Waarom nu?
Veel informatie is al beschikbaar: begrotingen, voortgangsrapportages, collegebesluiten, beleidsnota’s en evaluaties. Die informatie is alleen vaak versnipperd, voor verschillende doelen opgesteld en daardoor lastig te vertalen naar een helder verhaal voor inwoners, raadsleden of andere doelgroepen. Met de beperkte tijd die nu resteert, is een volledig en perfect overzicht niet realistisch. Een totaalinventarisatie kost maanden, geen weken.
Wat wel realistisch is: slimme keuzes maken, bestaande informatie ordenen en duiden. Zo kun je in korte tijd een eerlijk, toegankelijk en bestuurlijk herkenbaar overzicht neerzetten.
In dit artikel delen we een praktisch stappenplan met vijf stappen om in vijf weken de belangrijkste resultaten van de bestuursperiode inzichtelijk te maken.
Stap 1 – Kies een helder vertrekpunt (en blijf daarbij)
Onder tijdsdruk is focus essentieel. De snelste manier om overzicht te creëren, is starten vanuit een structuur die al bestaat.
Optie 1: Portefeuilles van wethouders
Een logisch vertrekpunt is werken vanuit de portefeuilles van wethouders. Deze indeling sluit aan op de bestaande bestuurlijke structuur en maakt het makkelijk om resultaten te herleiden naar beleidsterreinen. Ook inwoners en raadsleden herkennen deze indeling: zij weten meestal welke onderwerpen bij welke portefeuille horen. Door per portefeuille een beperkt aantal kernresultaten te kiezen, ontstaat overzicht zonder versnippering.
Optie 2: coalitie- of bestuursakkoord
Een tweede vertrekpunt is het coalitie- of bestuursakkoord. Door te werken vanuit de afspraken en ambities die aan het begin van de bestuursperiode zijn vastgelegd, bouw je een logisch en samenhangend verhaal op: wat spraken we af en wat is daarvan gerealiseerd? Dit helpt bij het maken van keuzes en geeft richting aan wat je wel en niet laat zien.
Welke keuze je ook maakt: blijf bij één vertrekpunt. Door niet te combineren houd je focus en voorkom je dat resultaten versnipperen over verschillende structuren.
Stap 2 – Bepaal wat je laat zien: output én outcome
Resultaten zichtbaar maken betekent meer dan een opsomming van activiteiten. De kracht zit in het combineren van output en outcome: laten zien wat er is gedaan én wat dat betekent.
Output
Dit gaat over concrete activiteiten en producten:
- Welke maatregelen, projecten of besluiten zijn uitgevoerd?
- Wat is afgerond en wat loopt nog?
- Welke zichtbare stappen zijn gezet?
Outcome
Hier draait het om het effect van de inzet:
- Wat was het doel?
- Wat merken inwoners, ondernemers of maatschappelijke organisaties hiervan?
- Welke signalen, ervaringen of indicatoren zijn beschikbaar?
In de praktijk is het effect van beleid niet altijd direct zichtbaar of meetbaar, zeker bij complexe maatschappelijke opgaven. Dat is geen tekortkoming maar een realiteit. Door output en outcome naast elkaar te zetten, wordt duidelijk waar effecten goed onderbouwd zijn, waar aannames worden gedaan en waar inzicht nog ontbreekt. Dit levert vaak nieuwe inzichten op. In korte tijd zie je welke resultaten stevig zijn onderbouwd, welke effecten aannemelijk zijn maar nog niet meetbaar, en waar verdere verdieping nodig is. Zo wordt het overzicht niet alleen informerend, maar ook leerzaam.
Stap 3 – Breng focus aan in de selectie
Als de basis staat, volgt de vraag: hoeveel laat je zien? Onder tijdsdruk is het verleidelijk om alles mee te nemen. Toch werkt het tegenovergestelde beter. Door minder resultaten te kiezen en die goed toe te lichten, wordt het verhaal begrijpelijker en geloofwaardiger.
