Boekestijn is goed voorbereid op CSRD-rapportage!
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), de richtlijn over duurzaamheidsrapportage, verplicht bedrijven binnenkort om jaarlijks in het bestuursverslag niet-financiële informatie op te nemen die aansluit bij de European Sustainability Reporting Standards (ESRS), een bindende rapportagestandaard. Grant Thornton hielp Boekestijn zich hier, in vier maanden tijd, op voor te bereiden op een manier die past bij de duurzaamheidsambities van Boekestijn:
- We voerden een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) uit om te bepalen wat de meest relevante onderwerpen zijn waar Boekestijn op moet sturen en over moet rapporteren.
- We hielpen Boekestijn bij de voorbereiding van implementatie en de rapportage.
Welke aanpak gebruikte we, welke uitdagingen kwamen we tegen en welke lessen hebben we geleerd?
Stap 1 - Dubbele materialiteit: beoordeel de meest relevante invloeden, risico's en kansen
De DMA is het fundament van de CSRD-rapportage. Je bepaalt hierin welke onderwerpen deel uitmaken van de rapportage (en dus van jouw strategie), zowel vanuit het oogpunt van impact als vanuit financiële materialiteit. De CSRD eist dat je belanghebbenden bij deze analyse betrekt. Dit helpt namelijk om de omgeving, de effecten en de invloed van jouw bedrijf beter te begrijpen. Daarom betrok Boekestijn de stakeholders actief bij het opstellen van een eerste lijst met relevante onderwerpen. Het is soms een uitdaging en een tijdrovende klus om de juiste groep stakeholders te vinden en de beste manier te kiezen om hen te betrekken.
Stakeholderconsultatie opzetten en uitvoeren
Wij begeleidden Boekestijn bij het opzetten en uitvoeren van de stakeholderconsultatie. Boekestijn startte met een enquête om zo inzicht te krijgen in de onderwerpen die van materieel belang kunnen zijn. Zo ontstond een eerste lijst van onderwerpen die we daarna verfijnden met aanvullende inzichten uit een aantal uitgebreide interviews met stakeholders, zoals aandeelhouders, klanten en leveranciers.
Onderwerpen uitsplitsen
In de volgende fase van de DMA beoordeelden we de onderwerpen op de lijst en voorzagen deze van een ‘score’. We splitsten onderwerpen hierbij verder uit in specifieke gerelateerde impacts, risico's en kansen (impacts, risks and opportunities (IRO's)):
- Impacts: van binnen naar buiten
De effecten die een bedrijf heeft op mensen en milieu, zoals de uitstoot die gepaard gaat met het vervoer van goederen met vrachtwagens en het bieden van goede arbeidsomstandigheden om een gezonde en prettige werkcultuur voor de werknemers te waarborgen.
- Risico's en kansen: van buiten naar binnen
De impact die ESG-gerelateerde ontwikkelingen hebben op de financiële resultaten van het bedrijf. Zo creëert het verminderen van de uitstoot door vervoer (de negatieve impact) met het gebruik van schonere voertuigen voor Boekestijn de kans om zich als koploper te presenteren en mogelijk een concurrentievoordeel te behalen.
Dit dubbele materialiteitsprincipe (van binnen naar buiten én van buiten naar binnen) is de kern van de CSRD.
IRO-scores toekennen
Hierna voorzagen we de IRO's van een score op ‘reikwijdte, schaal, onomkeerbeerheid en waarschijnlijkheid’ (impacts) en op ‘omvang en waarschijnlijkheid’ (risico's en kansen). Hoe hoger de scores, hoe hoger de materialiteitsscore van een IRO en hoe hoger de materialiteit van een onderwerp.
Soms is het moeilijk een score toe te kennen aan een IRO. Neem bijvoorbeeld de impact van Boekestijn op broeikasgasemissies veroorzaakt door vervoer. Vergeleken met de jaarlijkse wereldwijde uitstoot lijkt de uitstoot van Boekestijn misschien niet significant. Toch vindt Boekestijn deze impact belangrijk en vindt het daarom essentieel om deze uitstoot te beperken. Daarom wezen we hier de score ‘significant’ toe aan de schaal. ‘Reikwijdte’ en ‘onomkeerbeerheid’ kregen respectievelijk de scores ‘significant’ en ‘hoog’, omdat de uitstoot van broeikasgassen gevolgen heeft voor de hele wereldbevolking en Boekestijn de effecten moeilijk kan verhelpen. Kennis van wáár impact, een risico of kans zich voordoet, levert inzichten op die helpen bij het scoringsproces. Is de impact alleen relevant voor vervoer of ook binnen inkoopprocessen, of bij beide?
Visualisatie helpt
Visualisaties helpen bij dit denkproces en bij de plaatsing van potentiële IRO's binnen de waardeketen van jouw bedrijf. Zo hielpen onderstaande (vereenvoudigde) visualisaties van de waardeketen Boekestijn bij het inschatten van de potentiële reikwijdte en schaal van de impacts.
