te identificeren die nader onderzoek verdienen.
OECD-rapportage beschrijft al dat belastingadministraties AI gebruiken voor anomaliedetectie en risicobeoordeling. Dit is niet langer een puur theoretische ontwikkeling. Belastingadministraties onderzoeken en implementeren steeds vaker AI en geavanceerde data-analyse als onderdeel van hun nalevings- en risicobeheeractiviteiten.
Voor btw-doeleinden kan dit onder meer inhouden dat schijnbaar gelijke transacties met verschillende btw-behandelingen worden geïdentificeerd, ongebruikelijke combinaties van transactiekenmerken of terugkerende afwijkingen die verdere controle verdienen. Die verschillen kunnen echter volledig gerechtvaardigd zijn door het onderliggende contract of de toeleveringsketen. AI kan helpen de vraag te formuleren, maar het antwoord vereist nog steeds een zorgvuldige beoordeling van de feiten en de toepasselijke btw-regels.
Een factuur staat niet langer op zichzelf
Digitale rapportage betekent dat transactiegegevens steeds vaker naast gerelateerde gegevens kunnen worden beoordeeld in plaats van geïsoleerd. Wanneer informatie van beide partijen beschikbaar is, kunnen belastingautoriteiten de gegevens die door de verkoper zijn gerapporteerd vergelijken met die van de koper. Als gevolg daarvan creëert digitale rapportage van grensoverschrijdende transacties extra mogelijkheden om afwijkingen en mogelijke fraude te identificeren. De focus verschuift van de vraag of een factuur op zichzelf correct lijkt naar de vraag of de door alle partijen gerapporteerde informatie consistent is.
Hetzelfde principe geldt voor creditnota’s en, waar beschikbaar, douane-informatie. Denk aan een distributeur die achteraf volumekortingen verleent. Herhaalde creditnota’s zonder verwijzingen naar de oorspronkelijke facturen kunnen leiden tot verzoeken om verduidelijking. Dit betekent niet dat de btw-behandeling onjuist is, maar het betekent wel dat het bedrijf in staat moet zijn de kortingen te koppelen aan de onderliggende verkopen en uit te leggen hoe deze zijn gerapporteerd. De auditvraag wordt specifieker: hoe sluit de oorspronkelijke transactie aan op de latere correctie?
Een kleine fout kan wijzen op een groter probleem
Een fout op één factuur kan slechts een beperkte hoeveelheid btw betreffen. Maar als dezelfde belastingcode onjuist wordt toegepast op duizenden facturen, wordt het onderliggende probleem aanzienlijk belangrijker. Het beoordelen van de volledige transactieset helpt om een eenmalige afwijking te onderscheiden van een terugkerende systeemfout.
Voor bedrijven is het corrigeren van een getroffen btw-aangifte slechts een deel van de oplossing. Ze moeten ook vaststellen wat de fout veroorzaakte, identificeren welke eerdere transacties zijn beïnvloed en beoordelen of het onderliggende proces hetzelfde probleem blijft genereren. Daarentegen kan een gedocumenteerd tijdsverschil eenvoudigweg een toelichting vereisen in plaats van een systeemwijziging.
Test wat je rapporteert
Het met succes verzenden en ontvangen van een e-factuur en het verzenden van transactiegegevens aan de belastingautoriteiten bevestigt slechts dat de gegevens zijn uitgewisseld. Het bevestigt niet dat de btw-behandeling correct is.
Bedrijven moeten daarom de informatie die zij willen rapporteren testen, correcties afstemmen en afwijkingen onderzoeken die zij niet kunnen verklaren. Het is niet nodig om het vertrouwelijke risicomodel van een belastingautoriteit te repliceren. Praktische controles kunnen al terugkerende problemen aan het licht brengen.
Naarmate belastingautoriteiten hun gebruik van data-analyse en AI uitbreiden, hebben bedrijven een sterke stimulans om hun eigen analytische mogelijkheden te versterken. Dit kan helpen om terugkerende afwijkingen en inconsistente btw-behandelingen te identificeren voordat deze onderwerp worden van een belastingcontrole.
