Wij geven je graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.
In onze praktijk zien we een trend dat werknemers vaker aan hun werkgever voorstellen om thuis te werken in een ander EU-land. Als werkgever moet je dan beslissen of je daarmee instemt of niet, op basis van de belangen van jou en je werknemer. Maar stel dat je het verzoek om thuis te werken accepteert. In dat geval kunnen er aanzienlijke gevolgen zijn voor de fiscale en sociale zekerheidspositie van je werknemer en de toepasselijke (arbeids)wetgeving. Het kan ook leiden tot verplichtingen voor de werkgever, zoals de verplichting om zich te registreren voor loonbelasting en sociale premies in het land waar de (nieuwe) werknemer woont en om een lokale loonadministratie uit te voeren. Buiten de EU of als iemand geen EU-nationaliteit heeft, zullen er waarschijnlijk ook immigratiekwesties gaan meespelen.
Het kan gebeuren dat een van je werknemers, gevestigd in een buurland zoals Duitsland of België, vraagt om (parttime) thuis te werken. In de huidige situatie kan het zo zijn dat je werknemer fysieke arbeid volledig in het werkland (Nederland) verricht. Dan wordt die werknemer volledig in Nederland belast voor dit inkomen. Als je werknemer echter vaker of zelfs helemaal thuis zou werken, zou de belasting op het verdiende inkomen ook gedeeltelijk of zelfs helemaal in het woonland (Duitsland of België) worden geheven. Werken in twee (of meer) landen brengt meestal ook verplichtingen met zich mee op het gebied van naleving van de belastingwetgeving. Over het algemeen moet een werknemer een persoonlijke inkomstenbelastingaangifte indienen in het land waar hij/zij woont (in de meeste gevallen moet je het wereldwijde inkomen aangeven), maar ook het lokale inkomen (d.w.z. de belastbare werkdagen in het land waar de thuiswerkdagen fysiek worden uitgevoerd). Het is belangrijk dat de verschillende belastingposities op één lijn liggen en dat de juiste voorkomingen voor dubbele belasting worden geclaimd (in lijn met de bepalingen in het van toepassing zijnde belastingverdrag) om dubbele belasting te voorkomen.
Kortom: thuiswerken kan invloed hebben op de belastingpositie van je werknemer en zal ook betekenen dat je als werkgever de nodige regelingen moet treffen (zoals registratie bij de lokale belastingdienst en een lokale loonadministratie voeren, rekening houdend met de lokaal verschuldigde loon-/inkomstenbelasting).
Als een werknemer vanuit huis werkt, kan dit een vaste inrichting (PE) creëren voor de werkgever in het land waar de werknemer woont. Dit kan gevolgen hebben voor de niet-arbeidsgerelateerde belasting, zoals vennootschapsbelasting, btw enz. in het land waar de werknemer woont. Over het algemeen zal het feit dat een werknemer een paar dagen per week thuis werkt niet snel resulteren in een vaste inrichting als de werknemer ook een werkplek heeft op het kantoor van de werkgever. Maar als de werknemer bijvoorbeeld een commerciële of senior (management) rol heeft en vanuit huis contracten kan afsluiten met klanten, of het bedrijf kan binden aan externe partijen, neemt het risico van een vaste inrichting toe. Dit moet van geval tot geval worden beoordeeld, omdat sommige landen sneller een permanente inrichting voor werk op afstand veronderstellen dan andere. In de situatie waarin een 'vaste inrichting' wordt erkend, ontstaan meestal ook werkgeversverplichtingen (bijv. een loonverplichting voor loon-/inkomstenbelastingdoeleinden) in dat land. Het is daarom sterk aan te raden om eventuele risico's rondom vaste inrichting vooraf te laten beoordelen, voordat je werknemers toestemming geeft om hun werkzaamheden uit te voeren vanuit het (nieuwe) land waar ze wonen.
Naast de fiscale kant kan het ook gevolgen hebben voor de sociale premies als je werknemer vanuit een ander land werkt dan waar de werkgever is gevestigd. Als een werknemer die normaal gesproken in Nederland zou werken meer vanuit huis gaat werken binnen de EU/EER, bestaat de kans dat de werknemer, op basis van EU-wetgeving/regelgeving, ook onder het socialezekerheidsstelsel in het (nieuwe) woonland komt te vallen. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de werknemer, maar de werkgever moet zich mogelijk ook laten registreren in het land waar de werknemer woont om de toepasselijke sociale premies te betalen.
