Wat valt onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)?

Wat is vrije ruimte werkkostenregeling?

De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de onderneming. Dat is het totaal van het belastbare loon van alle werknemers, dat is het loon inclusief de bijtelling voor de auto van de zaak bijvoorbeeld.

Er zijn drie tarieven;

• voor 2020: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,2%
• voor 2021: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,18%
• voor 2022: over de eerste 400.000 euro 1,7% en over het meerdere 1,18%

Welke kosten vallen onder de vrije ruimte?

De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en van € 2 per dag (vanaf 2022).

Daarnaast is er een aantal nihil-waarderingen voor verstrekkingen aan personeel. Dit zijn bijvoorbeeld werkkleding, consumpties - zoals koffie, thee, koekje, cup a soup, et cetera - tijdens werktijd op de werkplek (zolang het maar geen maaltijd is). Als het wel een maaltijd is, dan moet u een forfaitair bedrag (2021 = € 3,35) als loon aanmerken voor de werknemer of aanwijzen als eindheffing in de vrije ruimte van de WKR.

Eigenlijk komt het er op neer dat alles wat u niet als gericht vrijgesteld heeft aangewezen, of als nihil is te waarderen, moet worden aangemerkt als individueel loon of als eindheffingsloon en dus in de vrije ruimte van de WKR valt. Belangrijke voorwaarde is wel dat de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is.

De vrije ruimte in de WKR kunt u tot op zekere hoogte vrij besteden met kosten waarvoor u de werknemer niet wilt belasten. Als u een fiets wilt geven dan mag dat. Of een bonus, een thuiswerkvergoeding, fitness abonnement, kerstpakket, noem maar op! Vergoedingen en bonussen tot een bedrag van 2400 euro per persoon per jaar vindt de belastingdienst niet ongebruikelijk.

Als die vrije ruimte niet genoeg is, wat dan?

Wanneer blijkt dat door alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte is overschreden, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing afdragen in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Deze eindheffing komt voor rekening van u als werkgever en mag dus niet worden verhaald op de werknemers.

Onze ervaringen met het toepassen van de WKR en het benutten van de vrije ruimte

Wij merken veel verschillende zaken op. De meest opvallende leest u in deze opsomming;

• Er zijn (met name bij veel grotere) ondernemingen waar verschillende functies met de WKR van doen hebben. Bijvoorbeeld HR en finance en payroll. Het is natuurlijk handig als die van elkaar weten wat ze doen. Nog beter is om daar een functie (eind-)verantwoordelijk voor te maken.
• De boekingen in de financiële administratie worden niet juist gedaan. Er is daardoor onvoldoende inzicht in de bestedingen. Dat maakt dat een overschrijding mogelijk niet op tijd wordt gesignaleerd.
• De berekening van de vrije ruimte wordt regelmatig niet juist gedaan, er wordt gerekend met een verkeerde loonsom.
• Vaste kostenvergoedingen moeten een recente onderbouwing hebben van de soort en omvang van de daarin begrepen kosten. Als die er niet is dan gaat de hele vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Een onderzoek naar de werkelijke kosten is dan vaak de moeite waard.
• Voor de waardering van verstrekkingen en geschenken moet voor de loonheffingen de kosten genomen worden inclusief de btw, dat geldt dus ook voor de WKR en dat blijkt niet altijd uit de boekingen in het grootboek.
• Een onderneming die bestaat uit meerdere dochtermaatschappijen kan soms de toepassen. Als de ene BV een overschrijding heeft van de WKR en een andere heeft nog vrije ruimte ‘over’ dan mag dat gematcht worden waardoor de afrekening van eindheffing per saldo lager of zelfs nul wordt. Lang niet altijd is dat goed in beeld bij de onderneming. U mag elk jaar opnieuw beslissen of u de regeling toepast. 
• Werkplek is daar waar de werkzaamheden gewoonlijk worden uitgevoerd en waarvoor de werkgever arbo-verantwoordelijk is. Een feestje, borrel, sinterklaasfeest, et cetera, op de werkplek is nihil (indien tevens een maaltijd wordt verstrekt dan kan de de forfaitaire waarde in de vrije ruimte worden ondergebracht). Indien de activiteit buiten de werkplek is dan gaat het tegen de factuurwaarde volledig in de vrije ruimte.

Maak een scan van uw administratie

Wij hebben de WKR-checker ontwikkeld waarmee wij een scan doen op uw grootboekadministratie. U krijgt daarvan een rapportage en advies over kansen en risico’s ten aanzien van de WKR. Vraag hiervoor gerust vrijblijvend een demo van onze WKR-checker aan.