Werkkostenregeling (WKR)

Wie is verantwoordelijk voor de WKR?

De WKR moet u verantwoorden in de aangifte van de loonheffingen. In die zin is de Payroll afdeling verantwoordelijk voor die aangifte en dus ook verantwoordelijk voor de Werkkostenregeling. Alleen het is niet per definitie zo dat alle vergoedingen en verstrekkingen via de loonstrook worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten die de werknemer apart declareert. Die declaraties worden verwerkt in de financiële administratie. En wat dacht u van de kosten voor personeelsfeesten?

Ons advies is dat er goede afspraken tussen Finance, Payroll en HR worden gemaakt. Zodat ook de verantwoordelijkheid duidelijk en belegd is.

Welke kosten vallen er onder de WKR?

Welke kosten vallen er onder de WKR? Welke uitzonderingen zijn er? En hoe benut ik de vrije ruimte van de WKR? Zomaar wat vragen die wij in de praktijk vaak gesteld krijgen. Een aantal kosten, die niet direct te maken hebben met de werkzaamheden van uw medewerkers, die onder de Werkkostenregeling valt zijn:

• personeelsfeesten;
• geschenken voor personeel;
• een deel van de reiskostenvergoeding die boven de 21 eurocent per kilometer valt;
• fietsplan / fiets van de zaak;
• bedrijfsfitness;
• en meer.

Drie categorieën die niet als vergoedingen worden beschouwd in de WKR zijn:

• Gerichte vrijstellingen.
• Nihil-waarderingen.
• Intermediaire kosten.

Lees meer over de WKR op de Belastingdienst.

De vrije ruimte in de WKR

De vrije ruimte in de WKR houdt in dat u een deel van de loonsom onbelast aan uw werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen worden jaarlijks bijgesteld. Bekijk de website van de Belastingdienst voor het nu geldende percentage en de loonsom. Let op dat u de vrije ruimte niet overschrijdt. Over dit extra bedrag moet u namelijk 80 procent belasting betalen, ! Ook dient u te letten op de gebruikelijkheid van het bedrag dat u besteedt aan uw werknemers.

WKR rekentool: bereken uw forfaitaire ruimte

Heeft u als werkgever moeite met het juist toepassen van de Werkkostenregeling (WKR) en de vastlegging daarvan? Maak met onze WKR rekentool eenvoudig een indicatieve berekening van de forfaitaire ruimte binnen de WKR.

Maak uw berekening

Wat valt onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)?

Lees dit artikel

De WKR en de financiële administratie en processen

Onze ervaring leert dat . Met name omdat de Werkkostenregeling niet opgenomen is, of in ieder geval niet structureel, in de administratie en de processen. Terwijl u ongetwijfeld wilt weten of u de vrije ruimte van de WKR overschrijdt, of dat u nog fiscale kansen kunt benutten. Het ontbreken van structurele inbedding in de financiële administratie en processen heeft vaak te maken met het feit dat er geen afspraken zijn gemaakt tussen Finance, Payroll en HR. Dat is daarom ook stap één waar u aandacht aan moet geven.

Het gevolg ervan illustreren wij graag aan de hand van een voorbeeld:

Bij een klant bleek dat, op basis van achterhaalde wetgeving, een bedrag van ruim 100.000 euro ten onrechte was ondergebracht in de vrije ruimte. Deze klant benutte met andere vergoedingen en vertrekkingen al vrijwel de gehele vrije ruimte. Oftewel, deze constatering leverde een besparing van maximaal 80.000 euro aan loonheffing op. Uiteraard kan er ook een keerzijde zijn en overschrijdt u de vrije ruimte, met als gevolg mogelijke boetes en een belastingrente van minimaal 8 procent.

Werkkostenregeling: Onverwachts toch eindheffing betalen?

Lees dit artikel

De WKR en thuiswerken

Veel werknemers werken thuis. Dat brengt voor de werknemer extra kosten met zich mee. Bijvoorbeeld in de zin van koffie, wc-papier en elektriciteitsverbruik. En vermoedelijk investeren werknemers ook in het verbeteren van de thuiswerkplek. 

De thuiswervergoeding viel tot en met 2021 in de vrije ruimte van de WKR. Dat is omdat de thuiswerkplek niet als werkplek kwalificeert. Vanaf 2022 is de thuisvergoeding gericht vrijgesteld tot 2 euro per dag. Per 2023 is dat 2,15 euro.

