WKR

Veel gestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR) beantwoord

Door:
insight featured image
Als u vragen heeft over de werkkostenregeling (WKR), dan bent u niet de enige. Grote kans dat deze vraag al eens is gesteld. In dit artikel beantwoordt onze ervaren adviseur de meest gestelde vragen, van vrije ruimte tot eindheffingsloon.
Onderwerpen

Download ons Whitepaper werkkostenregeling (WKR)

U leest meer over en ontvangt tips voor:

  • De vrije ruimte.
  • Hoe de WKR goed is voor uw medewerkers.
  • Hoe de WKR goed is voor de dga.
  • Wat de WKR betekent voor uw organisatie.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt of de vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers belast zijn met loonbelasting. Door in uw administratie goed bij te houden welke extraatjes (zoals een personeelsfeest of een kerstpakket) u aan uw personeel geeft, voorkomt u een onverwachte naheffing.

Wat valt in de vrije ruimte WKR?

Veel werkgevers vinden het lastig om te bepalen: wat valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) en wat niet? Een verkeerde beoordeling kan voor u vervelende gevolgen hebben.

In de vrije ruimte in de WKR valt een deel van de loonsom dat u onbelast aan uw werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen, worden jaarlijks bijgesteld.

Wat is uitruil in verband met WKR?

Uw werknemers kunnen een deel van hun belaste brutoloon of vakantiedagen uitruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking. Bijvoorbeeld een vergoeding voor vakbondscontributie of laptop of een fiets. U brengt deze vervolgens onder in de vrije ruimte van de WKR. Uw werknemer krijgt hierdoor belastingkorting (het bruto salaris wordt een netto vergoeding of verstrekking). Daarnaast verlaagt u op deze manier het brutoloon waardoor u minder werkgeverslasten betaalt. 

Is de werkkostenregeling verplicht?

De werkkostenregeling (WKR) is verplicht voor iedere werkgever. Hoe weet u of u de WKR goed toepast? De WKR-checker helpt u bij deze beoordeling.

Wat is de fiscale loonsom WKR?

Alle beloningen die u normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR.

Hoe berekent u de werkkostenregeling?

Hoe berekent u als werkgever de werkkostenregeling (WKR)? Hoe weet u of u de WKR juist toepast en vastlegt? Onze specialisten hebben een handige tool ontwikkeld zodat u de WKR goed berekent en de vergoedingen en verstrekkingen juist rubriceert. Met deze rekentool maakt u eenvoudig een indicatieve berekening van de vrije ruimte binnen de WKR.

Wat is eindheffingsloon?

Werkgevers mogen bepaalde zaken vergoeden en verstrekken zonder dat de werknemer hier vervolgens loonbelasting over hoeft te betalen. De werkgever moet de vergoeding of verstrekking dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling.

Wat is eindheffing in de WKR?

Elk jaar moet u de eindafrekening maken van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Een overschrijding van de zogenaamde vrije ruimte moet u aangegeven in uw aangifte Loonheffingen van het volgende jaar. Over deze overschrijding moet u 80 procent eindheffing afdragen!

Wat is de gebruikelijkheidstoets?

Het aanwijzen van vergoedingen onder de WKR mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets. Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt. Wat gebruikelijk is kan per organisatie en bedrijfstak verschillen.

Hoe berekent u de vrije ruimte?

In de vrije ruimte in de WKR valt een deel van de loonsom dat u onbelast aan uw werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen, worden jaarlijks bijgesteld. Bekijk de website van de Belastingdienst voor het nu geldende percentage en de loonsom. Let op dat u de vrije ruimte niet overschrijdt. Over dit extra bedrag moet u namelijk 80 procent belasting betalen, ook wel de eindheffing genoemd. Let ook op de gebruikelijkheid van het bedrag dat u besteedt aan uw werknemers.

Wat is het noodzakelijkheidscriterium?

Gaat het om hulpmiddelen die volgens u als werkgever nodig en noodzakelijk zijn om in hun werk gebruiken,? Dan spreken we van een noodzakelijkheidscriterium. In dat geval hoeft u de kosten hiervan niet mee te tellen bij het belastbaar loon van uw werknemers of in de vrije ruimte van de wkr.

Wat is een nihilwaardering?

