Belastingadvies

Werkkostenregeling (WKR)

Door:
insight featured image
U mag aan uw medewerkers onbelast vergoedingen, zowel in loon als in natura (zoals een personeelsfeest of een kerstpakket), geven. Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling (WKR). Die vergoedingen moeten dan wel in de vrije ruimte, die de WKR toe laat, passen. In dit thema over de WKR gaan wij dieper in op de risico's en kansen van de WKR.
Onderwerpen
close
Veelgestelde vragen over de WKR
  • Welke kosten vallen er onder de WKR?

  • Hoe benut ik de vrije ruimte?

  • Is een bonus of loonsverhoging fiscaal aantrekkelijk met de WKR?

  • Levert de WKR ook subsidie op?

  • Hoe zit het met de WKR en thuiswerken?

  • Valt een bedrijfsfitness of fietsplan onder de WKR?

Wie is verantwoordelijk voor de WKR?

De WKR moet u verantwoorden in de aangifte van de loonheffingen. In die zin is de Payroll afdeling verantwoordelijk voor die aangifte en dus ook verantwoordelijk voor de WKR. Alleen het is niet per definitie zo dat alle vergoedingen en verstrekkingen via de loonstrook worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten die de werknemer apart declareert. Die declaraties worden verwerkt in de financiële administratie. En wat dacht u van de kosten voor personeelsfeesten?

Ons advies is dat er goede afspraken tussen Finance, Payroll en HR worden gemaakt. Zodat ook de verantwoordelijkheid duidelijk en belegd is.

Welke kosten vallen er onder de WKR?

Welke kosten vallen er onder de WKR? Welke uitzonderingen zijn er? En hoe benut ik de vrije ruimte? Zomaar wat vragen die wij in de praktijk vaak gesteld krijgen. Een aantal kosten, die niet direct te maken hebben met de werkzaamheden van uw medewerkers, die onder de WKR valt zijn:

  • personeelsfeesten;
  • geschenken voor personeel;
  • een deel van de reiskostenvergoeding die boven de 19 eurocent per kilometer valt;
  • fietsplan / fiets van de zaak;
  • bedrijfsfitness;
  • en meer.

Drie categorieën die niet als vergoedingen worden beschouwd in de WKR zijn:

  • Gerichte vrijstellingen.
  • Nihil-waarderingen.
  • Intermediaire kosten.

Lees daar meer over op de WKR pagina van de Belastingdienst.

De vrije ruimte in de WKR

De vrije ruimte in de WKR houdt in dat u een deel van de loonsom onbelast aan uw werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen worden jaarlijks bijgesteld. Bekijk de website van de Belastingdienst voor het nu geldende percentage en de loonsom. Let op dat u de vrije ruimte niet overschrijdt. Over dit extra bedrag moet u namelijk 80 procent belasting betalen, ook wel de eindheffing genoemd! Ook dient u te letten op de gebruikelijkheid van het bedrag dat u besteedt aan uw werknemers.

De WKR en de financiële administratie en processen

Onze ervaring leert dat de WKR vaak een beperkte mate van aandacht heeft. Met name omdat de WKR niet opgenomen is, of in ieder geval niet structureel, in de administratie en de processen. Terwijl u ongetwijfeld wilt weten of u de vrije ruimte van de WKR overschrijdt, of dat u nog fiscale kansen kunt benutten. Het ontbreken van structurele inbedding in de financiële administratie en processen heeft vaak te maken met het feit dat er geen afspraken zijn gemaakt tussen Finance, Payroll en HR. Dat is daarom ook stap één waar u aandacht aan moet geven.

Pas ik de WKR op de juiste manier toe?
Pas ik de WKR op de juiste manier toe?
Lees dit artikel

Het gevolg ervan illustreren wij graag aan de hand van een voorbeeld:

Bij een klant bleek dat, op basis van achterhaalde wetgeving, ten onrechte een bedrag van ruim 100.000 euro was ondergebracht in de vrije ruimte.  Deze klant benutte de gehele vrije ruimte. Oftewel, deze constatering leverde een besparing van maximaal 80.000 euro aan loonheffing op. Uiteraard kan er ook een keerzijde zijn en overschrijdt u de vrije ruimte, met als gevolg mogelijke boetes en een belastingrente van minimaal 8 procent.

