Wat is een auto van de zaak?
Een auto van de zaak, of bedrijfsauto, is een auto die de werkgever een werknemer aanbiedt door zijn of haar functie. De auto van de zaak kan een leaseauto zijn, maar ook een auto die werkgever daadwerkelijk heeft gekocht. Leasen heeft het voordeel dat de leasemaatschappij alle kosten voor onderhoud, wegenbelasting en verzekering draagt.
Welke afspraken over het gebruik van de auto?
Over het gebruik van de auto adviseren wij altijd duidelijke schriftelijke afspraken te maken. Deze afspraken legt u vast in de arbeidsovereenkomst of een ‘gebruikersovereenkomst auto van de zaak’. Belangrijke onderwerpen van zo’n overeenkomst zijn bijvoorbeeld:
- Eigen bijdrage van de werknemer bij privégebruik van de auto;
- Afrekenen van privékilometers bij overschrijding van het afgesproken aantal;
- Aanbrengen van accessoires aan de auto;
- Verplichten tot het inleveren van de auto als de werknemer minder gaat werken;
- Betalen van een boete of afkoopsom als de werknemer eerder opzegt dan de afgesproken leasetermijn;
- Inleveren van de auto bij ziekte of uitdiensttreding van de werknemer;
- Verdelen van verantwoordelijkheid voor het betalen van eventuele verkeersboetes;
- Verdelen van verantwoordelijkheid voor het betalen van de schades aan de auto;
Verder is het mogelijk dat u in zo’n overeenkomst afspraken vastlegt over wie in de auto van de zaak mag rijden. Mag bijvoorbeeld alleen de werknemer zelf van de auto gebruikmaken of ook zijn/haar partner? De gebruikersovereenkomst wordt door zowel u als de werknemer ondertekend, zodat het een bindende afspraak is.
Privégebruik en bijtelling
Of de werknemer de auto wel of niet in privé mag gebruiken, verdient bijzondere aandacht. Als de werknemer de auto ook voor privé doeleinden mag gebruiken, is het extra belangrijk hier duidelijke afspraken over te maken. Hier ontstaat namelijk makkelijk discussie over.
Als de werknemer per kalenderjaar meer dan 500 privé-kilometers rijdt, moet hij of zij bijtelling betalen. Bijtelling houdt in dat een werknemer extra belasting betaalt wanneer de werknemer een auto van de zaak ook privé gebruikt. De hoogte van de bijtelling wordt berekend op twee vlakken: op basis van de cataloguswaarde van de auto en hoe vervuilend deze is. Zo geldt voor een elektrische auto een lager bijtellingspercentage dan voor een benzineauto.
Verder is het belangrijk dat u de bijtelling goed verwerkt in de salarisadministratie. Gebruikt de werknemer de auto wel privé en is hiervoor geen of geen juiste bijtelling berekend? Dan is het mogelijk dat de fiscus een naheffingsaanslag oplegt. Deze is als werkgever niet altijd door te berekenen aan de werknemer.
Afspraken omtrent inleveren auto bij ziekte of uitdiensttreding
Wordt uw werknemer ziek? Of heeft hij/zij een conflict met een leidinggevende waardoor deze niet meer kan werken? Dat kan vervelende gevolgen hebben. Meestal leveren werknemers een bedrijfsauto niet zo graag in. Zeker als de werknemer deze ook privé gebruikt en wanneer de auto als een gegeven goed wordt beschouwd. Daarom is het belangrijk dat er voor zulke scenario’s afspraken zijn. Denk hierbij aan afspraken als het inleveren van de auto na twee maanden van arbeidsongeschiktheid of bij schorsing.
Een werknemer hoeft bij het inleveren van de auto van de zaak niet financieel gecompenseerd te worden voor het privégebruik hiervan. Uit rechtspraak volgt namelijk dat het privégebruik van een leaseauto, waarvan is overeengekomen dat deze op enig moment moet worden ingeleverd tijdens arbeidsongeschiktheid, niet valt onder het loonbegrip zoals vastgelegd in de wet. Er moet dan wel zijn overeengekomen dat de werknemer de auto inlevert tijdens arbeidsongeschiktheid.
Daarbij is het goed om in de arbeidsovereenkomst of gebruikersovereenkomst op te nemen dat de werknemer de auto van de zaak bij uitdiensttreding inlevert.
Alternatieve mobiliteitsvormen
Niet alle werknemers hebben de behoefte aan een auto van de zaak. Sommige werknemers wonen dichtbij het werk en gaan liever op de fiets naar het werk. Andere werknemers gaan juist op een ‘groene’ manier naar het werk, zoals met de trein of de bus. Voor dat soort situaties is er voor u als werkgever ook een andere mogelijkheid, bijvoorbeeld het aanbieden van een mobiliteitsbudget aan uw werknemer. Andere alternatieven zijn een onbelaste reiskostenvergoeding, een NS-Business Card of een fietsregeling. Uiteraard hangt deze keuze ook af van het type functie van de werknemer en of de werknemer alleen woon-werk kilometers maakt of ook zakelijke kilometers.
Conclusie
Het opstellen van een gebruikersovereenkomst voor de auto van de zaak is maatwerk. Laat deze dan ook altijd opstellen of controleren door een jurist. Zo krijgt u hier achteraf geen discussie over met uw werknemer. Onze arbeidsjuristen adviseren u uiteraard graag hierover.
Neem contact op