![Boekestijn 1]()
Afbeelding 1: Visualisatie van de waardeketen
Definitieve materiële onderwerpen vaststellen
Nadat de IRO's van scores zijn voorzien, wordt de drempelwaarde voor materialiteit bepaald. Deze drempelwaarde wordt vastgesteld in samenspraak met de organisatie, en kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op bestaande processen voor risicomanagement en/of strategische overwegingen. Met de drempelwaarde stellen we de definitieve lijst van materiële onderwerpen vast. Over deze onderwerpen moet je volgens de normen van de ESRS als bedrijf rapporteren. Bij Boekestijn resulteerde de DMA in vijf materiële onderwerpen die we koppelden aan de overeenkomstige thematische normen van de ESRS:
- Klimaatverandering
- Leren en vaardigheden ontwikkelen
- Goed werkgeverschap
- Gezondheid en veiligheid
- Zakelijk gedrag
Stap 2 - Beleid, acties, kwantitatieve maatstaven en doelen: dicht hiaten op materiële onderwerpen
Volgens de CSRD-richtlijn moet je als bedrijf voor elk van deze materiële onderwerpen rapporteren over de relevante beleidsmaatregelen, actieplannen, indicatoren en doelstellingen (policies, action plans, measures and targets (PAMT)) binnen het bedrijf.
We gebruiken de gap-analyse om hiaten te identificeren: het verschil tussen het huidige beleid, actieplannen, maatstaven en doelen met betrekking tot een materieel onderwerp en wat een bedrijf moet ontwikkelen.
Beoordelen hiaten
Boekestijn gaf in eerste instantie prioriteit aan drie materiële onderwerpen om de hiaten met betrekking tot PAMT te beoordelen:
- Leren en vaardigheden ontwikkelen
- Zakelijk gedrag
- Klimaatverandering
Voor deze onderwerpen bekeek Boekestijn de huidige stand van zaken en bepaalden we samen aan de hand van ons ambitiemodel (afbeelding 2) het gewenste ambitieniveau. Aangezien de CSRD een transparantierichtlijn, helpt het vaststellen van de ambitie van het bedrijf om de implementatie te sturen.
![Boekestijn 2]()
Afbeelding 2: De fasen van ambitie
Implementatie
De implementatiefase richt zich op het ontwikkelen van de ontbrekende PAMT om de geïdentificeerde hiaten te dichten. Boekestijn heeft als transporteur direct invloed op klimaatverandering door de uitstoot die zij op de weg veroorzaken. Boekestijn werkt er momenteel hard aan om deze uitstoot te verminderen, bijvoorbeeld door het gebruik van schonere voertuigen of brandstoffen. De CSRD verplicht Boekestijn het beleid en de reikwijdte van deze inspanningen te beschrijven, evenals de aannames die ze daarbij doen, de doelstellingen en de relatie daarvan tot het opgestelde beleid. Bovendien schrijft de CSRD voor dat je als bedrijf de belangrijkste acties, verwachte uitkomsten, kwantitatieve indicatoren en methodologieën die je gebruikt om deze indicatoren te ontwikkelen specificeert. Dit is complex en daarom moet je PAMT goed opzetten om dit succesvol te laten zijn.
Bouwstenen ontwikkelen
Samen met Boekestijn creëerden we tijdens werksessies de aspecten van PAMT. Hierbij bouwden we verder op het werk dat eerder was gedaan. In deze sessies ontwikkelden we de essentiële bouwstenen die nodig zijn om de ambities te realiseren en bundelden we deze in een roadmap. De actieve betrokkenheid van het management bij dit proces versterkte betrokkenheid en draagvlak en hielp bij het bepalen van de ambities voor elk onderwerp. Deze roadmap voor de implementatie hielp Boekestijn bij het bepalen van de prioriteit van acties en bracht het traject naar volledige CSRD-compliance in een stroomversnelling.
Stap 3 - Het rapportagekader creëren: bereid CSRD-rapportage voor
De volgende stap voor Boekestijn is het voorbereiden van de CSRD-rapportage. Dit houdt in:
- Het opzetten van de rapportagestructuur.
- Het uitzetten van de grote lijnen van de rapportage.
- De afstemming van de duurzaamheidsverklaring op de ESRS-vereisten.
- Het opbouwen van controledossiers om naleving en transparantie tijdens het hele rapportageproces te garanderen.
Zet door, juist als het complex is!
Laat de recente Omnibus ontwikkelingen met betrekking tot de CSRD jouw duurzame vooruitgang niet in de weg staan. Een dubbele materialiteitsanalyse brengt inzichten en kan ingezet worden als een strategisch middel om je organisatie te versterken. Heb je een vraag over dubbele materialiteit of heeft jouw bedrijf begeleiding en ondersteuning nodig om duurzaamheid integraal in te richten? Neem dan contact op met één van onze experts en ontdek wat Grant Thornton voor jou kan betekenen!
Neem contact op
