Automotive

7 vragen over fraudebeheersing in de automotive branche

In gesprek met Dick Alblas, director Forensic & Dispute Services: 7 vragen en antwoorden over fraudebeheersing in de automotive branche.

  1. Wat is belangrijk voor automotive bedrijven om fraude te beheersen?
    “Het is wellicht een platgetreden pad, maar het voornaamste om fraude in de organisatie te beheersen is het onderkennen van de aard van het frauderisico. We kunnen alles dichtregelen, maar een fraudeur zoekt permanent naar de zwakke plek. Dat kan een zwakke plek zijn in het proces of een beheersingsmaatregel. Maar even goed, als het om externe fraude gaat, het zwakke punt van een medewerker.
  2. Maar als je alle zwakke plekken in kaart brengt, dan ben je er toch?
    “Dat zou geweldig zijn. Probleem is alleen dat je organisatie en de mensen daarbinnen voortdurend veranderen. Ook je externe omgeving veranderd. Je klant van vandaag is niet de klant van morgen. Dus wie denkt dat fraudebeheersing een statisch proces is, slaat de plank mis. Fraudebeheersing is een dynamisch proces, dat voortdurend monitoring en aanpassing vergt.”
  3. Wat moet een medewerker weten om fraude door een klant te detecteren?
    “Train je medewerkers in een ‘investigative-aspecten’ van het verkoopgesprek. Een klant zo bevragen, dat daarmee het risicoprofiel helder wordt. Fraude is in feite misbruik maken van vertrouwen. Wees dus alert op die momenten waarbij het gevoel ontstaat: “te mooi om waar te zijn”. In het werk moet dus meer aandacht zijn voor het falsificeren: kan waar zijn wat gezegd wordt?!”
  4. Je gaf aan dat ook automotive bedrijven meldingsplichtige instellingen zijn voor de Wwft. Wat betekent dat?
    In de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is opgenomen dat handelaren een meldingsplicht hebben bij de Financiële Inlichtingen Unit van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Transacties die verband kunnen houden met witwassen en of het financieren van terrorisme dienen onverwijld aan het meldpunt te worden gemeld, onder geheimhouding van de melding aan de client. In de sector ligt dat nog wel gevoelig, want het voelt als ´verraad´ van de klant. Echter als je jezelf beschouwt als poortwacht voor eerlijk zakendoen, dan weet je dat ook anderen met meldingsplicht dergelijke meldingen doen en zorg je ervoor dat je niet besmet raakt met witwastransacties. Om meldingen te objectiveren is er ook nog een objectieve indicator, namelijk als de handelstransactie voor tenminste 25.000 euro contant betaald wordt. Dan hoef je dus als bedrijf zelf geen aanwijzing te hebben of de transactie te maken kan hebben met witwassen, maar moet er gewoon gemeld worden.
  5. Hoe zorg je nu dat je niet te maken wilt hebben met vermoedelijke witwastransacties?
    “Ook hier geldt dat je het nooit 100% kan uitsluiten dat het je overkomt. De eerste stap is heel helder. Je wilt primair per bank betaald worden. De tweede stap is dat je, zodra je contant betaald wordt, helder in je klantdossier vastlegt waarom dat de klant dat wil en wat hij verklaart omtrent de herkomst van dat vermogen. Daar houdt ook je onderzoeksplicht op. Zodra het de objectieve indicator raakt, meld je de transactie. Wat vooral van belang is, is dat je het op risico gebaseerde klantonderzoek verricht. Wie is de klant? Waarom wil hij zaken met u doen? Is hij wie hij zegt te zijn? Wie is de uiteindelijke belanghebbende (UBO) van de rechtspersoon namens wie de transactie wordt verricht? Die klantidentificatie en verificatie moet in de haarvaten van elke medewerker verankerd zijn.”
  6. Kun je fraude en witwassen dus echt voorkomen?
    “Je kunt het risico dat je er slachtoffer van wordt tot een aanvaardbaar niveau verlagen. Helemaal voorkomen kan niet. Dat ligt, zoals ik al zei, in de aard van het risico besloten. Door van hoog tot laag, van de ‘tone at the top’ tot aan de ‘tone on the floor’ kenbaar te maken wat de ‘mores’ is van het bedrijf maak je duidelijk waarvoor je staat en wat je dus van je medewerkers verwacht. Dat selecteert vanzelf de klanten voor wie je wilt werken.
  7. Wat kan Grant Thornton hierin betekenen?
    In onze dienstverlening helpen wij klanten met het scannen van dat klimaat, de werkprocessen, maar ook concreet met hoe je fraudebeheersing in de praktijk daadwerkelijk handen en voeten geeft. Helder zijn over wat je onder integer zaken doen verstaat voorkomt bij voorbaat een hoop ellende.