Naast vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de vrije ruimte kan u als werkgever nog zaken onbelast verstrekken of ter beschikking stellen (dus niet geld) waarvan de waarde op nihil wordt gesteld ('nihilwaardering'), zoals bijvoorbeeld. consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd en ter beschikking gestelde werkkleding;

Wat is de totale fiscale loonsom?

Alle beloningen die u normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR. Overschrijdt u het algemeen forfait, dan bent u als werkgever een eindheffing van 80 procent verschuldigd.

Wat is een onbelaste vergoeding?

U mag aan uw werknemers onbelast vergoedingen geven, zowel in loon als in natura (zoals een personeelsfeest of een kerstpakket).. Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling (WKR). Die vergoedingen moeten wel in de vrije ruimte, die de WKR toe laat, passen.

Wat valt er onder intermediaire kosten?

Als een werknemer kosten voorschiet, dan spreken we over intermediaire kosten. Vergoeding van intermediaire kosten zijn dus feitelijk vergoedingen die u als werkgever aan uw werknemer betaalt omdat de werknemer in uw opdracht een bedrag heeft voorgeschoten of kosten heeft gemaakt. Voorbeelden daarvan zijn (parkeer- en brandstof)kosten voor de auto van de zaak of kosten van relatiegeschenken voor externe relaties en klanten.

Wat mag ik belastingvrij schenken aan personeel?

Tot een bedrag van 2.400 euro beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Wilt u een hoger bedrag geven of laten uitruilen? Dan moet u rekening houden met de risico’s dat de Belastingdienst de uitkering als niet gebruikelijk beschouwd. Deze doelmatigheidsmarge van 2.400 euro per werknemer geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager wordt dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Ook is het bedrag van 2.400 euro niet per definitie onbelast. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als u die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80 procent.

Let op: houd rekening met alles wat de werknemer al toegewezen heeft gekregen in de vrije ruimte (kerstpakket, niet onderbouwde kostenvergoeding of vergoedingen van een fiets of vakbondscontributie). Dat komt nog in mindering op de 2.400 euro.

Mag ik vrije ruimte doorschuiven naar volgend jaar?

U kan als werkgever de vrije ruimte gebruiken om extraatjes belastingvrij uit te keren, bijvoorbeeld een eindejaarsbonus. De vrije ruimte die u een jaar niet gebruikt, kan u niet doorschuiven naar een volgend jaar.

Wat is de concernregeling binnen werkkostenregeling?

Heeft u meerdere BV's, pas dan binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toe. Met de concernregeling benut een BV die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere BV binnen hetzelfde concern. Maak alleen gebruik van de concernregeling als deze positief uitpakt. Past u de concernregeling toe, dan mag u ook maar één keer de vrije ruimte berekenen over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. U mag zelf na afloop van ieder jaar kiezen of u de concernregeling toepast.

Wat is de kleine geschenkenregeling?

  1. Verstrekt u als werkgever een klein geschenk aan uw werknemers die buiten de relatie werkgever-werknemer valt dan wordt dit niet aangemerkt als loon. Om de kleine geschenkenregeling toe te mogen passen, gelden 3 voorwaarden: U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin anderen ook zo’n attentie zouden geven.
  2. U geeft geen geld of een waardebon.
  3. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal 25 euro. Eventuele bezorgkosten hoeft u hierbij niet mee te tellen zolang deze op de factuur apart staan vermeld.

Wat valt dus niet onder de kleine geschenkenregeling?

Voor een bos bloemen wanneer een werknemer nieuw in dienst komt, geldt geen vrijstelling. Dit is namelijk in het kader van de dienstbetrekking. U moet deze bos bloemen dus toewijzen aan de vrije ruimte.
Een cadeaubon van 35 euro voor een verjaardag voldoet op 2 punten niet aan de kleine geschenkenregeling (een waardebon mag niet en het bedrag is meer dan 25 euro) en daarmee vervalt de vrijstelling. Deze cadeaubon moet u voor de gehele waarde toewijzen aan de vrije ruimte.

WKR masterclass en in-house training

Wilt u alle ins en outs weten over de WKR en concrete handvatten krijgen om de WKR effectief toe te kunnen passen? Na deelname aan onze masterclass bent u weer helemaal ‘up-to-date’!

Gerelateerde artikelen

Bekijk meer

Blijf op de hoogte!

Wij geven u graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.