In tegenstelling tot belastingen is er een kaderovereenkomst op EU-niveau voor socialezekerheidsdoeleinden. Deze overeenkomst maakt het mogelijk dat werknemers en werkgevers deels vanuit huis kunnen werken zonder lokale socialezekerheidsverplichtingen. Op basis van nieuwe wetgeving (van toepassing vanaf juli 2023) kunnen grensarbeiders – onder bepaalde voorwaarden – tot 50% van hun tijd thuiswerken zonder onder het socialezekerheidsstelsel van dat land te vallen. Daarvoor geldt een specifieke aanvraagprocedure en er is goedkeuring nodig van de twee betrokken landen.
Als een werknemer (gedeeltelijk) buiten de EU/EER arbeid verricht, is de bovengenoemde kaderovereenkomst niet van toepassing. De gevolgen zijn in dat geval afhankelijk van het toepasselijke socialezekerheidsverdrag (voor zover van toepassing). We benadrukken het belang dat dit vooraf moet worden beoordeeld, aangezien er sociale premies en boetes van toepassing kunnen zijn als je hier niet aan voldoet. Ook vanuit het oogpunt van immigratie (zie hieronder) kunnen er aanzienlijke gevolgen zijn.
EU-landen hebben het recht om immigratie te reguleren en te controleren. De algemene regel voor immigratie is dat als een werknemer in een bepaald land werkt, hij of zij daar de werk- en verblijfsvergunningen voor moet hebben. Voor veel EU-burgers is het vrijelijk toegestaan om in een andere EU-lidstaat te werken en te wonen. Dit wordt echter moeilijker voor derdelanders (third-country nationals of TCN's) van buiten de EU die in andere landen willen gaan wonen en werken.
Voor TCN's is de algemene regel dat ze een werkvergunning nodig hebben voor elk werk dat in de EU wordt uitgevoerd; dit verschilt echter per land, dus het is belangrijk om goed te kijken naar de lokale regels voordat werken op afstand op lange termijn wordt toegestaan.
Het is belangrijk om de verblijfsduur van de werknemer in het secundaire land te verduidelijken en na te gaan of er al dan niet een visum (meestal voor kortere duur) of een verblijfsvergunning (voor langdurig verblijf) nodig is. Een kortetermijnvisum heeft meestal een specifieke duur, en als je die periode overschrijdt zonder verlenging met de juiste autoriteiten, kan dat leiden tot boetes. Bij thuiswerken vanuit een ander land in het Schengengebied kunnen niet-EU-burgers daar tot 90 van de 180 dagen zonder visum verblijven. Voor een dergelijk langdurig verblijf moet je echter ook goed kijken naar de gevolgen voor belasting en sociale premies.
Nederland heeft specifieke regels voor grensarbeiders die in een ander land wonen (bijvoorbeeld België of Duitsland) en in Nederland werken. Werknemers van buiten de EU hebben een grensoverschrijdende sticker ‘verblijfsaantekening grensarbeider’ nodig, en er moet aan bepaalde eisen worden voldaan (de werknemer moet bijvoorbeeld minstens één keer per week terugkeren naar zijn/haar huis buiten Nederland). Immigratiezaken moeten op individuele basis worden beoordeeld, met bijzondere aandacht voor de immigratieregels in zowel het thuisland als het gastland.
Als het gaat om thuiswerken, moeten zowel werkgevers als werknemers goed rekening houden met een aantal belangrijke arbeidsrechtelijke overwegingen om ervoor te zorgen dat de wet wordt nageleefd, om de rechten van werknemers te beschermen en om een productieve en gezonde werkomgeving te behouden.
In de eerste plaats moet het arbeidscontract expliciet de voorwaarden voor thuiswerken bepalen. Dit houdt ook in dat je moet verduidelijken of thuiswerken een optie is en onder welke voorwaarden werknemers thuis of op andere locaties buiten het traditionele kantoor mogen werken. Werkgevers moeten ook verwachtingen schetsen met betrekking tot werktijden, beschikbaarheid en de communicatiekanalen die tijdens werktijd moeten worden gebruikt. Met duidelijke richtlijnen voorkom je misverstanden en geschillen over werkafspraken.
