IND-inspecties: Wat Nederlandse werkgevers moeten weten over naleving van het erkend referentschap

Een privilege dat verantwoordelijkheid met zich meebrengt

De status van erkend referent stelt bedrijven in staat om immigratieprocedures te versnellen bij het aannemen van internationaal talent. Deze status wordt verleend op basis van vertrouwen: de IND gaat ervan uit dat referenten zich aan wettelijke verplichtingen houden en voert daarom geen uitgebreide controles uit tijdens het aanvraagproces. De nadruk ligt op toezicht ná goedkeuring.

Om de status van erkend referent toe te kennen, voert de IND diepgaande beoordelingen uit, waaronder een analyse van de financiële gezondheid en operationele continuïteit van een bedrijf. Als er zorgen zijn over de solvabiliteit in de afgelopen drie jaar, kan de IND de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) raadplegen, wat de goedkeuring met zes maanden of langer kan vertragen.

Dit op vertrouwen gebaseerde model verandert echter. Strenger toezicht op de kennismigrantenregeling, de intentie van het demissionaire kabinet om migratie naar Nederland te beperken en inspanningen om misbruik van de regeling te voorkomen, hebben geleid tot meer frequente IND-audits. De nalevingsvereisten zullen naar verwachting nog strenger worden. Onlangs heeft de IND de administratieplicht voor erkende referenten uitgebreid, waardoor zij daadwerkelijk bewijs van salarisbetalingen moeten bewaren. Je vindt onze update hierover in dit artikel.

Wat triggert een IND-inspectie?

Inspecties kunnen om verschillende redenen worden gestart, waaronder:

• Klachten of signalen van niet-naleving
• Willekeurige selectie
• Inconsistenties in salarisbetalingen of documentatie
• Zorgen over verblijfsstatus en arbeidsvoorwaarden

Deze inspecties worden doorgaans vooraf aangekondigd.

IND-auditproces

Wanneer een bedrijf wordt geselecteerd voor een audit, vraagt de IND eerst om specifieke documenten, zoals:

• Bewijs van salarisbetalingen over meerdere maanden of jaren
• Loonstroken
• Verklaring omtrent het gedrag (antecedentenverklaring)

Na beoordeling van deze stukken voert de IND een bezoek ter plaatse uit, inclusief een formeel interview met vertegenwoordigers van het bedrijf en aanvullende vragen over nalevingspraktijken. Na het bezoek stelt de IND een schriftelijk rapport op met de bevindingen en mogelijke consequenties.

Kritieke nalevingsgebieden

Om de referentenstatus te behouden en sancties te voorkomen, moeten bedrijven aandacht besteden aan de volgende gebieden:

1. Documentatie en administratie

Referenten moeten volledige en nauwkeurige dossiers bijhouden voor elke gesponsorde werknemer, waaronder:

• Kopieën van paspoort en verblijfsvergunning
• Arbeidsovereenkomsten en functieomschrijvingen
• Loonstroken
• Registratie van wijzigingen in arbeidsvoorwaarden
• Vanaf januari 2026: Bewijs van salarisbetaling naar de bankrekening van de werknemer

Deze documenten moeten minimaal vijf jaar na vertrek van de werknemer worden bewaard.

2. Tijdige meldingen

Erkende referenten moeten de IND binnen 28 dagen informeren over belangrijke wijzigingen, zoals:

• Beëindiging van het dienstverband
• Wijzigingen in functie, werktijden of salarisverlaging
• Bedrijfsgerelateerde wijzigingen zoals liquidatie

Een wijziging van het administratieve adres van de erkende referent moet binnen twee weken worden gemeld.

3. Zorgplicht

Als erkend referent heb je een zorgplicht. Dit betekent dat je een zorgvuldig en verantwoord wervings- en selectieproces voor buitenlandse werknemers moet waarborgen. Tijdens een audit kan de IND bewijs van deze praktijken opvragen.

Daarnaast moet je buitenlandse werknemers informeren over toelatings- en verblijfsvereisten en andere relevante regelgeving. Wij kunnen adviseren hoe je duidelijke registraties bijhoudt die aantonen dat werknemers correct zijn geïnformeerd.

4. Speciale aandachtspunten

• Minimumsalarisdrempels: Begrijp welke toelagen meetellen voor de salariseis.
• Verlofuren: Bepaalde vormen van verlof kunnen ertoe leiden dat het salaris onder de vereiste drempel komt. Wettelijk ouderschapsverlof mag het salaris verlagen, maar andere vormen, zoals onbetaalde extra vakantiedagen, kunnen leiden tot niet-naleving. Specifieke verlofvormen kunnen ook een meldingsplicht triggeren.
• Thuiswerken: Dit kan gevolgen hebben voor verblijfsvergunningen, belasting en sociale zekerheid.

Gevolgen van niet-naleving

Het niet voldoen aan verplichtingen als erkend referent kan ernstige gevolgen hebben

• Waarschuwing: Geldig voor 24 maanden. Herhaalde overtredingen in deze periode kunnen leiden tot boetes.
• Bestuurlijke boetes: Tot € 1.500 voor natuurlijke personen en € 3.000 voor rechtspersonen.
• Opschorting of intrekking van referentenstatus: Dit kan de verblijfsstatus van buitenlandse werknemers beïnvloeden en toekomstige werving bemoeilijken.
• Strafrechtelijke vervolging: In extreme gevallen kan de zaak worden doorverwezen naar het Openbaar Ministerie.

Hoe bereid je je voor op een IND-inspectie?

Proactieve voorbereiding is cruciaal om inspecties soepel te laten verlopen. Best practices zijn:

• Voer regelmatig interne controles uit om te zorgen dat alle documentatie volledig en actueel is.
• Centraliseer je administratie in een veilig digitaal systeem voor eenvoudige toegang.
• Train HR-medewerkers in immigratieregels en vereisten.
• Monitor salarisdrempels en andere updates; pas belonings- en mobiliteitsbeleid hierop aan.
• Implementeer een meldingssysteem om tijdige rapportage van wijzigingen te waarborgen.

Een IND-inspectie kan een kans zijn om interne processen te versterken. Door robuuste nalevingssystemen te implementeren en op de hoogte te blijven van regelgeving, kunnen Nederlandse werkgevers internationaal talent blijven aantrekken en tegelijkertijd volledig voldoen aan immigratiewetgeving.

Wil je deze inzichten bespreken? Neem contact met ons op.

Neem contact op