Maar hoe ver kun je als werkgever daarin gaan? Kun je werknemers verplichten om vaker naar kantoor te komen? En welke rol speelt de ondernemingsraad (OR) daarbij? Een duidelijke thuiswerkregeling kan veel discussie voorkomen. In dit artikel lees je wat een thuiswerkregeling inhoudt, wanneer de OR betrokken moet worden en waar je als werkgever rekening mee moet houden bij het invoeren of wijzigen van een regeling.
Wat is een thuiswerkregeling?
In een thuiswerkregeling leg je vast welke afspraken binnen de organisatie gelden rondom thuiswerken. Denk daarbij aan vragen als: wie mag thuiswerken, hoeveel dagen per week is dat toegestaan en onder welke voorwaarden?
Veelvoorkomende onderwerpen in een thuiswerkregeling zijn:
- Welke functies geschikt zijn om geheel of gedeeltelijk thuis uit te voeren.
- Het maximale aantal thuiswerkdagen.
- Werktijden, bereikbaarheid en beschikbaarheid.
- Vergoedingen voor de thuiswerkplek.
- De thuiswerkvergoeding.
- Regels over vertrouwelijke informatie en cyberveiligheid.
- Arbeidsomstandigheden en de inrichting van de werkplek.
Door deze afspraken duidelijk vast te leggen, weten werknemers waar zij aan toe zijn en ontstaat meer uniformiteit binnen de organisatie.
Hebben werknemers recht op thuiswerken?
Een werknemer heeft in principe geen wettelijk recht op thuiswerken. Dat betekent echter niet dat je als werkgever altijd zonder meer kunt bepalen dat iedereen weer volledig op kantoor moet werken.
Wanneer thuiswerken jarenlang structureel is toegestaan of hierover duidelijke afspraken zijn gemaakt, kan thuiswerken onder omstandigheden onderdeel zijn geworden van de arbeidsvoorwaarden. In dat geval kun je een wijziging niet altijd eenzijdig doorvoeren.
Je zult dan vaak een beroep moeten kunnen doen op een eenzijdig wijzigingsbeding of moeten aantonen dat sprake is van een voldoende zwaarwegend bedrijfsbelang dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer.
Wanneer moet de OR worden betrokken?
Omdat een thuiswerkregeling invloed heeft op de manier waarop werknemers hun werkzaamheden uitvoeren, kan de ondernemingsraad een belangrijke rol spelen. Organisaties met vijftig of meer werknemers zijn in beginsel verplicht een OR te hebben.
De OR beschikt onder meer over een instemmingsrecht op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Dat betekent dat bepaalde besluiten pas kunnen worden genomen nadat de OR daarmee heeft ingestemd.
Of dit ook geldt voor een thuiswerkregeling, hangt af van de inhoud van de regeling. Er bestaat daarom geen standaardantwoord. Instemming van de OR kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de regeling bepalingen bevat over:
- Werktijden.
- Bereikbaarheid.
- Arbeidsomstandigheden.
- Voorwaarden rondom thuiswerken.
In verschillende rechterlijke uitspraken is geoordeeld dat een wijziging van het aantal thuiswerkdagen instemmingsplichtig kan zijn, omdat die wijziging gevolgen heeft voor onderwerpen die onder artikel 27 WOR vallen.
Het is daarom verstandig om vooraf zorgvuldig te beoordelen of een thuiswerkregeling onder het instemmingsrecht van de OR valt. Bij twijfel is het vaak verstandig om de OR vroegtijdig te betrekken. Dat voorkomt discussies achteraf en zorgt doorgaans voor meer draagvlak binnen de organisatie.
Wat als de OR niet instemt?
Neem je als werkgever een instemmingsplichtig besluit zonder toestemming van de OR? Dan kan de OR de nietigheid van dat besluit inroepen. In dat geval wordt het besluit geacht nooit rechtsgeldig te zijn genomen en kun je het besluit in principe niet uitvoeren.
Ook het moment waarop je de OR betrekt, is belangrijk. De OR moet kunnen meedenken over een voorgenomen besluit voordat de beslissing definitief wordt genomen. Als de OR pas wordt geïnformeerd wanneer alles al vaststaat, wordt het doel van het instemmingsrecht feitelijk omzeild.
Weigert de OR in te stemmen? Dan betekent dat niet automatisch dat het plan van tafel is. Je kunt de kantonrechter vragen om vervangende instemming te verlenen. De rechter zal dit alleen doen wanneer de weigering van de OR onredelijk is of wanneer sprake is van zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen om het besluit toch door te voeren.
Praktische tips voor werkgevers
Betrek de OR op tijd
Controleer vooraf of de thuiswerkregeling onder het instemmingsrecht van de OR valt. Door de OR al in een vroeg stadium te betrekken, voorkom je juridische discussies en vergroot je de kans op een regeling met breed draagvlak.
Zorg voor maatwerk
Een goede thuiswerkregeling verschilt per organisatie. Wat werkt binnen een accountantskantoor, hoeft niet te werken binnen een productiebedrijf. Stem de regeling daarom af op de aard van de werkzaamheden en de behoeften van zowel de organisatie als de werknemers.
Blijf evalueren
De manier waarop organisaties werken, verandert voortdurend. Het is daarom verstandig om regelmatig te beoordelen of de regeling nog aansluit bij de praktijk. Houd er daarbij rekening mee dat ook wijzigingen van een bestaande thuiswerkregeling opnieuw instemming van de OR kunnen vereisen.
Tot slot
Een thuiswerkregeling biedt duidelijkheid voor zowel werkgevers als werknemers. Wie een regeling wil invoeren of aanpassen, doet er verstandig aan vooraf te beoordelen of de ondernemingsraad daarbij een rol speelt. Het tijdig betrekken van de OR helpt om vertraging, juridische discussies en onnodige weerstand binnen de organisatie te voorkomen.
Heb je vragen over het opstellen of wijzigen van een thuiswerkregeling? Of wil je weten of instemming van de OR vereist is? Onze arbeidsrechtspecialisten helpen je graag verder.
Neem contact op
