Vaste reiskostenvergoeding – verlenging t/m 31 december 2021

Het kabinet besloot eerder dat een vaste reiskostenvergoeding ook in de periode van de coronacrisis mag worden doorbetaald, ook al werkt de werknemer vanuit huis. De staatssecretaris heeft besloten de regeling tot en met 31 december 2021 te verlengen. Hoe gaat u hiermee om na deze datum?

Vaste reiskostenvergoeding

Door de aanhoudende gevolgen van de coronacrisis zijn veel werknemers genoodzaakt om (zoveel mogelijk) thuis te werken. Werknemers zullen tijdens de coronaperiode weinig tot geen reiskosten hoeven maken, terwijl de kosten voor de thuiswerkplek juist toenemen.

Het kabinet besloot eerder dat een vaste reiskostenvergoeding ook in de periode van de coronacrisis mag worden doorbetaald. Voorwaarden daarbij zijn dat de vergoeding is gebaseerd op het vaste reispatroon van de werknemer vóór de coronacrisis en dat de vergoeding al bestond op 12 maart 2020.

Per 1 januari 2022 vervalt de goedkeuring om de reiskostenvergoeding door te betalen aan thuiswerkende werknemers. In deze bijdrage beantwoorden we de vraag hoe u als werkgever hiermee kunt omgaan. Voor de volledigheid: het gaat hierbij niet om werknemers met een beroep waarbij thuiswerken niet mogelijk is. Voor deze werknemers kunt u de reiskostenvergoeding blijven doorbetalen.

Mogelijkheden

1. Declareren
   U kunt als werkgever de daadwerkelijk door uw werknemer gemaakte reiskosten vergoeden op basis van declaratie. De werknemer registreert de hoeveelheid voor de uitoefening van de werkzaamheden gereden kilometers en u vergoedt deze vervolgens onbelast tot een maximum van € 0,19 per kilometer. Wilt u een hogere vergoeding toekennen? Neem dan contact op met uw adviseur voor afstemming van de fiscale consequentie.
2. Nacalculatie
   Een alternatief is om weliswaar een vast bedrag per maand voor reiskosten aan uw werknemer te betalen en aan het eind van het jaar in kaart te brengen in hoeverre deze vergoeding matcht met de daadwerkelijk gereden kilometers x € 0,19 per kilometer. Let op! Is de maandelijkse vergoeding per saldo te hoog geweest? Dan kan dit met de werknemer verrekend worden, of alsnog worden verloond.
3. Bruto loon
   Ook kunt u besluiten in plaats van een netto reiskostenvergoeding voortaan een brutobedrag te verlonen. Dit kunt u doen voor het gehele bedrag aan reiskosten, of slechts voor het deel dat niet meer onbelast kan worden vergoed. Houd er wel rekening mee dat een verhoging van het brutoloon voor de werknemer tot gevolg kan hebben dat minder of geen recht meer bestaat op inkomensafhankelijke regelingen (zoals bijvoorbeeld toeslagen).
4. Vrije ruimte (WKR)
   Ten slotte kunt u ervoor kiezen om het bovenmatige gedeelte als eindheffingsloon aan te merken en ten laste te brengen van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Zo kunt u een deel van de reiskosten alsnog netto uitbetalen aan uw werknemer.
5. Thuiswerkvergoeding
   Door de vele thuiswerkdagen moeten werknemers meer kosten maken voor de werkplek thuis. Denk hierbij aan extra kosten voor elektriciteit, waterverbruik, koffie/thee, toiletpapier en de eventuele afschrijving op bureau en stoel. Het Nibud heeft berekend dat de gemiddelde kosten voor een thuiswerkdag per persoon per dag € 2 bedragen. In eerste instantie lijkt dit een klein bedrag, maar op maandbasis berekent het Nibud een bedrag van € 43,30 per maand (gebaseerd op een vijfdaagse werkweek) en op jaarbasis ruim € 440.
   
   U kunt als werkgever uw werknemers een vaste vergoeding betalen van € 2 per thuiswerkdag. Dit bedrag kunt u – via de werkkostenregeling – netto vergoeden aan uw werknemer.

Contact

U doet er goed aan te bezien hoe u met de reiskostenvergoeding kunt en wilt omgaan. Check daarbij ook wat in de arbeidsovereenkomst met de werknemer is afgesproken. Wilt u de mogelijkheden of de effecten van beoogde aanpassingen met een specialist bespreken? Neem dan contact op. We helpen u graag.