Belastingadvies

Moet u de eindheffing afrekenen met de belastingdienst voor de WKR?

John Boer John Boer

In de eerste loonaangifte van het nieuwe jaar moet u de eindafrekening maken van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel in 2018. Een overschrijding van de zogenaamde vrije ruimte moet worden aangegeven in uw aangifte Loonheffingen. Over deze overschrijding moet u 80 procent eindheffing afdragen!

Als het goed is heeft u al deze zaken goed vastgelegd in de financiële en salarisadministratie. Maar weet u zeker dat u ook alles de juiste fiscale kwalificatie heeft gegeven? Zijn de vergoedingen terecht (of juist niet) tot de vrije ruimte gerekend? Zijn de kostenvergoedingen of kostendeclaraties op de juiste manier beoordeeld en verwerkt?

Het is ongetwijfeld een flink karwei om het allemaal op orde te krijgen Uw financiële belang kan echter groot zijn als achteraf blijkt dat de bovengenoemde zaken niet juist zijn. U loopt dan het risico dat de belastingdienst naheffingen met boetes oplegt.

Hierna noemen wij enkele aandachtspunten die voor u van belang zijn om een juiste aangifte loonheffingen te doen.

De WKR-checker helpt u bij uw beoordeling
Download PDF [ 318 kb ]

De vrije ruimte

De Werkkostenregeling (WKR) houdt in dat de werkgever 1,2 procent van de totale fiscale loonsom belastingvrij aan het personeel mag verstrekken, oftewel de vrije ruimte. De vergoedingen boven deze vrije ruimte zijn belast tegen een tarief van 80 procent eindheffing bij de werkgever. Enkele kostenposten zijn vrijgesteld en voor andere geldt een nihil waardering, waardoor ze niet in de vrije ruimte vallen. Andere vergoedingen en verstrekkingen kunnen in de vrije ruimte worden ondergebracht zolang het gebruikelijk is om de vergoeding / vertrekking onbelast te doen (de gebruikelijkheidstoets).

Zo is het mogelijk om (weliswaar onder voorwaarden) belastingvrije uitkeringen aan uw personeel te doen.

Let op de gebruikelijkheidstoets

Het aanwijzen van vergoedingen onder de WKR mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit wordt de gebruikelijkheidstoets genoemd. Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever loonbelasting / premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt. Wat gebruikelijk is kan per bedrijf en bedrijfstak verschillen.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar beschouwt de belastingdienst momenteel in ieder geval als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag. Let op bij personen die het minimum loon verdienen of bij bijvoorbeeld stagiairs die slechts een stagevergoeding ontvangen. Hoewel het niet ongebruikelijk is vindt de belastingdienst het wel onredelijk om een deel van het loon c.q. de stagevergoeding als eindheffingsloon aan te wijzen.

Bij de gebruikelijkheidstoets wordt gekeken naar:

  • de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan;
  • de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
  • wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
  • de vraag of tarief voordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.

Fiscaal loon dga

De dga die als enige werknemer op de loonlijst van zijn holding staat moet dus een fiscaal loon van in ieder geval 200.000 euro verdienen om optimaal gebruik te kunnen maken van deze 2.400 euro, zonder dat zijn holding hier eindheffing over verschuldigd is. Als het fiscaal loon lager, en daarmee ook de vrije ruimte, is dan is 80 procent eindheffing door de BV verschuldigd over het meerdere.

Staan er naast de dga nog meerdere werknemers op de loonlijst (binnen de holding)? En is de totale resterende vrije ruimte van de BV (of de holding) nog voldoende om aan de dga die 2.400 euro te betalen? Dan is er geen toets op het eigen fiscaal loon nodig aangezien de vrije ruimte niet gelijk over alle werknemers hoeft te worden verdeeld.

Heeft u als werkgever de WKR juist toegepast, of heeft u kansen laten liggen?

Met de WKR-checker van Grant Thornton voeren wij een check uit op de manier waarop u als werkgever de WKR heeft toegepast. Daarmee brengen wij uw fiscale risico's in kaart én zoeken wij ook de kansen op van de WKR.

Gerelateerde artikelen

Lees meer artikelen over de toepassing van de WKR
Is een bonus of loonsverhoging fiscaal aantrekkelijk met de WKR?

Als u een werknemer een loonsverhoging geeft dan is die daar ongetwijfeld best blij mee. Maar als werkgever bent u dat uit het oogpunt van een stijging in de loonkosten niet. De werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijk een uitkomst. Lees hoe u een win-win bereikt door gebruik te maken van de WKR

Dga, maak optimaal gebruik van de WKR!

De werkkostenregeling (WKR) geldt ook voor de dga. Maar maakt u er optimaal gebruik van? Onder de WKR mag een werkgever maximaal 1,2 procent van het totale fiscale loon, de zogenoemde 'vrije ruimte', besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. De werkgever moet deze dan wel aanwijzen als zogenoemd eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze als zodanig te labelen in de administratie). Over de zojuist bedoelde vrije ruimte hoeft geen loonheffing te worden afgedragen. Lees meer over het gebruik maken van de WKR.

Werkkostenregeling per 2020 verruimd

De vrije ruimte voor vergoedingen en vertrekking van de werkkostenregeling wordt per 2020 verhoogd van 1,2 procent naar 1,7 procent, voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon van de werkgever. Dit maakte staatssecretaris Snel van Financiën recent bekend. Wat betekent deze verruiming van de WKR voor u?

Moet u de eindheffing afrekenen met de belastingdienst voor de WKR?

In de eerste loonaangifte van het nieuwe jaar moet u de eindafrekening maken van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel in 2018. Een overschrijding van de zogenaamde vrije ruimte moet worden aangegeven in uw aangifte Loonheffingen. Over deze overschrijding moet u 80 procent eindheffing afdragen! Lees meer over wat dit voor u kan betekenen.

Pas ik de WKR op de juiste manier toe?

U past de WKR toch al goed toe? Nou ja, dat is maar zeer de vraag. In de meeste gevallen is de WKR op de één of andere manier 'in beeld', maar niet structureel ingebed in de administratie en de processen. U vraagt zich wellicht af, doe ik het goed, zijn de arbeidsvoorwaarden in orde en waar zitten de fiscale kansen als het gaat om de toepassing van de WKR? Lees meer over het juist toepassen van de WKR.

Heb ik de WKR goed vertaald naar mijn financiële administratie?

Loonkosten maken een groot deel uit van uw totale kosten. De WKR beschrijft welk deel van uw loonkosten belast is, welk deel is vrijgesteld en welk deel valt in de 'vrije ruimte'. Een goede inrichting van de WKR-regeling beperkt niet alleen uw risico op een naheffing van de belastingdienst. Vaak valt er ook nog genoeg te besparen. Maar hoe weet u zeker of u de WKR-regels goed heeft toegepast en verwerkt in uw financiële administratie? Doe een WKR-check!

Download de WKR-checker whitepaper

De WKR-regeling is een complexe regeling met veel valkuilen, dus u wilt er zeker van zijn dat u de regeling juist heeft toegepast. Als de belastingdienst langskomt en u heeft uw cijfers niet op orde, volgt een kostbaar en tijdrovend boekenonderzoek. Bovendien loopt u het risico op een aanzienlijke naheffing. Daarom heeft Grant Thornton een WKR-checker ontwikkeld die u in staat stelt om snel en adequaat een analyse te laten maken van de betrouwbaarheid van uw WKR-data. Een checker die onregelmatigheden blootlegt. Meer weten? Download de WKR-checker whitepaper.

Bel mij terug over de WKR-checker