Reiskosten (bij het niet op kantoor werken) en de WKR

Als gevolg van het thuiswerken komt uw personeel niet, of in mindere mate, naar kantoor over een langere periode. Hoe zit dat dan met de vaste reiskostenvergoeding? Eén van de coronamaatregelen was dat de Belastingdienst het goedkeurde dat u, tijdens de coronacrisis, de vaste reiskostenvergoeding mocht blijven doorbetalen. De goedkeuring gold tot en met 31 oktober 2021. U hoefde die reiskostenvergoeding dus niet stop te zetten. Voor vaste onkostenvergoeding gold overigens hetzelfde. Er was wel een voorwaarde. Namelijk dat het recht op de vaste vergoeding al vaststond uiterlijk op 12 maart 2020.

Vanaf 2022 moet u de reiskostenvergoeding weer vaststellen op basis van het nieuwe reispatroon.

De WKR en de dga

De WKR biedt ook diverse kansen voor de dga. U kunt als dga bekijken of er voldoende vrije ruimte beschikbaar is om uzelf een vergoeding toe te kennen. Voor de dga hebben wij diverse tips. Lees daarvoor ons artikel ‘Dga, maak optimaal gebruik van de WKR!’. Als dga heeft u ook te maken met de zogenaamde gebruikelijkloonregeling. Die regeling houdt in dat u voor uw verrichte werk in de eigen bv een bepaald salaris moet opnemen in uw loonaangifte dat ‘gebruikelijk’ is. Dit gebruikelijk loon - ook wel bekend als het dga-salaris - wordt jaarlijks bijgesteld. De Werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijkheden om het dga-salaris te verlagen. Hoe? Lees het in ons artikel ‘Verlaag’ het gebruikelijk dga-salaris met de Werkkostenregeling!.

Is een bonus of loonsverhoging fiscaal aantrekkelijk met de WKR?

Als u een medewerker een loonsverhoging geeft, dan is die daar ongetwijfeld blij mee. Maar uw loonkosten stijgen flink ten opzichte van de netto vooruitgang van uw medewerker. De werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijk een uitkomst voor het geven van een bonus of loonsverhoging.

De werkkostenregeling in 2020, 2021, 2022 en 2023

De vrije ruimte voor vergoedingen en vertrekking van de werkkostenregeling (WKR) was in verband met de corona-maatregelen voor 2020 en 2021 verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon van de werkgever. Wat betekent deze voor u?

De tijdelijke verhoging van het percentage naar 3 procent voor 2020 en 2021 is niet door gezet naar 2022. In 2022 bedraagt het percentage van de vrije ruimte over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom 1,7 procent. Het percentage voor het fiscale loon boven de 400.000 euro is ongewijzigd en bedraagt 1,18 procent.

Voor de werkkostenregeling in 2023 geldt opnieuw een verhoogd percentage van 3% over de eerste 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Controleer automatisch of u nog ruimte over heeft in de WKR

Weet u zeker dat u de WKR goed benut? Of dat u risico’s loopt door een verkeerde toepassing van de WKR of een overschrijding van de vrije ruimte? In de praktijk zien we dat lang niet altijd de kansen van de WKR worden benut. En dat interne stakeholders verkeerde managementinformatie ontvangen. U kunt verrassingen voorkomen en de juiste (betrouwbare) informatie over de toepassingen van de WKR regeling eenvoudig inzichtelijk maken, via onze WKR-checker.

De WKR-checker zoekt namelijk in uw (fiscale) data naar (on)juistheden van de toepassing van de WKR. Deze WKR-checker helpt u zo om uw risico’s te minimaliseren en kansen dus te ontdekken. Dat geeft u inzicht en zekerheid, zodat u aan uw stakeholders kan laten zien dat u ‘in control bent’. Lees meer over WKR-checker en vraag eventueel een demo aan.

WKR-checker geeft BDP International inzicht in WKR kansen & risico’s

Lees dit artikel

WKR masterclass en in-house training

Wij hebben meerdere masterclasses over de WKR gegeven, aan een groot aantal financials en HR managers, werkzaam bij uiteenlopende soorten ondernemingen. Deze zijn als uitermate nuttig ervaren door de deelnemers en worden hoog gewaardeerd! Wilt u een inhouse training voor uw bedrijf of bent benieuwd of in de aankomende periode masterclasses worden gegeven?

Bekijk de mogelijkeden

Veel gestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR) beantwoord