Er zijn verschillende manieren om focus aan te brengen:
Optie A: Top X resultaten
Je kiest een beperkt aantal resultaten die samen een representatief beeld geven van de bestuursperiode. Deze aanpak dwingt tot scherpe keuzes en werkt goed voor korte communicatiemomenten, zoals een overzichtspagina of publieksrapportage.
Optie B: Thematische bundeling
Je structureert resultaten rond maatschappelijke opgaven, zoals wonen, zorg, duurzaamheid of leefbaarheid. Daardoor ontstaat samenhang en voorkom je dat losse maatregelen zonder context naast elkaar blijven staan.
Optie C: Doelgroepgericht
Je ordent resultaten per doelgroep: jongeren, ouderen, ondernemers of inwoners van specifieke wijken. Niet alles is voor iedereen even relevant, en deze aanpak maakt communicatie gerichter.
Welke vorm je ook kiest: maak een bewuste selectie. Wat je laat zien, zegt iets over de prioriteiten van de gemeente en waar je voor staat. Presenteer liever vijf goed geduide resultaten dan twintig losse opsommingen.
Stap 4 – Kies een praktische vorm
Bij het presenteren van resultaten geldt dat consistentie en begrijpelijkheid belangrijker zijn dan creativiteit.
Nieuwe formats ontwikkelen kost tijd en afstemming. Als dat niet nodig is, gebruik dan bestaande middelen. Denk aan:
- webpagina’s met vaste lay-out
- bestaande rapportages of factsheets
- herkenbare presentatiestructuren
Door te werken met vormen die vaker worden gebruikt, vergroot je de herkenbaarheid en het bereik van de boodschap. Zo kun je in korte tijd resultaten zichtbaar maken zonder het wiel opnieuw uit te vinden.
Stap 5 – Communiceer bewust en realistisch
Resultaten zichtbaar maken betekent niet dat je volledige verantwoording aflegt tot in detail. Het gaat om het duiden van wat er is bereikt, in een vorm die begrijpelijk en herkenbaar is voor de doelgroep.
Let daarbij op:
- heldere taal: vermijd technische termen en beleidsjargon
- context bij cijfers: leg uit waarom ze relevant zijn
- ruimte voor onzekerheid: wees eerlijk over wat nog loopt of waarvan het effect nog niet zichtbaar is
- onderscheid tussen structurele en tijdelijke activiteiten
Eerlijkheid over onzekerheden en grenzen van inzicht vergroot de geloofwaardigheid. Door vooraf duidelijk te zijn, voorkom je discussie achteraf.
Van momentopname naar inzicht
Het zichtbaar maken van resultaten in korte tijd levert vaak meer op dan alleen een overzicht voor de verkiezingen. Tijdens het ordenen en selecteren wordt duidelijk waar informatie scherp is en waar nog vragen liggen. De tijdsdruk van vijf weken dwingt tot keuzes die anders blijven liggen. Juist die keuzes maken zichtbaar wat echt prioriteit heeft en waar de gemeente voor staat.
Voor veel gemeenten is dit geen eindpunt maar een eerste stap. Het proces roept vaak vervolgvragen op: hoe kunnen we resultaten structureler volgen? Hoe maken we effecten beter inzichtelijk? En hoe zorgen we ervoor dat dit geen momentopname blijft maar onderdeel wordt van de manier waarop beleid wordt ontwikkeld en geëvalueerd?
Werken aan inzicht in resultaten en impact kun je stap voor stap verdiepen. Wie daarin verder wil gaan, hoeft dat niet alleen te doen. Een frisse blik van buiten helpt vaak om sneller tot overzicht, scherpte en samenhang te komen.
Wil je sparren over hoe jouw gemeente in korte tijd resultaten inzichtelijk kan maken, of hoe je dit structureel kunt aanpakken? Neem dan contact met ons op.