Werkgevers hebben ook een wettelijke verplichting om een veilige en gezonde werkomgeving te handhaven, ongeacht of werknemers vanuit huis of op kantoor werken. Dit houdt ook in dat we ervoor moeten zorgen dat werknemers een ergonomisch verantwoorde werkplek hebben die een goede gezondheid en productiviteit bevordert. Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om de thuiswerkplek van werknemers te controleren, is het essentieel dat ze begeleiding of hulpmiddelen bieden om werknemers te helpen bij het creëren van een veilige en geschikte werkomgeving. Daarnaast moeten werkgevers rekening houden met mentale gezondheidsproblemen in verband met thuiswerken en ook daarin ondersteuning bieden, zoals regelmatige check-ins of middelen om werkgerelateerde stress te beheersen.
Wat de werktijden betreft, is het essentieel dat beide partijen het eens worden over de verwachtingen voor de dagelijkse en wekelijkse planning. Je kunt je werknemers flexibele werktijden aanbieden, maar er moeten nog steeds duidelijke grenzen worden gesteld om ervoor te zorgen dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd, zoals de arbeidstijdenrichtlijn, die maximale werktijden, rusttijden en pauzes regelt. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers op afstand niet overwerkt raken, vooral gezien de mogelijke vervaging van de grenzen tussen werk en privé wanneer ze vanuit huis werken. Er moeten ook afspraken worden gemaakt over overwerk, inclusief hoe het moet worden geregistreerd en gecompenseerd, zij het met vrije dagen of financiële vergoedingen.
Een ander belangrijk punt is de bescherming van de privacy van werknemers, wat vooral belangrijk is als er bij thuiswerken gebruik wordt gemaakt van bedrijfsapparatuur en digitale communicatiemiddelen. Werkgevers moeten transparant zijn over hun controlemethoden, inclusief het gebruik van software of tools die werkactiviteiten traceren, en ervoor zorgen dat alle controles voldoen aan de privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werknemers moeten weten welke gegevens worden verzameld, hoe ze worden gebruikt en voor welk doel. Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat door het bedrijf verstrekte apparaten (zoals laptops en telefoons) veilig zijn en dat persoonlijke gegevens beschermd blijven tegen onbevoegde toegang.
Daarnaast moeten werkgevers overwegen om vergoedingen of onkostenvergoedingen aan te bieden voor werknemers die thuiswerken. Dit kunnen kosten zijn voor kantoorbenodigdheden aan huis (zoals bureaus, stoelen of computers), maar ook lopende uitgaven zoals internettoegang, telefoonrekeningen of elektriciteit. Door financiële steun te bieden kan een werkgever een positievere ervaring met thuiswerken creëren en ervoor te zorgen dat werknemers niet financieel worden belast door de logistiek van het thuiswerken. Het is belangrijk voor werkgevers om duidelijk te maken welke kosten gedekt worden en wat de procedure is voor het indienen van vergoedingsaanvragen.
Tot slot moeten werkgevers zich bewust zijn van de mogelijkheid dat werknemers een burn-out of isolement kunnen ervaren wanneer ze thuiswerken. Om deze risico's te beperken, moeten werkgevers mogelijkheden bieden voor sociale interactie, samenwerking in teams en professionele ontwikkeling. Dit doe je bijvoorbeeld door middel van regelmatige virtuele vergaderingen, online teambuildingactiviteiten en het onderhouden van een open communicatielijn om ervoor te zorgen dat werknemers zich verbonden voelen met de bedrijfscultuur en zich gesteund voelen in hun rol.
Door deze belangrijke juridische en praktische kwesties aan te pakken kun je als werkgever een omgeving voor thuiswerken creëren die voldoet aan de arbeidswetgeving, de rechten van werknemers beschermt en de productiviteit en het welzijn bevordert. Beide partijen hebben er baat bij als er duidelijke verwachtingen worden gesteld en wettelijke verplichtingen worden nageleefd, zodat er een eerlijke, efficiënte en duurzame regeling voor thuiswerken ontstaat.
Ons Human Capital Services-team gaat samen met jou deze uitdagingen aan en bedenkt nieuwe oplossingen met een unieke balans van schaalgrootte, service en vaardigheden. Met onze multidisciplinaire en geïntegreerde aanpak zijn wij de juiste sparringpartner voor jou en je werknemers
