Geldt de wet voor jouw organisatie?
Bedrijven met 50 of meer werknemers zijn al geruime tijd verplicht om een interne meldregeling voor klokkenluiders te hebben. Met de invoering van de Wet bescherming klokkenluiders zijn de eisen van deze meldregeling echter aanzienlijk uitgebreid, waardoor klokkenluidersregelingen in veel gevallen niet meer voldoen aan de actuele wetgeving.
De definitie van ‘werknemer’ is met de Wbk uitgebreid. Zo luidt de definitie van werknemer: “degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht dan wel degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht”. Dit betekent dat niet alleen mensen in loondienst als werknemer worden aangemerkt. Ook onderaannemers, betaalde stagiairs, uitzendkrachten en zzp’ers moeten worden meegeteld bij deze beoordeling. Deze personen tellen daardoor mee bij het vaststellen of de grens van 50 werknemers wordt bereikt. Daarbij gaat het om het aantal werkzame personen en niet om het aantal fte binnen de organisatie.
Minder dan 50 werknemers in jouw organisatie? Maar wel als werkgever werkzaam op het gebied van financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaar, maritieme arbeid en havenstaatcontrole en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten? Ook dan moet de organisatie een klokkenluidersregeling hebben die voldoet aan Wbk.
Belangrijke onderdelen in de klokkenluidersregeling
Aangewezen onafhankelijke functionaris
De wet vereist expliciet dat werknemers een melding kunnen doen bij een aangewezen onafhankelijke functionaris. Het aanwijzen van een functionaris was al onderdeel van de voorgaande wetgeving. De functionaris moet aantoonbaar onafhankelijk zijn.
In de praktijk zien we regelmatig dat het hoofd HR, een directielid, de CFO of de compliance officer als meldpunt wordt aangewezen. Ook komt het voor dat meldingen kunnen worden gedaan bij oud-bestuurders of personen die in het verleden aan de organisatie verbonden waren. De concrete eisen voor de onafhankelijke functionaris worden nog uitgewerkt via een Algemene maatregel van bestuur. De hiervoor genoemde voorbeelden zullen naar verwachting echter niet langer als voldoende onafhankelijk worden beschouwd.
Anoniem melden
In veel omringende landen was dit al verplicht. Met de Wbk moet ook Nederland hierin volgen. Organisaties zijn verplicht om een mogelijkheid te bieden voor anonieme meldingen.
Tot de invoering van deze wet was alleen een vertrouwelijke behandeling van meldingen op verzoek verplicht. Door deze wijziging moeten veel meldkanalen anders worden ingericht. Een organisatie kan niet langer volstaan met het beschikbaar stellen van een e-mailadres voor het melden van misstanden. Via e-mail kan anonimiteit immers niet worden gegarandeerd.
Ook het extern onderbrengen van een e-mailadres biedt hiervoor geen oplossing. De melder moet namelijk ook voor de onafhankelijke functionaris anoniem kunnen blijven. E-mailadressen, telefoonnummers en fysieke afspraken zijn vaak herleidbaar tot individuele personen. Zelfs handgeschreven brieven kunnen worden herkend aan een handschrift.
Bijhouden van meldingen in een daarvoor ingericht register
Meldingen moeten vastgelegd worden in een specifiek daarvoor ingericht register. Daarbij moet rekening worden gehouden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Deze verplichting dwingt werkgevers om kritisch na te denken over welke gegevens worden opgeslagen, waar deze worden opgeslagen en hoe lang zij worden bewaard.
Het vastleggen van meldingen in een Excel-bestand zal naar verwachting niet worden aangemerkt als een hiervoor ingericht register. De overheid stelt aanvullende eisen vast in de Algemene maatregel van bestuur die nog volgt.
Beschermingsmaatregelen tegen benadeling
Bescherming tegen benadeling maakte al onderdeel uit van de voorgaande wetgeving. In de Wbk wordt benadeling verondersteld wanneer deze plaatsvindt tijdens of na de behandeling van een melding. Hierdoor verschuift de bewijslast naar de werkgever en is de melder beter beschermd dan voorheen.
De wet werkt de definitie van benadeling concreet uit. Naast ontslag en demotie vallen hieronder onder meer:
- intimidatie;
- pesterijen;
- overplaatsing;
- het onthouden van promotiekansen;
- een negatieve beoordeling;
- smaad en laster.
Mogelijkheid om direct extern te melden
Klokkenluiders kunnen direct een melding doen bij een aangewezen en bevoegde autoriteit buiten de organisatie. Daarnaast zijn organisaties verplicht om werknemers te informeren over deze mogelijkheid.
Een bevoegde autoriteit is vaak de toezichthouder binnen een specifieke sector of branche. Onder de voorgaande wet moest een melder eerst het interne meldproces doorlopen. Wanneer een goed intern meldkanaal ontbreekt, kan dit klokkenluiders ertoe bewegen om direct extern melding te maken.
Waar kunnen wij je bij helpen?
Wij bieden een integrale aanpak voor de klokkenluidersregeling:
- Implementatie en advies: wij zorgen ervoor dat de klokkenluidersregeling voldoet aan de Wbk;
- Technisch platform: wij bieden een klokkenluidersplatform dat melders de mogelijkheid geeft om anoniem te melden én in contact te blijven over de opvolging van hun melding. Het platform fungeert tegelijkertijd als register waarin alle meldingen worden vastgelegd. Hierdoor kun je als organisatie aantonen dat opvolgingstermijnen zijn nageleefd;
- Casemanagement: wij treden op als onafhankelijke functionaris die klokkenluidersmeldingen analyseert en ervoor zorgt dat deze volgens de juiste procedures worden onderzocht door medewerkers binnen de organisatie of door onze specialisten;
- Onderzoek: wij voeren onderzoek uit naar meldingen waarvan de ernst zodanig is dat een onafhankelijk extern onderzoek noodzakelijk is.
Naast bovenstaande diensten bieden wij deze ondersteuning ook aan als onderdeel van onze bredere integriteitsdienstverlening. We beoordelen onder meer de tone at the top, gedragscodes en de naleving daarvan, communicatie en de interne beheersing van integriteitsgevoelige processen zoals KYC- en integiteitsscreenings.
Ben jij benieuwd of je organisatie voldoet aan alle eisen?
Neem contact op met een van onze experts.
Neem contact op
