Factuur

Mijn klant betaalt de factuur niet, wat nu?

Door:
Matthias Stuij
man calling client next to window
Uw factuur wordt niet betaald: het is een uitdaging waar elke ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt of zelfs slapeloze nachten van krijgt., Weet dat het niet altijd zo is dat klanten uw factuur niet wíllen betalen. Wij geven u handvatten om grip te krijgen op het betalingsproces.
Onderwerpen

Maak binnen 5 minuten uw juridische document

Legal docs van Grant Thornton maakt het voor u mogelijk in 3 stappen.

De documenten uit de contractenwebshop zijn standaarddocumenten die u zelf samenstelt. U koopt deze documenten dus zonder een persoonlijk juridisch advies.

Stappenplan opstellen voor de betaling

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de betaling op zich laat wachten:

  • Een factuur blijft ergens liggen;
  • Iemand op de boekhouding is op vakantie;
  • Er is sprake van tijdelijke geldnood;
  • Of de betaling is al ingepland, maar simpelweg nog niet uitgevoerd.

Een positieve grondhouding is belangrijk. Een stappenplan om de betaling alsnog te ontvangen is minstens nét zo belangrijk! In dit artikel belichten we de belangrijkste stappen die u kunt nemen om uw factuur alsnog betaald te krijgen.  

Stap 1: stuur een betalingsherinnering 

U stuurt een betalingsherinnering per brief of per e-mail. Deze brief is een vriendelijke herinnering om de klant erop te attenderen dat de betalingstermijn is verstreken. Het kan immers zo zijn dat de late betaling rust op een vergissing of dat de betaling de herinnering gekruist heeft. In een betalingsherinnering worden over het algemeen nog geen (extra) kosten vermeld. Heeft u na een week niets gehoord van de klant? Pak dan even de telefoon om te vragen wat er aan de hand is met de niet-betaalde factuur. Maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn en bevestig deze afspraak schriftelijk. Dat kan gewoon per e-mail.  

Stap 2: stuur een tweede betalingsherinnering of aanmaning 

Was de eerste herinnering of een telefoongesprek niet succesvol? Stuur dan een tweede betalingsherinnering. Dat noemen we juridisch een “aanmaning”. Met een aanmaning biedt u de klant de laatste mogelijkheid om te betalen, voordat verdere (juridische) stappen worden ondernomen. In een aanmaning staan meestal de volgende zaken vermeld:  

  • De datum waarop de aanmaning is verstuurd; 
  • Het bedrag dat nog openstaat; 
  • Een verzoek om de openstaande factuur zo spoedig mogelijk te betalen; 
  • Het vermelden van eventuele extra kosten, zoals rente of administratiekosten; 
  • De consequenties van het niet betalen, zoals het overdragen van de vordering aan een incassobureau; 
  • Informatie over de betalingswijze en betalingstermijn; 
  • Contactinformatie van het bedrijf voor vragen of verdere afspraken. 

Verdere juridische stappen: ingebrekestelling 

Wordt de factuur na de herinnering en aanmaning nog steeds niet betaald? Dan kunt u ervoor kiezen om juridische stappen te nemen. Denk dan bijvoorbeeld aan het inschakelen van een incassobureau. U kunt er ook voor kiezen om de klant zelf officieel in gebreke te stellen. Dit doet u met een brief van ingebrekestelling. Hiermee biedt u de wederpartij een laatste kans om het gebrek te herstellen. De wederpartij krijgt daarvoor een redelijke termijn van meestal twee weken. Na het verstrijken van deze redelijke termijn is de wederpartij 'in verzuim'. Pas dan heeft u wettelijk gezien de mogelijkheid een gerechtelijke procedure te starten. Hierin kunt u vragen om de bijbehorende overeenkomst te ontbinden en om een aanvullende schadevergoeding voor het niet betalen van de factuur.  

In een aantal gevallen is een ingebrekestelling niet nodig. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als nakoming van de overeenkomst, in dit geval de betaling van de factuur, door de klant niet meer mogelijk is. Dat is bijvoorbeeld zo in het geval van een faillissement. Dan stuurt u een brief naar de curator, met de vraag om uw vordering op de crediteurenlijst te zetten. Een ingebrekestelling is ook niet vereist als uit een mededeling of uit de houding van de klant blijkt dat hij sowieso niet van plan is het openstaande bedrag te betalen.  

Heeft u een brief betalingsherinnering, aanmaning of ingebrekestelling nodig? Met Legal Docs stelt u bovenstaande genoemde brieven gratis op! Verder vindt u hier nog veel meer handige contracten voor u als ondernemer.    

Wilt u meer weten over mogelijke juridische stappen wanneer een klant uw factuur niet betaalt? Of heeft u vragen over andere juridische zaken. Neem contact op met een van onze experts.