Legal

KvK verstuurt binnenkort verzoek tot registratie UBO-register

Mr. René	Zijdeman Mr. René Zijdeman

Meer dan 1,5 miljoen ondernemingen moeten vanaf 27 september 2020 de identiteit van hun eigenaren of personen met zeggenschap registeren in het UBO-register. Wij verwachten dat de Kamer van Koophandel u eind september gaat vragen om UBO’s in te schrijven. Dit kan digitaal via een persoonlijke inlogcode of per post via een formulier. Welke gevolgen heeft dit voor u? En wat moet u doen? Wij zetten het graag voor u op een rij.

Actualiteiten

Wat is een UBO?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ oftewel de uiteindelijke belanghebbende. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon die

  • óf meer dan 25% van de aandelen houdt of stemrecht heeft;
  • of meer dan 25% eigendomsbelang in een onderneming heeft;
  • dan wel de feitelijk zeggenschap heeft over de onderneming of instelling.

Een onderneming kan meerdere UBO’s hebben. Als er géén UBO is aan te wijzen, moet u een statutair bestuurder of vennoot (niet zijnde een commanditaire vennoot) als UBO opgeven. Dit noemen we de pseudo-UBO. Is de bestuurder gehuwd in gemeenschap van goederen is de echtgeno(o)te/ partner doorgaans geen UBO en is het voldoende om de aandeelhouder met meer dan 25% van de aandelen te registreren.

Wat houdt het UBO-register in?

De invoering van het UBO-register vloeit voort uit Europese regelgeving. Dit register heeft als doel transparanter te maken wie het uiteindelijk voor het zeggen heeft binnen een onderneming ongeacht de wijze waarop een onderneming of instelling is georganiseerd. Hiermee wil men het witwassen van geld en het financieren van terrorisme in nationaal en internationaal verband voorkomen. Ook u krijgt met de regels van het UBO-register te maken. te beginnen met de aanschrijving tot registratie door de Kamer van Koophandel op korte termijn.

Moet ik mij registreren?

De registratieplicht geldt voor alle in Nederland opgerichte ondernemingen en instellingen zoals bv’s, nv’s , stichtingen, personenvennootschappen en coöperaties. Behalve beursgenoteerde ondernemingen en eenmanszaken, verenigingen van eigenaren en publiekrechtelijke rechtspersonen. Die hoeven zich niet te registreren. Op termijn verwachten we ook nog een afzonderlijk register voor trusts en andere (rechts)vormen die daarop lijken zoals ‘het fonds voor gemene rekening’. De verplichting om UBO’s te registeren geldt zowel voor nieuw op te richten ondernemingen en instellingen als voor bestaande ondernemingen en instellingen.

Wat houdt registratie in?

Vanaf 27 september 2020 schrijft  de Kamer van Koophandel bedrijven en instellingen aan om gegevens over hun UBO’s te verzamelen, actueel te houden en in te schrijven in het UBO-register.

  • Voor bestaande ondernemingen en instellingen geldt een ‘overgangs- of invoeringstermijn’ van 18 maanden vanaf het in werking treden van de wet.
  • Nieuwe ondernemingen en instellingen moeten bij registratie bij de Kamer van Koophandel meteen de gegevens over hun UBO’s op te geven.
  • Bij een nieuw in te schrijven BV, NV of stichting dan zal de notaris meestal de opgave van de UBO’s doen bij de inschrijving van de overige ondernemingsgegevens in het handelsregister.
  • Gaat het om andere ondernemingsvorm zoals een vennootschap onder firma? Dan moet u zelf in persoon langs de Kamer van Koophandel gaan om de gegevens over de UBO’s op te geven bij de inschrijving van uw onderneming in het handelsregister. Dit moet u binnen 8 dagen na de start van uw bedrijf te doen.  

Bent u op dit moment bevoegd om opgaven namens de onderneming of instellingen aan het handelsregister te doen? Dan bent u ook bevoegd de UBO inschrijving te doen. De Kamer van Koophandel informeert u hierover. Voor de UBO’s zelf geldt een meewerkplicht om de benodigde persoonlijke gegevens aan de ondernemingen te verstrekken om aan de registratieplicht te voldoen. Niet meewerken is strafbaar (economisch delict) en levert serieuze sancties op. Bij onjuiste opgave van de UBO’s gegevens, worden bestuurders/ vennoten van ondernemingen - die voor de registratie verantwoordelijk zijn - eveneens bestraft. 

