Loontransparantie geldt ook onder 100 werknemers

Niet iedere werkgever krijgt dezelfde verplichtingen

De precieze Nederlandse uitwerking is nog bepalend voor de definitieve verplichtingen. Hoewel de Nederlandse wetgeving naar verwachting pas op 1 januari 2027 in werking treedt, kunnen werkgevers zich nu al voorbereiden op de nieuwe eisen rond loontransparantie.

Op hoofdlijnen is het belangrijk om drie groepen te onderscheiden:

“Minder dan 100 werknemers” is dus geen homogene categorie. Een werkgever met 30 werknemers kan op onderdelen met andere transparantieverplichtingen te maken krijgen dan een werkgever met 75 werknemers. Voor beide geldt wel dezelfde basisvraag: zijn beloningskeuzes objectief, genderneutraal en uitlegbaar?

Geen rapportageplicht, wel uitlegbaar belonen

Voor kleinere werkgevers zit het grootste risico niet in het ontbreken van een rapportage. Het zit in informele beloningskeuzes die historisch zijn gegroeid, maar later niet consequent of objectief blijken uit te leggen. 

Een werknemer kan informatie opvragen over de eigen beloning en over de gemiddelde beloningsniveaus voor werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk verrichten, uitgesplitst naar geslacht. De werkgever moet zo’n verzoek zorgvuldig en binnen de geldende antwoordtermijn behandelen. In het huidige kader wordt daarbij uitgegaan van een termijn van twee maanden. 

Dat vraagt meer dan een overzicht uit de salarisadministratie. De werkgever moet eerst kunnen bepalen welke functies gelijk of gelijkwaardig zijn, welke criteria een verschil verklaren en waar eventuele individuele afwijkingen op zijn gebaseerd. Zonder die basis wordt een antwoord al snel ad hoc, inconsistent of onvoldoende onderbouwd.

Wat als een werknemer vragen stelt?

Een praktische vraag voor iedere werkgever is:

Als een medewerker morgen vraagt waarom een collega meer verdient, kun je dat dan objectief uitleggen?

Juist binnen kleinere organisaties zijn salarisafspraken vaak historisch gegroeid. Soms zijn functies niet actueel beschreven, ontbreekt een duidelijk functiehuis of zijn individuele salarisafspraken ontstaan door arbeidsmarktkrapte of onderhandeling. Dat hoeft niet direct verkeerd te zijn, maar het wordt wel belangrijker dat beloningsverschillen uitlegbaar zijn.

Het risico voor kleinere werkgevers is niet dat zij geen rapportage kunnen indienen, maar dat zij een individueel informatieverzoek niet zorgvuldig, tijdig en consistent kunnen beantwoorden.

Ook recruitment verandert

Loontransparantie begint al vóór indiensttreding. Werkgevers moeten daarom onder meer kijken naar: 

• informatie over de aanvangsbeloning of salarisbandbreedte vóór de arbeidsonderhandelingen; 

• genderneutrale functietitels en vacatureteksten; 

• het niet vragen naar de salarisgeschiedenis van een kandidaat; 

• objectieve criteria voor selectie en inschaling. 

Juist voor kleinere werkgevers is dit een haalbare eerste stap. Vacaturetemplates, standaardvragen en afspraken over inschaling zijn relatief overzichtelijk aan te passen. Daarmee wordt niet alleen het proces transparanter, maar verklein je ook de kans dat eerdere, mogelijk onverklaarbare salarisverschillen zich bij nieuwe instroom herhalen. 

Je hoeft niet direct een uitgebreid functiehuis te bouwen 

Een klein bedrijf hoeft loontransparantie niet meteen als een omvangrijk juridisch of HR-project aan te pakken. Begin bij de functies waar omvang, verantwoordelijkheden of beloning onvoldoende helder zijn. Leg vervolgens vast welke objectieve criteria salaris en salarisgroei bepalen, bijvoorbeeld functiezwaarte, relevante ervaring, verantwoordelijkheden en kennis. 

Functiebeschrijvingen en functiewaardering helpen om functies objectief te vergelijken. Maar de aanpak moet passen bij de omvang en complexiteit van de organisatie. Het doel is niet om zoveel mogelijk beleid te maken. Het doel is dat je belangrijke beloningskeuzes kunt reconstrueren, toetsen en uitleggen. 

Kun je deze vier vragen direct beantwoorden? 

1. Welke functies binnen je organisatie zijn gelijk of gelijkwaardig?
2. Welke objectieve criteria bepalen salaris en salarisgroei?
3. Waar zijn individuele afwijkingen vastgelegd en onderbouwd?
4. Wie beantwoordt een informatieverzoek van een werknemer?

Begin klein, maar begin wel

Wachten op de definitieve wetgeving lijkt efficiënt, maar veel voorbereidend werk staat los van de laatste juridische details. Actuele functiebeschrijvingen, duidelijke beloningscriteria, vastgelegde afwijkingen en consistente recruitmentcommunicatie zijn nu al waardevol. 

Loontransparantie betekent niet dat iedereen hetzelfde moet verdienen. Het betekent wel dat verschillen op objectieve en genderneutrale gronden moeten zijn gebaseerd en dat je die verschillen kunt uitleggen. Wie dat nu organiseert, voorkomt dat vragen later onder tijdsdruk en per geval moeten worden beantwoord.

Wil je weten waar je staat?

Verzorgen wij jouw salarisadministratie? Dan kan loontransparantie een logisch vervolg zijn op bestaande inzichten in beloning. Salarisdata laat zien dát verschillen bestaan. De volgende vraag is waarom die verschillen bestaan en of de onderbouwing ervan standhoudt.

Daar komen Payroll, HR-advies en Arbeidsrecht samen. Wij ondersteunen je bij het actualiseren van functiebeschrijvingen, het opzetten van een uitlegbaar functiehuis, het beoordelen van beloningscriteria en het voorbereiden van je organisatie op loontransparantie.

Neem contact op