Tegelijkertijd is het belangrijk onderscheid te maken tussen fouten die correctie vereisen en ongebruikelijke transacties die specialistische beoordeling vereisen. Het blokkeren van elke uitzondering kan legitieme bedrijfsactiviteiten verstoren, terwijl het negeren van elke waarschuwing zonder onderzoek onderliggende risico’s onopgelost laat.
Bewaar de toelichting achter de factuur
Een factuur toont hoe een transactie voor btw-doeleinden is behandeld, maar legt zelden de redenering achter die behandeling uit. Het onderbouwen van de btw-positie kan nog steeds bewijsmateriaal vereisen zoals de btw-status van de klant, contractuele documentatie, details over waar goederen vandaan zijn verzonden en naartoe zijn gegaan, vervoersbewijzen en informatie over de timing of aard van de geleverde goederen of diensten.
Deze gegevens moeten gekoppeld zijn aan zowel de transactie als de gerapporteerde gegevens. Bedrijven moeten ook weten welke klantinformatie, belastingregels en systeeminstellingen van kracht waren op het moment dat de factuur werd uitgegeven. De huidige instellingen verklaren mogelijk niet een factuur die in een eerdere periode is uitgegeven.
Voorbereiden op een meer datagedreven audit betekent in staat zijn om de oorspronkelijke btw-beslissing en eventuele latere correctie te reconstrueren zonder het bewijs pas te hoeven verzamelen nadat vragen zijn gesteld.
Verdwijnt steekproeftrekking?
Niet noodzakelijk. Geautomatiseerde analyses kunnen een groter aantal transacties bestrijken, maar beschikbare gegevens kunnen nog steeds onvolledig zijn of op verschillende tijdstippen worden gerapporteerd. Een afwijking op zich is geen bewijs van een fout. Evenmin bewijst factuurdata dat goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd of dat aan alle materiële voorwaarden voor een btw-vrijstelling is voldaan.
Belastingautoriteiten zullen nog steeds ondersteunend bewijs moeten beoordelen en bedrijven in staat moeten stellen schijnbare inconsistenties toe te lichten. Veilige gegevensverwerking en proportioneel onderzoek blijven essentieel. Steekproeven kunnen ook een rol blijven spelen bij het testen van bewijs of het identificeren van risico’s die analytische modellen niet detecteren.
Bijgevolg zal bredere geautomatiseerde screening waarschijnlijk een aanvulling vormen op, in plaats van een vervanging van, traditionele steekproeftrekking en andere gevestigde controletechnieken.
Wat moeten bedrijven hiervan meenemen?
De voorbereiding op digitale rapportage moet verder gaan dan het omzetten van facturen in het vereiste formaat. Bedrijven moeten begrijpen of hun transactiegegevens consistent zijn, of hun logica voor btw-bepaling correct functioneert, of de juiste belastingcodes worden toegepast, of correcties kunnen worden getraceerd en of zij de toegepaste btw-behandeling kunnen onderbouwen.
Een nauwkeurige geaggregeerde btw-aangifte blijft belangrijk, maar zal niet elke vraag beantwoorden die opgeworpen is door transactie niveau analyse. Door hun eigen controles uit te voeren kunnen bedrijven terugkerende fouten identificeren voordat een belastingautoriteit dat doet. Dit wordt steeds belangrijker naarmate belastingadministraties meer gebruikmaken van data-analyse en AI om risico’s en afwijkingen te identificeren in grote hoeveelheden transactiegegevens.
Het praktische uitgangspunt is de data die bedrijven al beschikbaar hebben: test deze, identificeer patronen, onderzoek onverklaarde afwijkingen en pak de onderliggende oorzaken aan. Dit maakt de voorbereiding op e-facturatie waardevol voor btw-naleving ruim voordat een audit begint, en helpt bedrijven zich voor te bereiden op een steeds meer datagedreven aanpak van btw-handhaving.
Wil je deze inzichten bespreken? Neem contact met ons op.
Neem contact op