Welke gegevens van de UBO worden geregistreerd en wat is openbaar?

Openbare gegevens zijn:

  • Voor- en achternaam:
  • Geboortemaand en -jaar:
  • Nationaliteit:
  • Woonstaat:
  • Aard en omvang van het gehouden belang, verdeeld in bandbreedtes van : > 25-50%, van 50% tot 75% en van 75- 100%.

Verder registreert de Kamer van Koophandel de volgende aanvullende gegevens:

  • BSN/ buitenlands fiscaal identificatienummer;
  • Geboortedag;
  • Geboorteland- en plaats;
  • Woonadres;
  • Exacte percentage van het eigendomsbelang;
  • Afschrift van een geldig identiteitsdocument;
  • Documenten waaruit het eigendomsbelang van de UBO blijkt.

Vanuit privacybescherming mogen alleen bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingeneenheid (FIE) deze gegevens inzien

Privacy tegenover openbaarheid

In Nederland en in diverse andere Europese landen is bij de invoering van de UBO registratie discussie ontstaan of, en zo ja in welke mate, openbaarheid boven persoonsbescherming gaat en andersom. Nederland heeft van het begin af aan gekozen voor een volledig openbaar register. Ook in de parlementaire behandeling is deze tegenstelling veelvuldig aan de orde geweest. Waarschijnlijk daarom duurt de parlementaire behandeling zo lang. Als ‘tegenwicht’ voor het al te makkelijk raadplegen van persoonsgevoelige informatie zijn recent nog een drietal aanvullende maatregelen in het de wet opgenomen, te weten:

  • de registratie van raadplegers wordt bij de Kamer van Koophandel vastgelegd; er vindt een identiteitscontrole van de raadpleger plaats;
  • raadplegers kunnen via een inlogcode toegang tot de UBO gegevens krijgen en betalen daarvoor een vergoeding van € 2,50;
  • UBO’s kunnen op verzoek inzicht krijgen in het aantal keren dat hun gegevens zijn opgevraagd door anderen dan de bevoegde autoriteiten.

Behalve deze maatregelen om al te lichtzinnig gebruik van het UBO register te voorkomen, is het afzonderen van de openbare persoonsgegevens slechts bij uitzondering mogelijk. Namelijk:

  • bij blootstelling aan onevenredige risico’s op fraude, afpersing, intimidatie, of andere vormen van geweld
  • in situaties waarbij UBO’s minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam zijn en daardoor extra kwetsbaar zijn.

Het kan bij de eerste categorie van gevallen gaan om vermogende en/of bekende personen. Belanghebbenden kunnen de Kamer van Koophandel verzoeken om de betreffende gegevens af te schermen. Gaat de Kamer van Koophandel daarmee niet akkoord? Dan staat bezwaar en beroep open.

Terugmeldplicht

Grant Thornton is volgens de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)’ verplicht om aan de Kamer van Koophandel een melding te doen als wij verschil zien tussen de geregistreerde informatie in het UBO register en de informatie waarover wijzelf beschikken. Dit moeten wij onderbouwen met stukken  De Kamer van Koophandel zal de onderneming of instelling die het betreft benaderen om haar in staat te stellen de UBO informatie te controleren en eventueel juiste opgave te doen. Deze terugmeldplicht gaat dus gelden vanaf 27 september 2020 voor nieuw ingeschreven ondernemingen en/of instellingen en ondernemingen/ instellingen die vanaf die datum hun UBO gegevens hebben opgegeven aan de Kamer van Koophandel.  

En nu?

Tot 28 maart 2022 loopt de overgangstermijn en moeten ondernemingen of instellingen opgave doen van hun UBO’s. Tot die tijd gaat de Kamer van Koophandel bedrijven en instellingen gefaseerd aanschrijven met het verzoek tot registratie over te gaan. Daarover informeert de Kamer van Koophandel bedrijven en instellingen binnenkort. Wordt u uitgenodigd tot het doen van UBO registratie en vindt de registratie na verzoek niet plaats? Dan volgt een herinnering . Heeft u na 18 maanden geen opgave gedaan dan mag u handhaving verwachten .  

Vraagt u zich af of voor uw onderneming of instelling een verplichting tot registratie bestaat, of weet u niet wie u als UBO dient op te geven, neem gerust contact op met onze bedrijfsjuridisch adviseurs. Zij beantwoorden graag al uw vragen inzake het UBO-register.

Meld u aan voor onze nieuwsbrieven

Wij brengen u graag op de hoogte van nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.

Meld u aan