Ik heb een vraag! neem contact op
Werken in een omgeving waar zowel het melden als de melder veilig zijn. Wat is daarvoor nodig? Waarom zijn melders belangrijk voor uw organisatie? En welke stappen moet u volgen om te komen tot een passende en effectieve meldprocedure?
Cultuur is bepalend voor hoe veilig medewerkers zich voelen, wat zij als ‘normaal’ beschouwen en welke reacties zij verwachten wanneer zij een melding maken. De organisatiecultuur kan worden beschreven als de gedeelde manier van zijn, denken en handelen in een organisatie en vormt zich en verandert gedurende de tijd1. Het is belangrijk om continu aandacht te hebben voor het creëren en behouden van een passende organisatiecultuur.
Deze cultuur bepaalt in welke mate een potentiële melder zich veilig genoeg voelt om intern een misstand te melden. Een organisatiecultuur waarin een hoge mate van meldingsbereidheid is wordt een ‘speak-up’ cultuur genoemd. De rol die cultuur speelt bij het melden van misstanden wordt vaak over het hoofd gezien. Een rapport van Transparancy International (2019) toont aan dat organisaties gemiddeld 31% scoren2 als het gaat over het stimuleren van intern melden. Dit is een gemiste kans. Meldingen door medewerkers zorgen ervoor dat een organisatie tijdig op de hoogte is van misstanden, hier adequaat op in kan spelen en het voorkomt dat een misstand tot grote financiële of imago schade leidt. Het hebben van alleen een klokkenluidersregeling is niet voldoende, omdat de organisatiecultuur een belemmering kan vormen voor het intern melden van misstanden.
Het beslisproces van een potentiële melder kan zowel bewust als onbewust gebeuren en resulteert in het besluit om wel of niet een melding te maken. Binnen deze cultuur zijn verschillende aspecten belangrijk. Elk aspect bevatkansen voor organisaties om op in te spelen en zo de ‘speak-up’ cultuur te verbeteren. Zeven aspecten zijn uitgewerkt in het door ons gehanteerde framework3. Het duidelijk en frequent communiceren over deze zeven aspecten bevordert de ‘speak-up’ cultuur binnen uw organisatie wanneer de gehele organisatie de strategieën begrijpt, serieus neemt en uitvoert.
Zijn medewerkers in staat om misstanden en/of inbreuken te herkennen? Het is voor uw organisatie belangrijk dat medewerkers bewust gemaakt worden van rode vlaggen en vermoedens. Interactieve trainingen of gesprekken waarin de organisatie haar normen en waarden deelt zijn mogelijkheden om waakzaamheid te verbeteren. Daarnaast geeft het nadenken en spreken over gevolgen van wangedrag in de organisatie (baanverlies, persoonlijke reputatie) inzicht in de mogelijk consequenties voor de organisatie en de dader. Een formele presentatie is niet genoeg. Een betrokken organisatie die openstaat voor een voortdurende dialoog, informele discussies en coaching van medewerkers schept duidelijkheid, verbetert de interpretatie van (onethische) praktijksituaties en ondersteunt de waakzaamheid in de organisatie.
In welke mate identificeren uw medewerkers zich met uw organisatie? Medewerkers die zich in grote mate betrokken voelen bij uw organisatie zijn eerder geneigd een misstand te melden. Betrokkenheid ontstaat door organisatorische en persoonlijke factoren. Voorbeelden van organisatorische factoren zijn de manier van werving van medewerkers of de toegepaste stijl van leiderschap. Medewerkers verlangen naar consistentie tussen hun eigen ethische waarden en die van de organisatie. Zodra deze waarden niet overeenkomen, is er kans dat de medewerker minder toegewijd is aan uw organisatie. Onboarding, integratie en trainingen helpen medewerkers om de normen en waarden van de organisatie te begrijpen en over te nemen.