De WKR en thuiswerken

Veel werknemers werken momenteel vanwege de coronacrisis thuis. Dat brengt voor de werknemer extra kosten met zich mee. Bijvoorbeeld in de zin van koffie, Wc-papier en elektriciteitsverbruik. En vermoedelijk investeren werknemers ook in het verbeteren van de thuiswerkplek. Maar is die thuiswerkplek fiscaal gezien een werkplek? En is dus de WKR van toepassing?

De vergoeding valt in de vrije ruimte van de WKR. Dat is namelijk omdat de vergoeding niet gericht is vrijgesteld aangezien de thuiswerkplek niet als werkplek kwalificeert.

Ondanks dat zijn er nog wel kansen voor u. Zo is de vrije ruimte in 2020 verhoogd naar 3%, voor de eerste 400.000 euro van de loonsom van de werkgever. Daardoor kunt u wellicht iets doen voor uw thuiswerkende collega’s. En er is een kans dat allerlei personeelsfeesten en -uitjes niet doorgaan, naar aanleiding van de coronacrisis, waardoor u mogelijk een deel van het WKR-budget niet gebruikt.

Reiskosten (bij het niet op kantoor werken) en de WKR

Als gevolg van het thuiswerken komt uw personeel niet, of in mindere mate, naar kantoor over een langere periode. Hoe zit dat dan met de vaste reiskostenvergoeding? Eén van de coronamaatregelen is dat de Belastingdienst het goedkeurt dat u, tijdens de coronacrisis, de vaste reiskostenvergoeding mag blijven doorbetalen. De goedkeuring geldt tot en met 31 december 2020. U hoeft die reiskostenvergoeding dus niet stop te zetten. Voor vaste onkostenvergoeding geldt overigens hetzelfde. Er is wel een voorwaarde. Namelijk dat het recht op de vaste vergoeding al vaststond uiterlijk op 12 maart 2020.

De WKR en de dga

De WKR biedt ook diverse kansen voor de dga. U kunt als dga bekijken of er voldoende vrije ruimte beschikbaar is om uzelf een vergoeding toe te kennen. Voor de dga hebben wij diverse tips. Lees daarvoor ons artikel ‘Dga, maak optimaal gebruik van de WKR!’. Als dga heeft u ook te maken met de zogenaamde gebruikelijkloonregeling. Die regeling houdt in dat u voor uw verrichte werk in de eigen bv een bepaald salaris moet opnemen in uw loonaangifte dat ‘gebruikelijk’ is. Dit gebruikelijk loon - ook wel bekend als het dga-salaris - wordt jaarlijks bijgesteld. De Werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijkheden om het dga-salaris te verlagen. Hoe? Lees het in ons artikel ‘Verlaag’ het gebruikelijk dga-salaris met de Werkkostenregeling!.

Dga, maak optimaal gebruik van de WKR!
Dga, maak optimaal gebruik van de WKR!
Lees dit artikel

Controleer automatisch of u nog ruimte over heeft in de WKR

Weet u zeker dat u de WKR goed benut? Of dat u risico’s loopt door een verkeerde toepassing van de WKR of een overschrijding van de vrije ruimte? In de praktijk zien we dat lang niet altijd de kansen van de WKR worden benut. En dat interne stakeholders verkeerde managementinformatie ontvangen. U kunt verrassingen voorkomen en de juiste (betrouwbare) informatie over de toepassingen van de WKR eenvoudig inzichtelijk maken, via onze WKR-checker.

De WKR-checker zoekt namelijk in uw (fiscale) data naar (on)juistheden van de toepassing van de WKR. Deze WKR-checker helpt u zo om uw risico’s te minimaliseren en kansen dus te ontdekken. Dat geeft u inzicht en zekerheid, zodat u aan uw stakeholders kan laten zien dat u ‘in control bent’. Lees meer over WKR-checker en vraag eventueel een demo aan.

WKR masterclass en in-house training

In 2019 gaven wij meerdere Masterclasses over de WKR aan een groot aantal financials en HR managers, werkzaam bij uiteenlopende soorten ondernemingen. Deze werden als buitengewoon ervaren door de deelnemers en ook hoog gewaardeerd. Door de coronamaatregelen zijn deze masterclasses momenteel niet mogelijk.

Gelukkig kunnen wij u wel een online of in-house training bieden voor u en uw collega’s.

Blijf op de hoogte!

Wij geven u graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.