Juist augustus en september zijn daarom belangrijke maanden. Door nu inzicht te krijgen in je WKR-positie, kun je nog bewust keuzes maken voor de laatste maanden van het jaar.
Hoe staat jouw organisatie ervoor?
De WKR biedt werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan medewerkers te geven. Met een goede inrichting van de regeling voorkom je niet alleen verrassingen, maar zet je de beschikbare vrije ruimte ook bewust in voor aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en de waardering van medewerkers.
Een tussentijdse controle geeft onder andere antwoord op de volgende vragen:
- Hoeveel van de verwachte vrije ruimte is inmiddels benut?
- Zijn kosten correct beoordeeld als gerichte vrijstelling, nihilwaardering of vrije ruimte?
- Welke uitgaven staan nog gepland voor het laatste kwartaal?
- Is er nog ruimte beschikbaar die bewust kan worden ingezet voor medewerkers?
Kijk verder dan de salarisadministratie
De WKR is niet uitsluitend een onderwerp voor Payroll. Veel vergoedingen en verstrekkingen worden verwerkt binnen HR of de financiële administratie. Denk aan personeelsactiviteiten, attenties, declaraties of andere kosten die niet rechtstreeks via de loonstrook lopen. Daarom is een goede samenwerking tussen Payroll, HR en Finance essentieel.
Werkgevers die gebruikmaken van Loket.nl kunnen gedurende het jaar inzicht houden in hun WKR-administratie. Naast de gegevens die vanuit de salarisadministratie worden verwerkt, kunnen ook kosten uit de financiële administratie worden toegevoegd. Hierdoor ontstaat één totaaloverzicht van de benutting van de vrije ruimte en wordt tijdig zichtbaar hoeveel ruimte nog beschikbaar is.
Tijd om na te denken over de mogelijkheden
Een tussentijdse analyse biedt niet alleen inzicht, maar creëert ook handelingsruimte.
Wanneer blijkt dat er nog vrije ruimte beschikbaar is, kun je tijdig nadenken over de manier waarop je deze wilt inzetten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een kerstpakket;
- Een personeelsfeest (fiscaal aantrekkelijk op de werkplek);
- Een fietsregeling;
- Sportvoorzieningen (fiscaal aantrekkelijk op de werkplek);
- Andere vergoedingen of verstrekkingen aan medewerkers die binnen de WKR kunnen worden ondergebracht.
Werkgevers die pas aan het einde van het jaar inzicht krijgen in hun WKR-positie, missen vaak de mogelijkheid om dergelijke keuzes nog zorgvuldig voor te bereiden.
Praktijkvoorbeeld: vrije ruimte strategisch inzetten
Stel dat je een werknemer een netto prestatiebonus van € 500 wilt geven. Wanneer dit bedrag regulier via de loonadministratie wordt gebruteerd, leidt dit tot een hoger brutobedrag en een hogere afdracht aan de Belastingdienst. Als er voldoende vrije ruimte beschikbaar is, kan worden beoordeeld of hetzelfde nettobedrag als eindheffingsloon binnen de WKR kan worden aangewezen. In dat geval ontvangt de werknemer eveneens € 500 netto en is geen eindheffing verschuldigd. Is er geen vrije ruimte meer beschikbaar, dan bedraagt de eindheffing 80% over dit nettobedrag. In de voorbeelden is zichtbaar wat het verschil kan zijn voor een werknemer met een salaris onder én boven het maximum premieloon.
![Netto 500 euro WKR]()
Controleer ook de fiscale kwalificatie
Een juiste beoordeling van kosten blijft belangrijk. Sommige vergoedingen drukken namelijk helemaal niet op de vrije ruimte, omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. Denk aan opleidingen, vakliteratuur, zakelijke reiskosten, VOG-kosten en noodzakelijke hulpmiddelen. Andere vergoedingen komen juist wel ten laste van de vrije ruimte.
Door hier gedurende het jaar aandacht aan te besteden, ontstaat vaak beter inzicht in de daadwerkelijk beschikbare ruimte.
Begin op tijd
Veel werkgevers zien de WKR nog als een jaarlijkse controle achteraf. In werkelijkheid biedt de regeling juist kansen wanneer gedurende het jaar actief wordt gemonitord en waar nodig wordt bijgestuurd.
Augustus en september zijn daarom vaak belangrijker dan november. Dit is het moment waarop nog keuzes kunnen worden gemaakt, budgetten kunnen worden beoordeeld en mogelijkheden voor medewerkers kunnen worden verkend. Zodra het vierde kwartaal vergevorderd is, blijft er meestal weinig ruimte over om nog bij te sturen.
Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat?
Onze Payroll- en WKR-specialisten helpen je graag bij het beoordelen van je huidige WKR-positie. Samen brengen we in kaart hoeveel vrije ruimte nog beschikbaar is, welke aandachtspunten er zijn en welke mogelijkheden er nog bestaan voor de rest van het jaar.
Wil je verder praten over deze inzichten? Neem contact met ons op.
Neem contact op