Hoe belangrijk is integriteit binnen uw organisatie? Het gaat niet alleen om woorden, maar ook daden. Medewerkers kijken of de normen die de organisatie zegt te hebben ook daadwerkelijk in de praktijk worden toegepast. Leiderschapsgedrag is hier een belangrijke factor. Organisaties creëren geloofwaardigheid door gedrag van leiders af te stemmen op het beleid en de procedures. Daarnaast is het belangrijk dat het leiderschapsgedrag past bij de organisatiewaarden. Zowel de organisatienormen als -cultuur veranderen door te tijd heen, waardoor uw organisatie regelmatig de normen en cultuur moet challengen. Ook kan de organisatie haar toewijding aan integriteit aantonen door transparant te zijn in de meldingen die gemaakt zijn in een jaar en hoe de organisatie deze meldingen heeft opgepakt en afgerond.
Hoe verantwoordelijk voelen uw medewerkers zich? Op het moment dat een medewerker zich niet verantwoordelijk voelt, zal hij/zij minder snel een melding maken dan een medewerker die zich wel verantwoordelijk voelt. U creëert verantwoordelijkheidsgevoel door in de gedragscode aan te geven dat alle medewerkers een misstand en/of inbreuk kunnen en mogen melden als zij deze ervaren. Ook het gevoel van morele plicht speelt een belangrijke rol bij de beslissing om een misstand te melden. Voortdurend in gesprek blijven met medewerkers en individuele coaching laat het gevoel van morele plicht groeien.
Heeft uw medewerker het gevoel dat zij verandering teweeg kunnen brengen binnen uw organisatie? Het is aan u om een cultuur te creëren die meldingen van alle medewerkers serieus neemt en waardeert. Door medewerkers te betrekken in dialogen en bij besluitvorming over het ontwikkelen en verbeteren van de werkomgeving, krijgen medewerkers het gevoel dat hun bijdrage ook meetelt. Ook het hebben van verantwoordelijkheden draagt hieraan bij.
Geeft de cultuur de medewerkers genoeg moed? Zij denken na over potentiële gevolgen wanneer zij besluiten wel of geen melding te maken van een misstand. Het is aan organisaties de taak om een veilig en maatschappelijk draagvlak te creëren in de organisatiecultuur. Voldoen aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders en het hebben van een interne meldprocedure (klokkenluidersregeling) dragen bij aan dit draakvlak. Door als organisatie transparant te zijn over het aantal meldingen en hoe de organisatie hiermee is omgegaan, laat u zien dat medewerkers beschermd worden waar nodig.
Welke meldkanalen zijn er? En wat zijn hiervan de voor- en nadelen? Medewerkers hebben de behoefte aan duidelijkheid over waar en hoe zij een misstand kunnen melden. Een klokkenluidersregeling stelt de organisatie in staat om op formele wijze de meldprocedure en meldkanalen duidelijk toe te lichten en vormt een integraal onderdeel van een ‘speak-up’ cultuur. Heb aandacht voor de melder, de melding, de benodigde bescherming en het onderzoek. U kunt medewerkers voorlichten over de verschillende meldkanalen. Het bieden van een intern en extern meldpunt en het benadrukken van de vertrouwelijkheid en anonimiteit van het meldkanaal draagt ook bij aan het besluit om een misstand te melden. Met een klokkenluidersplatform kunnen medewerkers anoniem melden en in contact blijven met de vertrouwenspersoon.
Een objectieve blik werpen op uw organisatie is soms lastig. Als onafhankelijke partij helpt ons team uw organisatie graag haar integriteit te bevorderen om zo een ‘speak-up’ cultuur te stimuleren. Met een integriteitsaudit doen wij onderzoek naar hoe uw organisatie integer handelen stimuleert en de risico’s op integriteitsinbreuken voorkomt. We kijken samen met u naar het bestaande integriteitsbeleid in uw organisatie, waarna u van ons advies ontvangt. Ook kunnen wij u helpen bij het reflecteren of opzetten van een klokkenluidersregeling, zodat ook dit een ‘speak-up’ cultuur in uw organisatie stimuleert. U kunt contact opnemen met onze experts.
