Mijn klant betaalt de factuur niet, wat nu?

Stappenplan opstellen voor de betaling

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de betaling op zich laat wachten:

• Een factuur blijft ergens liggen;
• Iemand op de boekhouding is op vakantie;
• Er is sprake van tijdelijke geldnood;
• Of de betaling is al ingepland, maar simpelweg nog niet uitgevoerd.

Een positieve grondhouding is belangrijk. Een stappenplan om de betaling alsnog te ontvangen is minstens nét zo belangrijk! In dit artikel belichten we de belangrijkste stappen die u kunt nemen om uw factuur alsnog betaald te krijgen.  

Hierbij zullen wij onderscheid maken tussen enerzijds zakelijke klanten en anderzijds particuliere klanten. Indien uw klant een particulier is, geldt namelijk een ander stappenplan. 
Bij een zakelijke klant gelden de volgende stappen: 

Stap 1: stuur een betalingsherinnering 

U stuurt een betalingsherinnering per brief of per e-mail. Deze brief is een vriendelijke herinnering om de klant erop te attenderen dat de betalingstermijn is verstreken. Het kan immers zo zijn dat de late betaling rust op een vergissing of dat de betaling de herinnering gekruist heeft. In een betalingsherinnering worden over het algemeen nog geen (extra) kosten vermeld. Heeft u na een week niets gehoord van de klant? Pak dan even de telefoon om te vragen wat er aan de hand is met de niet-betaalde factuur. Maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn en bevestig deze afspraak schriftelijk. Dat kan gewoon per e-mail.  

Stap 2: stuur een tweede betalingsherinnering of aanmaning 

Was de eerste herinnering of een telefoongesprek niet succesvol? Stuur dan een tweede betalingsherinnering. Dat noemen we juridisch een “aanmaning”. Met een aanmaning biedt u de klant de laatste mogelijkheid om te betalen, voordat verdere (juridische) stappen worden ondernomen. In een aanmaning staan meestal de volgende zaken vermeld:  

• De datum waarop de aanmaning is verstuurd; 
• Het bedrag dat nog openstaat; 
• Een verzoek om de openstaande factuur zo spoedig mogelijk te betalen; 
• Het vermelden van eventuele extra kosten, zoals rente of administratiekosten; 
• De consequenties van het niet betalen, zoals het overdragen van de vordering aan een incassobureau; 
• Informatie over de betalingswijze en betalingstermijn; 
• Contactinformatie van het bedrijf voor vragen of verdere afspraken. 

Verdere juridische stappen: ingebrekestelling 

Wordt de factuur na de herinnering en aanmaning nog steeds niet betaald? Dan kunt u ervoor kiezen om juridische stappen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan het inschakelen van een incassobureau die voor u de onbetaalde factuur en incassokosten int. Een andere mogelijkheid is het direct inschakelen van een gerechtsdeurwaarder die voor u het minnelijk invorderingstraject start; de ervaring leert dat de lijntjes met de deurwaarder vaak korter zijn dan die met een incassobureau. Het is ook mogelijk om een advocaat in de hand te nemen, wat in veel gevallen duurder is dan voorgaande opties. 

U kunt er ook voor kiezen om de klant zelf officieel in gebreke te stellen. Dit doet u met een brief van ingebrekestelling. Hiermee biedt u de wederpartij een laatste kans om het gebrek te herstellen. De wederpartij krijgt daarvoor een redelijke termijn van meestal twee weken. Na het verstrijken van deze redelijke termijn is de wederpartij 'in verzuim'. Pas dan heeft u wettelijk gezien de mogelijkheid een gerechtelijke procedure te starten. Hierin kunt u vragen om de bijbehorende overeenkomst te ontbinden en om een aanvullende schadevergoeding voor het niet betalen van de factuur.  

In een aantal gevallen is een ingebrekestelling niet nodig. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als nakoming van de overeenkomst, in dit geval de betaling van de factuur, door de klant niet meer mogelijk is. Dat is bijvoorbeeld zo in het geval van een faillissement. Dan stuurt u een brief naar de curator, met de vraag om uw vordering op de crediteurenlijst te zetten. Een ingebrekestelling is ook niet vereist als uit een mededeling of uit de houding van de klant blijkt dat hij sowieso niet van plan is het openstaande bedrag te betalen.  

WIK-herinneringsbrief

Bij een particuliere klant of consumentenvordering dient u in eerste instantie een WIK-herinneringsbrief te sturen. In deze brief geeft u de klant tot 14 dagen na ontvangst van de brief de gelegenheid om de factuur zonder extra kosten alsnog te betalen.

Hierbij worden ook de eventuele incassokosten vermeld. De verplichting om deze herinneringsbrief te sturen komt voort uit de Wet Incassokosten (WIK). Wees ervan bewust dat u alleen BTW mag rekenen over de incassokosten als u zelf ook BTW-plichtig bent! Hier hebben wij dan ook twee verschillende brieven voor.

Heeft de klant na 14 dagen nog steeds niet betaald? Dan is het aan te raden om een advocaat, incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over mogelijke juridische stappen wanneer een klant uw factuur niet betaalt? Of heeft u vragen over andere juridische zaken. 

Neem contact op met één van onze experts.